В гибких системах главное — люди и их взаимодействие. Но даже в Agile есть место правилам и стандартам. Расскажем, как и для чего их внедрять.
Роль стандартов в гибком подходе
В начале Agile-трансформации многие компании отменяют нормативные документы, но вскоре им на смену приходят новые. Со стороны это может показаться абсурдом, потому что манифест гибкого подхода декларирует, что работающий продукт важнее исчерпывающей документации.
Но в этом есть чёткая логика. На старте трансформации сотрудники из разных подразделений только начинают тесно взаимодействовать. Им бывает сложно понять друг друга: то, что разработчик называет ТЗ (техническим заданием), для сотрудника коммерческого банка будет BRD (Business Requirements Document, бизнес-требования).
Сложности вызывают, конечно, не названия документов, а сама необходимость их чётко писать и согласовывать. Это связано с тем, что в классических организациях люди из разных культур не взаимодействуют друг с другом напрямую, поэтому они вынуждены пользоваться сложными, однозначно понятными документами. Помимо этого есть множество специфичных терминов из сферы бизнеса, ИТ, производства и т. д. Если у сотрудника нет возможности напрямую уточнить у коллег, что имелось в виду, то неразбериха только растёт. Подобные факторы накапливаются как снежный ком, и возникает «эффект вавилонской башни» — взаимодействие между сотрудниками затруднено, работа стоит на месте.
Поэтому стандартизация взаимодействия между подразделениями важна. Она позволяет разным организационным блокам находиться в рамках единых правил, синхронизировать активности и понимать порядок действий.
Иными словами, стандарты защищают бизнес от хаоса. Каждая компания, которая использует гибкий подход, должна их внедрять. Но при этом важно соблюсти баланс: найти «минимально жизнеспособную бюрократию» (minimum viable bureaucracy), как выразился один из популярных Agile-коучей в мире Хенрик Книберг (по аналогии с распространённым в сфере разработки термином MVP — Minimal Viable Product, который означает минимально жизнеспособный продукт или прототип).
MVB —
«минимально жизнеспособная бюрократия»
Какой должна быть «минимально жизнеспособная бюрократия»
Хороший стандарт отвечает следующим характеристикам:
Компания может закрепить на уровне стандартов общее понимание важных сущностей и терминов — например, что имеется в виду под словом «фича» и о какой стадии готовности продукта свидетельствует статус in progress. Или может сделать обязательными ключевые практики — автоматизировать рутину в цепочке поставки или проводить декомпозицию при работе над проектом.
Правильные Agile-стандарты отвечают следующим требованиям.
4
требования должны соблюдать Agile-стандарты
Как разработать и внедрить стандарты в системе Agile
Стоит воспринимать любой стандарт как гипотезу, которую нужно подтвердить или опровергнуть. Поэтому новое правило проходит через циклы CustDev (customer development, методология создания продукта через проверку идеи на востребованность).
1 этап. Рабочая группа
Состоит из 20—30 человек — лидеров мнений, которым доверяют члены разных команд. Они обсуждают необходимость введения стандарта, актуальность проблемы, которую он решает. Формулируют документ и определяют, какие ключевые метрики помогут понять, как он соблюдается.
2 этап. Публичные слушания
Проект стандарта открывается всем сотрудникам компании, его можно выложить на общедоступную страницу или в корпоративную базу знаний. На этом этапе важно, чтобы каждый желающий мог высказать своё мнение: нужен ли стандарт, что в нём стоит усовершенствовать.
3 этап. Кворум лидеров-производственников
Окончательное решение о том, нужен ли стандарт и как он будет выглядеть, принимает выборное сообщество лидеров от производственных подразделений, тех самых, кто должен будет стандарт соблюдать.
4 этап. Тестовый запуск
Стоит протестировать новый стандарт на ограниченной аудитории, чтобы исправить все шероховатости. Цель этого этапа — собрать обратную связь и учесть её перед тем, как распространять стандарт на всю компанию.
Как донести стандарты до сотрудников
Важно, чтобы стандарты, по которым работает компания, были под рукой у сотрудников. Это упростит адаптацию новичкам и поможет тем, кто уже давно работает. В идеале надо собрать всю нормативную документацию в одном месте. В Сбере эту функцию выполняет портал Map. Это каталог с удобной навигацией, где можно искать по ключевому слову. Он содержит общие стандарты и лучшие практики — советы, инструкции и рекомендации.
Важно помнить, что любой стандарт принимается прежде всего для людей. Он должен сделать работу в компании более удобной и эффективной. Это инструмент в руках Agile-коучей и руководителей. Если правильно его использовать, взаимодействие команд станет более продуктивным.
