«Партком» — российская оптово-розничная компания — на рынке 20 лет.  Входит в топ-3 дистрибьюторов автотоваров для легковых автомобилей. Компания имеет офисы и склады в более чем 40 городах, обеспечивает товаром автомагазины и станции технического обслуживания. В штате свыше 2000 сотрудников, которые каждый день обрабатывают запросы 30 000 клиентов. 

Рассказываем, как рост компании повлиял на необходимость изменения системы управления проектами и как Сбер помог решить эту задачу. 

Проблема

За внедрение изменений в «Парткоме» отвечает проектный офис. Активный рост компании и освоение новых каналов сбыта привели «Партком» к запросам на изменения. 

• Проектный офис не справлялся с поступающим потоком идей и проектов. Для принятия объективного решения о внедрении, нужно было проанализировать большой объём информации и проверить гипотезы.
• ИТ-команда оказалась перегруженной, а её технический долг нарастал с каждым днём. 

Это сопровождалось и усугублялось организационными проблемами. 

• Различные подразделения бизнеса не всегда эффективно взаимодействовали между собой.
• Не было чёткой приоритезации проектов и понятных метрик.

Кроме того, корпоративная культура передачи и накопления знаний работала слабо: зачастую полная информация о каких-то отдельных процессах была лишь в головах определённых членов команды. Без них было сложно разобраться, «как это всё работает», что тормозило систему и делало её уязвимой. 

Решение

Компании необходимо было перестроить корпоративную культуру и управление портфелем проектов так, чтобы решения о новых внедрениях принимались на основе чётких метрик и бизнес-показателей. Для этого их надо было поместить в единую учётную систему, где есть понятные приоритеты и функции.

Решением стал LPM (lean portfolio management) — практика из фреймворка SAFe (семейство гибких практик Agile), с помощью которой компания реализует проекты в системе «канбан».

Благодаря ей всегда видно текущий статус любого проекта, его этапы и критерии успешности. Также она показывает узкие горлышки в процессе и очереди из задач на реализацию. В результате управление становится прозрачным и предсказуемым.  

Технологии

• Обучение ключевых сотрудников управлению изменениями.
• Диагностика работы компании.
• Стратегическая сессия по построению новой системы управления портфелем проектов.

Сложности

Сотрудники компании работают удалённо. Необходимо было продумать, как скоординировать и вовлечь команду, обеспечить каждому участнику обучения возможность внести свой вклад в обсуждение. 

Этапы работы

• Лето 2022 года. Референс-визиты менеджмента компании «Партком» в Agile Home Сбера, в ходе которых сотрудники банка делились опытом трансформации. 
• Осень 2022 года. Несколько ключевых членов команды прошли обучающий курс по управлению изменениями. После него у них сформировался системный взгляд на трансформацию компании и реорганизацию работы проектного офиса. 
• Февраль — март 2023 года. В этот период была проведена диагностика бизнеса, а затем и стратегическая сессия, в ходе которой определили дорожную карту и этапы изменений. 
• Февраль — март 2024 года. Продолжается постепенная раскатка изменений на всю компанию, все задачи проходят обязательный этап анализа и приоритизации через метрики. 

Результаты

• У «Парткома» появился выстроенный процесс по управлению изменениями и реализации проектов.
• Аналитика позволяет компании фокусироваться на приоритетных проектах для компании.
• Каждый проект получил чёткие метрики для оценки его успешности.
• Налажено эффективное взаимодействие различных подразделений друг с другом.
• Компания получила возможность быстрее внедрять изменения, осваивать новые рынки и каналы сбыта. 

Следующие шаги

В дальнейшем «Партком» планирует поддерживать и развивать новую систему управления изменениями. В частности, внедрить ИТ-инструменты для совместной работы над проектами, а также сформировать в компании чёткие процессы передачи и накопления знаний, которые бы не зависели от отдельных сотрудников. 

• СберПро Медиа теперь можно читать в «Телеграме» и «Дзене». Чтобы быть в курсе важных трендов, свежих кейсов лидеров бизнеса и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. Развитие навыков управления, личностный рост, актуальные подходы в маркетинге, новинки бизнес-литературы — эти темы мы подробно рассматриваем в «Дзене».