Робот, проверяй. Как в «Азия Цемент» оцифровали проверки контрагентов

«Азия Цемент» — цементный завод из Пензенской области, который каждый год производит около 1,86 млн тонн продукции. В своей деятельности завод активно использует цифровые инструменты. Недавно, например, компания полностью

автоматизировала

процесс управления качеством. 

Предприятие регулярно сотрудничает с более чем 200 поставщиками, ещё около 2000 компаний из числа потенциальных могут стать ими. Рассказываем, как завод решил внедрить робота по проверке контрагентов и к чему это привело.

Проблема

Проверка контрагентов на благонадежность — это комплексная работа, от которой зависит не только успех будущих сделок, но и исключение финансовых и налоговых рисков при сотрудничестве с сомнительными контрагентами. Кроме того, важны сроки такой проверки: они напрямую влияют на сроки заключения договоров и поставок.   

На заводе «Азия Цемент» юридическая проверка поставщиков — это обязательная процедура перед заключением договора. В зависимости от категории поставщика и суммы закупки каждый контрагент должен предоставить от 5 до 15 сканов документов. 

Такая проверка проходила в компании в ручном режиме, и в ней были задействованы 4—5 сотрудников из разных подразделений компании:

менеджер по закупкам

(ставит задачи менеджеру по документообороту, контролирует ход процесса проверки, взаимодействует с сотрудниками и поставщиком);

менеджер по документообороту

(взаимодействует с поставщиком, запрашивает документы и выполняет их первичную проверку);

финансист

(проводит проверку финансового состояния контрагента);

юрист

(выполняет юридическую проверку контрагента и документов);

сотрудник службы безопасности

(привлекается при необходимости выездной проверки).

Организованный таким образом процесс приводил к ряду проблем. Основные среди них:

высокая нагрузка

на сотрудников и их занятость в рутинных операциях;

потеря информации и данных

о поставщиках из-за большого количества различных коммуникаций между сотрудниками, вовлечёнными в проверку; 

неконтролируемый процесс

: сложно понять, на каком этапе находится проверка и кто за неё ответственен; 

долгие сроки

: проверка одного поставщика могла занимать до семи рабочих дней. 

Решение

Компания разработала собственную роботизированную ИТ-систему, которая в автоматическом режиме круглосуточно проверяет всех действующих и потенциальных поставщиков. Помимо регулярных ежедневных проверок она не менее одного раза в год проводит и более сложную, полную проверку контрагентов. 

Первый этап — автоматическая проверка. Основные признаки, по которым робот может маркировать поставщика статусом «Проверка не пройдена»:

признаки банкротства организации или намерение о банкротстве;

юридическое лицо находится в процессе реорганизации;

сумма заключаемого договора превышает выручку организации за последний год;

отрицательные чистые активы организации;

категория поставки не соответствует кодам ОКВЭД организации;

наличие задолженности по налогам и взносам организации;

организация действует менее одного года и другие.

Затем начинается второй этап. По контрагенту, который успешно прошёл автоматическую проверку, робот ставит задачу менеджеру по документообороту для проверки полученных от поставщика документов.

В случае выявления недочётов менеджер фиксирует замечание, а робот автоматически создаёт и отправляет письмо на email контрагента с генерацией ссылки на сайт для устранения выявленных замечаний и повторного предоставления документов.

После этого робот автоматически составляет один из восьми вариантов отчёта о проверке и ставит задачу юристу, а он после оценки отчёта и документов выносит заключение. Робот автоматически создаёт и отправляет письмо на email контрагента о результате проверки.

Технологии

Автоматизированная система проверки поставщиков включает в себя несколько компонентов под управлением корпоративной 1С:ERP.

ERP-система хранит данные о поставщиках, управляет процессами проверок, ставит задачи сотрудникам, пишет письма контрагентам.

Сайт компании предоставляет поставщикам интерфейсы для заполнения форм и передачи данных для выполнения проверок.

Корпоративная электронная почта используется для обмена информацией с контрагентами.

Сервис DaData помогает поставщикам быстро заполнять формы на сайте и служит дополнительным источником данных о контрагентах.

Сервис DAMIA служит основным источником данных о контрагентах, которые используются в 1C:ERP для выполнения проверки робот. 

Сложности

Самым сложным было реализовать все возможные сценарии проверок различных категорий контрагентов и обучить алгоритмы максимально корректной проверке. Кроме того, поиск источников открытых данных, которые нужны для проверок, занимал длительное время. 

Этапы работы

Этап 1

.

Апрель — июнь 2020 года, март — май 2021 года.

Разработка пользовательских интерфейсов на сайте (для контрагентов) и в системе 1С (для проверяющих).

Этап 2

.

2020—2021.

Разработка различных сценариев проверки контрагентов в 1С. Разработка запретов и ограничений на операции в системе 1С для контрагентов, не прошедших проверку.

Этап 3

.

Апрель — май 2022 года.

Разработка онлайн-интеграции системы 1С с сайтом и сервисом DAMIA.

Этап 4.

Май — июль 2022 года.

Разработка различных форм и автоматическое заполнение отчётов о проверке в системе 1С.

Результаты

Из проверки

исключены два сотрудника

: менеджер по закупкам и финансист.

Основные процессы автоматизированы

: робот создаёт карточку поставщика в 1C:ERP по ИНН контрагента, составляет и заполняет отчёт о проверке, ставит задачи сотрудникам и пишет письма поставщикам. 

Высокий контроль

: робот инициирует проверку, полностью управляет процессом.

Скорость

: робот выполняет первичную проверку по основным критериям за несколько секунд, а юрист тратит на каждого контрагента около 15 минут. 

Информация не теряется

, поставщики предоставляют данные через сайт компании.

Следующие шаги

В дальнейшем компания хочет упростить и ускорить процедуру документарной проверки и исключить из неё и менеджера по документообороту. Для этого надо найти или разработать программное обеспечение для автоматизированной проверки сканов документов, которые предоставляют поставщики.  

СберПро Медиа теперь можно читать в «Телеграме» и «Дзене». Чтобы быть в курсе важных трендов, свежих кейсов лидеров бизнеса и мнений ведущих экспертов, следите за нами в 

телеграм-канале

. Развитие навыков управления, личностный рост, актуальные подходы в маркетинге, новинки бизнес-литературы — эти темы мы подробно рассматриваем в 

«Дзене»

.