«Таграс» — российский многопрофильный холдинг, работающий на рынке нефтегазового сервиса с 2006 года. В его состав входят 8 дивизионов и 54 предприятия, которые оказывают услуги для компаний нефтегазовой и смежных отраслей. Имеет более 1500 заказчиков из России и других стран. В ассортименте холдинга около 1400 видов продукции и услуг по геологоразведке, бурению, ремонту скважин, добычи нефти, капитальному ремонту и строительству, энергетике и другим направлениям.
Разбираемся, почему холдингу потребовалось внедрить систему управления корпоративными знаниями и к каким результатам это привело.
Проблема
Предприятия холдинга одновременно реализуют множество проектов. Каждый из них с точки зрения корпоративного документооборота — это 25—30 документов, включая устав, аналитический отчёт по рискам, протоколы рабочих и статусных совещаний. Подготовка каждого из этих документов занимает около трёх часов. Всё вместе — большой массив информации, которым нужно эффективно управлять.
Кроме того, у сотрудников нет оперативного доступа к актуальным данным по проектам, так как часть из них хранится исключительно на бумажных носителях или в компьютерах отдельных специалистов, которых может не быть на месте. Получение такой информации может занимать от 1 до 5 дней.
Всё это снижает операционную эффективность компании, повышает нагрузку на сотрудников и в конечном итоге влияет на бизнес-показатели организации.
Решение
Структурировать информацию о бизнес-процессах предприятия в единую информационную систему и внедрить корпоративную базу знаний, которая позволит:
- хранить информацию и эффективно отслеживать реализацию проектов;
- автоматически создавать проектную документацию, а также аналитические и информационные отчёты;
- создать пространство для обмена опытом между дивизионами;
- отслеживать версии документов;
- оценивать продвижение к цели и эффективность;
- моделировать структуру и иерархию бюджетов, центров финансовой ответственности;
- создать систему управления процессами с накоплением наработанного опыта на единой платформе;
- повысить эффективность управления изменениями на уровне дивизионов и холдинга;
- построить и поддерживать в актуальном состоянии бизнес-архитектуру и ИТ-архитектуру компании.
Технологии
- Российское программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов и оптимизации системы управления.
- Система управления реляционными базами данных.
- Редактор классов и параметров, который позволяет настраивать параметры для отражения сроков реализации проектов, бюджета, информации о привлечённом подрядчике, сработавших рисках и достижениях в базе знаний.
- Внутренний конструктор отчётов для разработки форм отчётов, через которые координаторы получают всю необходимую информацию для оперативного управления проектами и принятия решений.
Сложности
Основной сложностью стало сопротивление сотрудников внедрению новой системы. Преодолеть её помогла демонстрация «фишек», облегчающих выполнение рутинных повседневных задач. Например, разработка документации и формирование отчётов нажатием одной кнопки. В частности, база знаний сама создаёт аналитический отчёт по рискам для каждого проекта и следит за исполнением протокольных пунктов после совещаний. Кроме того, компания провела дополнительное обучение, оказывает поддержку и индивидуальные консультации пользователям, поощряя их предлагать идеи по улучшению и оптимизации работы.
Этапы работы
- 2022 год. Проанализировали предложения на рынке и выбрали программный продукт.
- 2023 год. Провели пилотный проект в двух дивизионах, выработали унифицированные требования, накопили кейсы по решению возникающих в ходе внедрения проблем.
- Март — апрель 2024 года. Настроили функционал по ведению в базе знаний проектной деятельности и накопления документации с учётом полученных в пилотных проектах знаний и разработанных требований, обеспечили доступ к единой базе информации всех заинтересованных лиц, настроили формирование аналитической отчётности.
- Май — июль 2024 года. Перенесли исторические данные по проектам в базу знаний, определили ответственных и провели для них обучение по работе в новом продукте.
- Август 2024 года. Ввели новую систему в промышленную эксплуатацию.
Результаты
- Устав проекта любой категории, аналитический отчёт по рискам, протоколы рабочих и статусных совещаний формируются при помощи базы знаний за несколько секунд.
- Сотрудники получили оперативный доступ к данным: система позволяет увидеть важную информацию по всем проектам дивизиона в краткой табличной сводке, которая доступна в едином месте для всех заинтересованных лиц и обновляется в режиме реального времени.
- Сотрудникам не нужно отправлять запросы для получения информации от структурных подразделений, что экономит от 1 до 5 дней.
- Сократилось время поиска документов по проектам, так как создана удобная и понятная иерархия и единая система хранения знаний.
- Сотрудники избавились от рутинных операций по ведению проектов.
- Повысилась эффективность управления проектами, что повлияло на все ключевые бизнес-показатели холдинга.
Следующие шаги
- Актуализировать бизнес-процессы, функциональную архитектуру и архитектуру приложений комплексной информационной системы дивизионов по мере возникновения изменений.
- Внедрить нейросеть, которая облегчит поиск необходимой информации и сможет проводить аналитику накопленных данных для дальнейшего использования в работе.
- Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.