Группа компаний «Юралс» занимается дорожным строительством и оказывает транспортные услуги предприятиям нефтегазовой отрасли. В холдинге работают 7500 сотрудников, а корпоративный автопарк насчитывает 4800 единиц техники.
Рассказываем, как компании удалось оптимизировать внутренние процессы и сократить время подготовки транспорта и водителей к работе.
Проблема
Каждый день в компании «Юралс» отправляются в рейсы несколько сотен машин. В 7 утра должна выехать первая смена, в 19 часов — вторая.
До внедрения системы автоматизации процесс выпуска транспорта на линию выглядел так:
- водители выстраивались в очередь к диспетчерам за путевыми листами;
- потом проходили обязательный медосмотр, а врачи ставили в документах отметки о допуске водителей и записывали результаты обследований в бумажном журнале;
- затем водители передавали путевые листы механикам, которые приступали к предрейсовому осмотру автомобиля, ставили в документе отметку о допуске и заполняли бумажные журналы и акты технического контроля;
- по завершении всех проверок машина выезжала с базы через контрольно-пропускной пункт (КПП).
Неэффективная организация процессов создавала компании проблемы:
- подготовка одной машины занимала в среднем 17 минут;
- диспетчеры, медики и механики вручную обрабатывали большой объём информации, что увеличивало вероятность ошибок и время ожидания водителей в очередях;
- увеличивались расходы на ФОТ (фонд оплаты труда) — компании приходилось содержать большой штат административного персонала, занятого оформлением документов и контролем процессов.
Решение
Разработать и внедрить электронную систему вывода техники на линию. Она включает четыре цифровых модуля: «диспетчерская», «медосмотр», «техосмотр» и «выезд».
Проект реализовали силами внутреннего ИТ-подразделения совместно с производственным отделом.
Как работает система
- Автоматическое заполнение электронных путевых листов. На основе плановых заданий диспетчеры создают в программе документы, которые автоматически отображаются в мобильном приложении водителей, — они могут заранее ознакомиться с маршрутами и задачами на день.
- Электронный медосмотр. Специалисты заполняют данные о проведённых обследованиях на планшетах и подписывают путевые листы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Записи в журнале медосмотров заполняются в системе автоматически.
- Электронный технический контроль. Механики заполняют в приложении акт о проведённом техосмотре, ставят отметку о допуске машины на линию в путевом листе и подписывают документ с помощью ЭЦП.
- Цифровой выезд. В мобильное приложение водителя отправляется QR-код, подтверждающий допуск машины к работе.
Технологии
- Интеграция с учётной системой 1С.
- Мобильное приложение для водителей.
- Приложение для медиков.
- Приложение для механиков.
- Интеграция всех приложений с единой базой данных в системе; настройка отчётов для диспетчеров, медиков и механиков.
- Система контроля и управления доступом (СКУД) с использованием RFID-меток (англ. radio frequency identification — «технология автоматической радиочастотной идентификации объектов») — для автоматизации проезда транспорта через шлагбаум на КПП.
Сложности
Некоторым сотрудникам было сложно освоить функционал новой системы. Поэтому компания подготовила для них подробные инструкции, организовала обучение работе в программе и мобильных приложениях, выделила время на адаптацию. Затем внедрили контроль использования системы для закрепления новых процессов.
Этапы работы
- Январь — май 2022 года. Стандартизация процессов выпуска транспорта на линию.
- Май — сентябрь 2022 года. Создание киоска 1С для автоматической выдачи путевых листов.
- Октябрь 2022 года — март 2023 года. Разработка модуля для механиков и электронного журнала техосмотров.
- Март — июль 2023 года. Разработка десктопного приложения для медиков и электронного журнала медосмотров.
- Август — декабрь 2023 года. Замена киоска 1С на мобильное приложение водителя.
- Январь — апрель 2024 года. Замена десктопного приложения медика на мобильное с идентификацией сотрудника.
- Май 2024 года. Запуск электронного путевого листа для обмена с ГИС ЭПД (государственной информационной системой электронных перевозочных документов).
Результаты
Автоматизация процессов повысила эффективность работы компании:
- время выпуска одного автомобиля на линию сократилось с 17 до 3 минут;
- возможность проведения круглосуточного технического контроля обеспечило механикам больше времени для проверки транспортных средств;
- количество ошибок в документах существенно снизилось;
- расходы на ФОТ оптимизированы.
Следующие шаги
Компания планирует и дальше интегрировать систему в работу:
- расширить электронный документооборот: полностью перейти на цифровые путевые листы с интеграцией в государственные системы и внедрить электронные акты выполненных работ;
- использовать искусственный интеллект для прогнозирования технических неисправностей автомобилей и анализа работы водителей;
- масштабировать решение на рынке В2В: представить готовый продукт для других транспортных компаний.
- Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.