«Азия Цемент» — цементный завод в Пензенской области, на рынке с 2014 года. Его производственная мощность — 1,86 млн тонн продукции в год. В штате более 500 сотрудников. Каждый день предприятие отгружает клиентам около 8000 тонн цемента. 

Рассказываем, как компания оцифровала закупки, чтобы обеспечить непрерывность производства. 

Проблема

Отсутствие на складе расходных материалов для ремонтов и запасных частей для оборудования чревато остановкой всего производства. Следовательно, срывом сроков и поставок покупателям.

Наличие запасов контролировали менеджеры по закупкам. Каждый из них отвечал за определённые категории материалов и регулярно выполнял закупки по заявкам от подразделений.

Минусы такого подхода:

• менеджеры тратили больше 60% рабочего времени на закупки расходных материалов и запчастей;
• средний срок простой закупки доходил до 14 дней;
• менеджеры неточно прогнозировали запасы, иногда нужных материалов на складе не оказывалось, а у других материалов был излишки, занимающие много места на складе.

Решение

Перейти на автоматизированные закупки по методу «мин-макс». Его суть заключается в том, что для каждого товара задаётся минимальный и максимальный остаток. Когда объём запасов снижается до минимума, компания закупает товар до максимума. 

Так обеспечивается оптимальный товарный запас по принципу бережливого производства «Точно в срок»:

• товар всегда есть в нужном количестве;
• товар не покупается в большом количестве;
• запас на складе всегда пополняется вовремя;
• деньги компании не «замораживаются» для затаривания складов.

Технологии

Компания разработала собственную ИТ-систему закупок по методу «мин-макс». 

Она автоматически:

• по частоте расхода определяет номенклатуру для включения в список «мин-макс» — 1 раз в неделю;
• по динамике расхода и средним срокам поставки рассчитывает пределы «мин-макс» для каждой позиции — 1 раз в неделю;
• при отсутствии расхода исключает номенклатуру из списка «мин-макс» — 1 раз в месяц;
• при изменении частоты расхода и сроков поставки обновляет пределы «мин-макс» для номенклатуры — 1 раз в месяц.

Сроки поставки для каждой позиции были установлены при разработке системы с учётом времени поступления товаров от поставщиков. Вот здесь подробнее о том, как в «Азия Цемент» работает автоматизированная проверка контрагентов. 

Внедрённая на предприятии платформа автоматически выполняет рутинные действия, которые раньше были функцией менеджеров по закупкам: 

• создаёт в ERP-системе планируемую закупку;
• там же подбирает не менее пяти поставщиков для каждой позиции номенклатуры;
• запрашивает, собирает и сравнивает коммерческие предложения от них;
• создаёт в ERP-системе заказы, подтверждает закупку и предоставляет обратную связь поставщикам, которые не были выбраны;
• контролирует своевременное поступление товаров на склад.

Сложности

Основные сложности были связаны с программированием и настройкой системы. Например, со структурированием и сопоставлением данных в 1С с данными поставщиков и с автоматическим определением номенклатуры для закупок по методу «мин-макс». 

Однако главной задачей было полностью исключить из процесса менеджеров по закупкам. Для этого ИТ-специалистам компании пришлось реализовать все возможные сценарии во взаимодействии с поставщиками и обучить систему самостоятельно принимать решения при любом из них. 

Этапы работы

• Апрель — май 2023 года. Анализ процессов, структурирование данных, разработка частично автоматизированной системы.
• Июнь — июль 2023 года. Опытная эксплуатация.
• Август 2023 года. Анализ результатов опытной эксплуатации и новых процессов пополнения складских остатков.
• Сентябрь 2023 года. Разработка полностью авторизированной системы.
• Октябрь 2023 — настоящее время. Промышленная эксплуатация решения.

Результаты

• Компания полностью автоматизировала закупки регулярно расходуемых товаров.
• Из 6 менеджеров остался один сотрудник, который принимает решения на контрольных точках (например, если контрагент изменил условия поставки). 
• Закупки не надо согласовывать с руководством, решение принимает система. 
• Сроки процедуры сократились с 9—14 дней до 4 дней.
• Оптимизация запасов высвободила 20% склада предприятия.
• Плановые ремонты оборудования выполняются в срок.
• Исключены остановки производства из-за нехватки материалов и запасных частей.  

Следующие шаги

На данный момент закупки охватывают только те позиции, которые компания заказывает регулярно. В 2024 году «Азия Цемент» планирует расширить функционал и включить в автоматизированную систему закупки по годовым контрактам.

• СберПро Медиа теперь можно читать в «Телеграме» и «Дзене». Чтобы быть в курсе важных трендов, свежих кейсов лидеров бизнеса и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. Развитие навыков управления, личностный рост, актуальные подходы в маркетинге, новинки бизнес-литературы — эти темы мы подробно рассматриваем в «Дзене».