Familia — сеть магазинов одежды и товаров для дома в формате offprice (специальные цены со скидками), основана в 2000 году. У неё более 450 магазинов в 120 городах России и Беларуси. Ассортимент состоит из оригинальных брендовых товаров порядка 5000 марок. 

Рассказываем, зачем компания оцифровала HR-процессы и к каким результатам это привело.

Проблема

Управление кадрами происходит централизованно из Москвы. В сети работает более 7000 сотрудников по всей стране, штат постоянно увеличивается из-за расширения бизнеса. 

В результате:

• поток кадровых документов и нагрузка на HR-подразделение растут;
• скорость обработки документов падает, что увеличивает просрочки по выполнению кадровых процедур и юридические риски.

В частности, одной из главных проблем в HR для компании было управление графиками сотрудников.

Решение

Оцифровать HR-процессы. Внедрить систему кадрового электронного документооборота (КЭДО) и ИТ-инструмент для управления рабочими графиками.

Технологии

• Платформа КЭДО, функционал которой включает СМС персоналу. 
• Решение с открытым кодом на основе облачного сервиса для управления рабочими графиками сотрудников. При повышении нагрузки мощности компании увеличиваются на более чем 400 виртуальных машин, поэтому Familia платит только за время исполнения задачи, избегая простоев инфраструктуры. 
• API-интеграции с другим ПО компании. 
• Еженедельное резервное копирование данных в объектное хранилище.

Сложности и их решение

Внедрение КЭДО потребовало подготовки:

• формализации внутренних процессов;
• разработки форм для кадровых документов;
• интеграции с кастомными учётными системами;
• верификации данных сотрудников;
• получения согласия сотрудников на переход на КЭДО.

Кроме того, одной из главных сложностей стало обеспечение безопасного взаимодействия облачной инфраструктуры и внутренней базы данных Familia. Для этого ИТ-команда проекта разработала защиту сетевого контура и подключила ряд дополнительных сервисов. 

Этапы работы

2022 год

Внедрение КЭДО

• Формализация кадровых процессов от момента приема на работу до прекращения трудового договора, разработка пакета юридических документов для перехода на КЭДО — это заняло 1 месяц.
• Адаптация системы и интеграция с учётными системами Familia — 1,5 месяца.
• Проведение обучающих онлайн-сессий с сотрудниками по переходу на КЭДО — 1,5 месяца.

2023 год

Разработка и внедрение решения по управлению рабочими графиками сотрудников

• Разработка первичной архитектуры — 2 недели.
• Разработка решения — 1 месяц.
• Тестирование, отладка, стабилизация и внедрение решения — 1 месяц. 

Результаты

• Производительность отдела кадров увеличилась на 17%. 
• Просрочки по выполнению кадровых процедур и юридические риски сведены к минимуму. 
• Скорость расчёта рабочих графиков сотрудников выросла в 4 раза. 
• Компания получила возможность расширять штат, не привлекая новых HR-специалистов. 

Следующие шаги

Дальнейшее развитие проекта предполагает:

• внедрение дополнительного функционала на платформе КЭДО;
• индивидуальные доработки платформы в рамках модернизации текущих кадровых процессов.

• СберПро Медиа теперь можно читать в «Телеграме» и «Дзене». Чтобы быть в курсе важных трендов, свежих кейсов лидеров бизнеса и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. Развитие навыков управления, личностный рост, актуальные подходы в маркетинге, новинки бизнес-литературы — эти темы мы подробно рассматриваем в «Дзене».