ГК «Юнион» — дистрибьютор продуктов питания на Дальнем Востоке. Компания на рынке с 1995 года, управляет 17 филиалами в разных городах России и сотрудничает с более чем 13 000 торговых точек. В штате 1900 человек. Предприятие выпускает 149 000 тонн продукции в год, оборот компании достигает 15 млрд рублей.

Рассказываем, как автоматизация процесса аудита помогла бизнесу сократить расходы и увеличить прибыль.

Проблема

Большая часть повседневных задач супервайзеров: заполнение и хранение бланков по аудиту, контроль работы торговых представителей — велась вручную. 

Из-за человеческого фактора росли количество ошибок и операционные расходы. Кроме того, оценить эффективность работы сотрудников в реальном времени было невозможно, бизнес-решения принимались на основе устаревших или неточных данных.

Решение

Внедрить «Цифровой аудит» для автоматизации процессов. 

• Супервайзеры заполняют чек-листы аудита с мобильного устройства, загружают фотографии магазинов и формируют задачи для торговых представителей прямо в системе.
• Все данные хранятся в одном месте внутри платформы и в любой момент доступны для анализа.
• Задачи для сотрудников создаются автоматически, что помогает лучше контролировать работу персонала.
• Контроль не позволяет забыть про аудит или фальсифицировать данные. 

Технологии

• Российская комплексная платформа по управлению бизнесом и процессами с модулями для аудита, хранения данных, мониторинга, BI-аналитики и дашбордами.

Сложности

На старте требовалось создать уникальные чек-листы для разных подразделений и поставщиков. Из-за большого объёма информации на это уходило много времени и ресурсов.

Чтобы ускорить процесс, компания ввела единый стандарт документов: для эксклюзивных отделов разработали уникальные списки, а другим подразделениям предоставили общие чек-листы.

Этапы работы 

• Октябрь — декабрь 2023 года. Анализ процессов и разработка решения.
• Декабрь 2023 — январь 2024 года. Внедрение и тестирование решения в одном из отделов продаж компании, внесение корректировок.
• Февраль 2024 года. Старт масштабирования проекта и автоматизация процессов аудита в филиалах.

Результаты

• Благодаря автоматизации процессов аудита компания сэкономит 41,3 млн рублей или более 69 000 рабочих часов в год. 
• Экономия на бумаге и расходных материалов для печати составит более 1,3 млн рублей. 
• Системная работа по улучшению представленности товаров привела к росту продаж: по прогнозам чистая прибыль компании в 2024 году увеличится на 32 млн рублей.
• Благодаря точности данных руководители принимают более обоснованные решения.

Следующие шаги

В 2024 году в «Юнион» планируют:

• развивать и интегрировать проект «Цифрового аудита» в работу всех сотрудников (супервайзеров и торговых представителей) и филиалов;
• автоматизировать другие бизнес-процессы компании.

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.