«Энергожилстрой» (ЭЖС) — девелопер из Забайкальского края, занимается жилой и коммерческой недвижимостью уже более 25 лет. За время работы он построил свыше 500 000 м², ежегодно вводит в эксплуатацию около 400 квартир. Также компания управляет 250 000 м² жилых площадей, офисных пространств и бизнес-центров.
Рассказываем, почему девелопер решил внедрить ИТ-систему для управления бизнес-процессами и к каким результатам это привело.
Проблема
Под управлением компании находятся большие площади, она регулярно строит несколько проектов параллельно. Из-за этого операционная деятельность (контроль оплат, поиск арендаторов, заключение договоров, работа с подрядчиками, мониторинг сроков строительства и исполнения заявок на ремонт и так далее) «съедала» много времени сотрудников, им приходилось работать сверхурочно. При этом компания медленно реагировала на запросы клиентов.
К чему это привело:
- сроки поиска арендаторов и заключения договоров увеличились на 20%;
- из-за плохого контроля оплат росла дебиторская задолженность;
- ручное заполнение документов сопровождалось ошибками из-за человеческого фактора.
Решение
Разработать и внедрить единую ИТ-систему, которая позволит в одном окне управлять всеми процессами, заявками и документооборотом. Технологическим партнёром в реализации проекта стал Сбер Бизнес Софт.
Технологии
- Автоматизированное формирование счетов для оплаты, актов, договоров об аренде и других документов.
- Платёжные инструменты.
Сложности
Интервьюирование персонала требовало времени, на команду ложилась дополнительная нагрузка. Из-за этого часть сотрудников противилась изменениям.
После аудита им было продемонстрировано, как будут работать новые процессы. Это стало ключевым моментом в изменении отношения персонала к цифровой трансформации.
Кроме того, при разработке ИТ-системы возникли сложности с объединением баз данных компании.
Этапы работы
- Февраль 2023 года. Анализ трудозатрат сотрудников на управление объектами компании. Поиск «коробочных» информационных систем и возможность их внедрения.
- Апрель — июнь 2023 года. Решение о разработке собственной платформы. Проведение ИТ-аудита. Формирование бизнес-функциональных требований к системе.
- Июль — сентябрь 2023 года. Проектирование архитектуры и интерфейса.
- Октябрь — ноябрь 2023 года. Разработка ИТ-системы, создание базы данных и пользовательских интерфейсов, интеграция системы с 1С.
- Декабрь 2023 года — январь 2024 года. Тестирование и доработка системы.
- Февраль — март 2024 года. Внедрение системы и обучение пользователей.
- Июнь 2024 года. Операционный консалтинг в строительном дивизионе для объединения систем управления.
Результаты
- Нагрузка на сотрудников уменьшилась на 30%.
- Дебиторская задолженность снизилась на 10%.
- Количество ошибок в документации сократилось на 15%.
Следующие шаги
- Проведение операционного аудита для построения единой ИТ-архитектуры, которая объединит системы и базы данных строительного дивизиона и дивизиона управляющей компании.
- Внедрение сервиса «Моментальные платежи» для оплаты договоров аренды юридическими лицами.
- Process mining (анализ цифровых следов и процессов) для оптимизации внедрённой системы.
- Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.