Бот-помощник. Как в ГК «Метран» оптимизировали работу с документами

Промышленная группа «Метран» специализируется на разработке и производстве измерительных приборов и систем автоматизации. Компания находится в Челябинске, работает на рынке с 1992 года. Штат сотрудников — более 700 человек.

Рассказываем, почему в организации решили автоматизировать работу с документами с помощью чат-бота и к каким результатам это привело.

Проблема

В компании накапливается большой объём различной документации: технической, проектной, договорной и пр. В некоторых процессах обработка документов вручную занимала у сотрудников часы, а иногда и дни. 

Решение

В компании решили разработать интеллектуального чат-бота на базе платформы Telegram. Он помогает сотрудникам быстро находить информацию в файлах с помощью заранее созданных шаблонов промптов (запросов для нейросети). 

Пользователь загружает в чат-бот сначала текстовый файл с набором промптов, затем  документ, который необходимо проанализировать, а искусственный интеллект обрабатывает файл, извлекает нужные данные. Код сохраняет ответы нейросети и выводит полученные результаты в виде excel-таблицы, которую можно сохранить на рабочее устройство. Ещё бот умеет резюмировать большие объёмы данных — делать краткий обзор содержимого многостраничных документов.

Технологии

• LLM (Large Language Model — большая языковая модель) — для обработки запросов по содержимому документов и генерации ответов в текстовом чате.
• RAG (Retrieval Augmented Generation — поисковая дополненная генерация) — добавляет информацию из внешних источников.
• Бэкенд на Python — отвечает за логику работы чат-бота и хранение данных.
• Docker — платформа с открытым исходным кодом для автоматизации разработки и развёртывания приложений.

Сложности

В группе компаний отсутствовали специалисты, которым можно было бы поручить исследование новых технологий в сфере ИТ и искусственного интеллекта, поэтому руководители приняли решение сформировать отдельное подразделение — группу цифровой трансформации на базе ИТ-департамента.

Этапы работы

• Июнь 2024 года. Предварительный релиз бота с использованием языковой модели (облегчает написание кода на ранних этапах разработки).
• Июль 2024 года. Создание двух версий бота — тестовой и рабочей.
• Август 2024 года. Написание полного кода на Python, запуск бота на платформе Telegram.

Результаты

• Время обработки документов сократилось с 5 часов до 15 минут, в течение которых нейросеть успевает обработать около сорока промптов. 
• Повысилась точность извлекаемых данных: вероятность ошибок снизилась на 30% благодаря интеллектуальному анализу документов. 
• Экономия трудозатрат при обработке 100 документов составляет 200 000 рублей благодаря снижению издержек и увеличению производительности.

Следующие шаги

Компания планирует расширить функционал бота:

• добавить поддержку новых типов документов;
• внедрить дополнительные языковые модели либо создать специализированные промпты и сценарии работы для разных подразделений компании.

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.