Порядок в поставках. Как в отеле «Приморье» оцифровали закупки

Рекреационный комплекс «Приморье» — премиальный курорт в Геленджике — работает с 1929 года. На территории представлено несколько отелей с номерами 4* и 5* (всего 308 номеров), бассейны, рестораны, велнес-центр, клиника. В штате — более 350 сотрудников.

Рассказываем, зачем в гостиничном комплексе внедрили цифровую платформу для управления закупками и к каким результатам это привело.

Проблема

Управление закупками в отеле было организовано неэффективно, с большим объёмом ручного труда. Менеджеры тратили много времени на рутину вместо аналитики и стратегического планирования. Не было единой базы поставщиков, прозрачности в процессах и возможности быстро реагировать на меняющиеся потребности бизнеса. Устаревший подход создавал проблемы, типичные для неавтоматизированных процессов управления.

Ключевые ограничения:

1. Отсутствие единого рабочего пространства. Данные о поставщиках и условиях сделок хранились в различных источниках и файлах разного типа (в электронных письмах, сообщениях в мессенджерах, Excel). Это усложняло анализ и контроль поставок.
2. Произвольная процедура согласования. Отсутствие регламента в закупках приводило к незапланированным финансовым затратам и потерям из-за порчи продуктов питания, которые заказывались без учёта реальных потребностей.
3. Ошибки из-за человеческого фактора. Ручной ввод данных сопровождался неточностями в спецификациях, сроках и объёмах поставок.
4. Непрозрачность процесса. Менеджерам было сложно оценить эффективность закупочной деятельности и обоснованность расходов.
5. Ограниченный доступ к поставщикам. Организация работала в основном с действующими контрагентами и по ранее заключённым договорам. Поиск новых партнёров для оптимизации поставок требовал дополнительных ресурсов.

Решение

Руководство гостиничного комплекса приняло решение внедрить платформу для автоматизации закупочной деятельности, чтобы повысить эффективность бизнес-процесса и оптимизировать ресурсы.

Преимущества ИТ-решения:

• все этапы закупок, условия поставок фиксируются в единой системе — это повышает прозрачность сделок;
• возможность настройки цепочки согласования с отслеживанием сумм по заявкам позволяет оперативно контролировать бюджет;
• организация взаимодействия с поставщиками в одном окне исключает ручной ввод данных из разных источников, что сокращает время на обработку заявок.

Технологическими партнёрами проекта выступили эксперты Сбера и команда ИТ-компании ProOrder.

Технологии

• Языки программирования: Python 3.11, TypeScript/JavaScript.
• Операционная система: Linux.
• Системы управления базами данных: PostgreSQL, Redis.
• Платформа для аналитики: Apache Superset.

Сложности

Поставщики отеля привыкли общаться в мессенджерах и фиксировать информацию в Excel-таблицах — им было сложно адаптироваться к новой программе. Менеджеры отдела закупок тоже настороженно отнеслись к переменам: опасались, что цифровая система не будет учитывать нюансы делового взаимодействия между людьми. Чтобы упростить партнёрам и сотрудникам переход к работе на платформе, организовали для них обучение и консультационную поддержку.

Этапы работы

1. Июнь 2025 года. Формирование рабочей группы в акселераторе Сбера. Анализ текущих процессов, определение требований к платформе.
2. Август 2025 года. Разработка ИТ-системы.
3. Сентябрь 2025 года. Запуск пилотной версии. Тестирование на ограниченном круге закупочных процедур, отладка процессов для категории «продовольствие». Обучение сотрудников и поставщиков.
4. Октябрь 2025 года. Развёртывание системы для всего объёма закупочных операций, запуск в промышленную эксплуатацию.

Результаты

Внедрение платформы ProOrder позволило курортному комплексу улучшить операционные и финансовые показатели. У руководителей появился инструмент стратегического управления закупками, а менеджеры смогли переключиться с административных процедур на аналитику и выстраивание взаимоотношений с поставщиками.

Оптимизация в цифрах

• В 3 раза увеличилось количество предложений для анализа — можно сравнивать условия поставок действующих поставщиков и новых контрагентов, работающих на платформе ProOrder.
• 15% составила экономия на закупках благодаря прозрачности процессов и повышению конкуренции между поставщиками.
• На 15% снизились расходы на ФОТ (фонд оплаты труда) за счёт автоматизации рутины.
• На 30% сократились издержки по сопровождению закупочной деятельности.

Следующие шаги

Руководство гостиничного комплекса планирует развивать цифровую систему. В ближайших планах:

• автоматизировать закупки непродовольственной группы товаров;
• настроить интеграцию с системой управления складскими запасами для создания сквозного процесса «заявка →поставка →учёт»;
• подключить синхронизацию данных о закупках с текущими остатками на складах для оптимизации объёмов и сроков поставок.

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.