Конфеты и финансы. Как продуктовый дистрибьютор цифровизировал бюджетные процессы

«Центрпродукт» основан в Самаре в 2012 году, сегодня это крупный дистрибьютор кондитерской продукции и снеков. Компания работает в девяти регионах: Самарской, Саратовской, Белгородской и Курской областях, Башкортостане, Пермском и Краснодарском краях, а также в Москве и Московской области.

Специфика её бизнеса связана с торговлей большим количеством SKU и колоссальным числом ежедневных операций. 

В связи с ростом объёмов продаж и, соответственно, увеличения потока документов компания решила автоматизировать бюджетные процессы. Это коснулось прежде всего бюджетирования движения денежных средств (БДДС), доходов и расходов (БДР), а также составления балансового листа (ББЛ).

Проблема

Низкий уровень автоматизации бюджетного процесса, который был реализован в таблицах Excel, замедлял бизнес-процессы и требовал значительного отвлечения кадровых ресурсов.

Решение

Дистрибьютор решил установить программу для составления БДР, ББЛ и БДДС, которую можно было бы интегрировать в 1С или Excel. Подходящее решение предложил партнёр Сбера по интеграции ИТ-решений — компания «Первый Бит». 

Технологии

Интегратор подобрал для «Центрпродукта» программу, обеспечивающую  автоматизацию бюджетного планирования, фактирования и анализа, кастомизированную под запросы торговых компаний.

Этапы реализации:

Сбер организовал первичную встречу-интервью ИТ-подрядчика с директором по экономике и финансам «Центрпродукта». В ходе встречи аналитики компании-интегратора прояснили потребности дистрибьютора, уточнили задачи автоматизации, которые ставит перед собой финансовый департамент для достижения стратегических целей бизнеса, в том числе в рамках финансовой стратегии. Были расставлены акценты в бюджетной модели с доминирующей ролью P&L, то есть отчёта о прибылях и убытках.

Компания-заказчик предоставила на функциональный аудит копию «1С: Управление торговлей». ИТ-команда установила на неё «Бит.Финанс» подходящего релиза. Это обеспечило работоспособность требуемых функциональных блоков для планирования, сбора факта БДР в тестовом режиме. 

Сложности

Перед тестированием продукта были опасения, что имеющаяся у дистрибьютора база не синхронизируется с конфигурацией «1С: Управление торговлей» решения «Бит.Финанс» и потребует серьёзных доработок не только продукта автоматизации бюджетных процессов и процедур, но и «1С: Управление торговлей». 

Однако эти риски были сняты: ИТ-специалисты предложили варианты продуктовой интеграции и заказчик увидел стратегию работы. 

Результаты

Сотрудники «Центрпродукта» стали  быстрее проводить процедуры для бюджетирования. Автоматизация сокращает время формирования бюджетного плана в 5—20 раз в зависимости от типа основного бюджета и его структуры. Основные ускорения происходят на этапах формирования отчётов и аналитической декомпозиции. 

В десятки раз сокращаются ошибки человеческого фактора при планировании и реализации платежей. Так, качество и скорость согласования платежей выросли в 2—4 раза. 

Созданы условия для дальнейшего повышения эффективности оперативного управления, контроля и учёта в дистрибьюторской компании.

СберПро Медиа теперь можно читать в «Телеграме» и «Дзене». Чтобы быть в курсе важных трендов, свежих кейсов лидеров бизнеса и мнений ведущих экспертов, следите за нами в 

телеграм-канале

. Развитие навыков управления, личностный рост, актуальные подходы в маркетинге, новинки бизнес-литературы — эти темы мы подробно рассматриваем в 

«Дзене»

.