Цифровой менеджер. Как «Королёвский трубный завод» автоматизировал продажи

«Королёвский трубный завод» (КТЗ) работает в Московской области с 1998 года. Предприятие специализируется на производстве электросварных труб строительного назначения и реализует более 150 000 тонн металлопродукции в месяц. Ассортимент включает свыше 3500 наименований товаров. В штате — около 2500 сотрудников.

Рассказываем, зачем на заводе внедрили цифровую платформу для взаимодействия с клиентами и к каким результатам это привело.

Проблема

С увеличением клиентской базы, ростом объёма заказов и расширением ассортимента компания столкнулась с рядом системных проблем:

• усложнением и непрозрачностью внутренних бизнес-процессов;
• отсутствием эффективных инструментов контроля;
• усложнением коммуникации между клиентами и сотрудниками.

Из-за высокого уровня бюрократии отношения между сотрудниками сводились к бумажной волоките. Длительное оформление заказов и заявок на отгрузку негативно влияло на работу с клиентами и приводило к потере сделок.

Решение

Руководство предприятия решило внедрить «Цифрового менеджера» — единую платформу для взаимодействия сотрудников и контрагентов, чтобы автоматизировать все этапы документооборота и продаж, повысить прозрачность процессов и улучшить клиентский сервис. Задача — объединить на одной площадке интернет-магазин, мессенджеры и почтовые сервисы, а также учётные системы и CRM (от англ. customer relation management — «управление взаимоотношениями с клиентами»). 

Технологии

• Программные продукты для управления запасами и автоматизации документооборота: модули 1С «Торговля», «Бухгалтерия», «Логистика и управление складом», самописные решения.
• Sber API: технология прямой интеграции финтех-решений банка — интернет-эквайринг, «Моментальные платежи».
• Фреймворк для разработки веб-приложений: Django (Python), React, Next.js (TypeScript/JavaScript).
• Развёртывание и поддержка приложений: CI/CD, Docker.

Сложности

При внедрении цифровой платформы компания столкнулась с определёнными трудностями.

• Рабочие процессы в компании не были описаны и формализованы. Чтобы их оцифровать, потребовалось подробно описать все этапы, включая методы принятия решений и урегулирования проблем, установить правила по срокам ответа на задачи.
• Сотрудники и клиенты имели разный опыт работы с цифровыми системами. Чтобы все участники могли эффективно пользоваться новой платформой, нужно было создать интуитивно понятный интерфейс, подготовить обучающие материалы и обеспечить поддержку пользователей. 

Этапы работы

• Ноябрь 2023 года — февраль 2024 года. Аудит текущих процессов. Описание бизнес-процессов для цифровизации. Разработка прототипа платформы.
• Март — июль 2024 года. Запуск личного кабинета. Обновление каталога товаров.
• Август 2024 года — октябрь 2025 года. Автоматизация ключевых бизнес-процессов: оформление заказов, обработка претензий, работа бухгалтерии.

Результаты

Сотрудники коммерческого отдела и бухгалтерии работают на единой платформе, вся информация хранится в одном месте. У топ-менеджеров предприятия появился удобный инструмент контроля. Ручные процессы и бумажные документы переведены в цифровую среду и автоматизированы. Процессы стали прозрачными для всех участников, включая клиентов. 

Например, формирование акта сверки, которое ранее занимало до двух часов и требовало участия четырёх специалистов, теперь выполняется одним сотрудником клиента за 10 секунд.

Благодаря автоматизации рутинных процессов высвобождается время специалистов для выполнения более важных задач: работы с нестандартными заказами, крупными сделками. Клиенты оперативно получают актуальную информацию и быстрее принимают решение о сотрудничестве.  

Оптимизация в цифрах:

• на 60% ускорилась производительность сотрудников;
• 400 часов в месяц экономят сотрудники финансового отдела, 300 часов в месяц — бухгалтеры;
• более 1000 часов в месяц экономят снабженцы клиентов, 150 часов в месяц — бухгалтеры контрагентов; 
• в 14 раз увеличилась скорость принятия решений по претензиям;
• в 100 раз ускорилась реакция на запросы клиентов;
• с 53 до 2% сократилось количество просроченных заявок от клиентов;
• на 10% увеличилась клиентская база.

Следующие шаги

Компания продолжает улучшать работу платформы «Цифровой менеджер» и планирует расширить её функционал:

• внедрить модуль подачи заявок на отгрузку;
• автоматизировать работу логистической, финансовой и юридической служб;
• подключить AI-модели для выполнения новых задач.

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.