Интересное
Как провести BIA в компании: пошаговая инструкция
BIA, или анализ воздействия на бизнес (business impact analysis), представляет собой структурированное исследование, направленное на оценку влияния различных событий на компанию. Итоги BIA — это основа для разработки стратегии обеспечения непрерывности бизнеса, которая позволяет рационально пересматривать подходы к работе с целями, потенциалом и процессами, говорится в материалах BI.ZONE.
СберПро Медиа уже рассказывал, зачем компаниям проводить BIA, теперь рассмотрим, как это делать.
Уложиться в сроки и бюджет
В первый раз проведение BIA в компании может занять от 3 до 12 месяцев. На продолжительность влияют структура и размеры организации, в том числе штат, подразделения и число направлений для исследования. Повторный анализ, который рекомендуется проводить регулярно, раз в год, не будет занимать и двух месяцев.
BIA, начавшийся в первом квартале, даст результат уже к осени. Так что у компании будет возможность заложить в бюджет на следующий год проекты для улучшения процессов.
Проведение BIA по шагам
Шаг 1: подготовка
1.1. Сформируйте группу специалистов и ответственных работников, которые понимают, как устроены процессы управления непрерывностью бизнеса, и разбираются в соответствующих стандартах. Команду можно создать из внутренних специалистов или привлечь внешних экспертов.
1.2. Соберите первичную информацию, включающую описание контекста деятельности компании, перечень продуктов, услуг, бизнес-процессов и их владельцев, а также данные предыдущих аналогичных исследований, если такие проводились.
1.3. Утвердите цели и планируемые итоги BIA совместно с топ-менеджментом. Также определите способы получения и хранения данных, их формат и сроки представления итогового результата.
В этот момент стоит определить список подразделений, участвующих в исследовании, и сообщить им о старте. При необходимости другие отделы можно привлекать прямо в процессе работы.
Задача этапа — установить, какой результат компания хочет получить, и определить цели исследований.
Шаг 2: установка границ исследования
2.1. Определите основные продукты и услуги компании путём интервьюирования сотрудников, а также сбора открытой информации. Процессы, связанные с этими основными продуктами и услугами, будут являться приоритетными при проведении исследования.
2.2. Установите ключевые и вспомогательные бизнес-процессы, которые войдут в исследование. Важно точно зафиксировать рамки запланированной работы.
2.3. Составьте план дальнейших этапов анализа и определите, сколько времени на них потребуется.
2.4. Определите владельцев бизнес-процессов и вовлечённые подразделения.
При проведении анализа в больших компаниях продукты и услуги могут группироваться по схожим технологическим процессам, общим ресурсам, режимам функционирования или ответственным подразделениям. Также можно проводить классификацию и по клиентам в зависимости от используемых ими продуктов и услуг или приносимого дохода. Такое деление в ходе BIA поможет сфокусироваться на поддержании непрерывности обслуживания наиболее значимых клиентов.
Задача второго этапа — зафиксировать объём будущих работ и список объектов для анализа.
Шаг 3: проработка шкалы критичности ущерба
3.1. Составьте перечень вероятных последствий негативных событий для отдельных групп продуктов и услуг. Такую информацию лучше всего получить в ходе интервью с директорами компании и руководителями направлений.
3.2. Оцените правовые и контрактные требования, включая положения соглашений о регламенте и уровне сервиса (service level agreement, или SLA) для продуктов и услуг. По анализируемым направлениям нужно зафиксировать обязательства по контрактам, список партнёров, поставщиков и клиентов, взаимоотношения с акционерами и средствами массовой информации, ситуацию с конкурентами, особенности кадровой работы и комплаенс.
3.3. Разработайте шкалу критичности последствий. Обычно она представляет собой таблицу с описанием критических событий и меры их влияния на бизнес. При этом важно согласовать критерии и пороговые значения в шкале с руководством компании.
Посмотреть пример такой таблицы и узнать более подробно об особенностях её составления можно в руководстве от экспертов BI.ZONE.
Корректность метрик анализа имеет важное значение для практической пользы BIA. Изменения в шкале оценки или градациях уровня при повторных исследованиях могут приводить к противоречивым результатам и принятию неверных и непоследовательных решений.
Задача третьего этапа — создать шкалу критичности в соответствии с целями и планами бизнеса.
Этап 4. Сбор информации о бизнес-процессах
4.1. Исследуйте и опишите ключевые и вспомогательные процессы. Изучите технологическую составляющую процессов и операций, а также их взаимосвязь с ресурсами, факторами и имеющимися в компании мерами поддержания непрерывности.
4.2. Соберите информацию с помощью глубинных интервью с владельцами процессов и ответственными сотрудниками. В ходе интервью экспертам нужно выяснить следующее:
Задача четвëртого этапа — сбор максимального количества данных для адекватной оценки вероятных потерь от негативных происшествий и аргументированная оценка бюджета на меры по обеспечению непрерывности процессов.
Этап 5. Анализ данных
В ходе исследования правильнее сначала анализировать собранную информацию по отдельным бизнес-процессам и формировать отчёты по ним, а затем уже прорабатывать общий результат по компании.
5.1. Проанализируйте последствия сбоев, простоев и других проявлений отрицательного влияния на бизнес-процессы.
5.2. Ранжируйте вероятный урон по шкале критичности.
5.3. Рассчитайте граничные уровни простоя, определите целевые показатели непрерывности.
5.4. Классифицируйте бизнес-процессы по степени критичности.
5.5. Ранжируйте продукты и услуги на основе пороговых значений, таких как максимально допустимый период сбоя или минимально допустимая производительность в чрезвычайных ситуациях.
Стандартная форма результатов анализа — таблица последствий при недоступности каждого отдельного ресурса. Такая таблица наглядно отображает перечень ресурсов и уровень зависимости процессов от них, включая рост негативных последствий при нехватке тех или иных ресурсов.
Задача пятого этапа — получение полноценной и достоверной картины последствий любых негативных сценариев для бизнеса.
Этап 6. Подведение итогов
6.1. Подготовьте итоговый отчёт со всей собранной информацией, результатами анализа и предложениями по улучшению процессов для обеспечения непрерывности бизнеса. В нём следует указать цели и задачи анализа, список исследованных продуктов и услуг, бизнес-процессов, описание анализа и его результаты (включая шкалу критичности ущерба, рассчитанные предельные и целевые показатели непрерывности).
6.2. Разработайте предложения по дальнейшим мерам для улучшения показателей, управления ресурсами и обеспечения непрерывности процессов.
Задача шестого этапа — предоставление руководству компании информации, необходимой для обдуманного выделения бюджета на превентивные меры по обеспечению непрерывности бизнеса.
BIA — сложный и достаточно долгий анализ, требующий высокого уровня экспертного опыта от участников и активного вовлечения топ-менеджмента. Однако такое исследование позволяет сделать компанию более устойчивой и повысить её конкурентоспособность. BIA помогает выявить недостатки в процессах, рационально распределить ресурсы и сэкономить значительные средства — те, которые компании пришлось бы потратить на покрытие ущерба в случае чрезвычайной ситуации.
Подробнее о BIA и его пользе для бизнеса можно узнать в руководстве экспертов BI.ZONE.
.png)