Транспортные компании, перевозчики и индустрия ритейла обсуждают новые правила: теперь появилась возможность оформлять документы в электронном виде. В дальнейшем Минтранс РФ планирует перевести в цифровой формат до 90% документов, связанных с автомобильными перевозками.

Теперь официально

Введение обязательного оформления электронных транспортных накладных (ЭТрН) обсуждалось с января 2018 года. Участники рынка и эксперты высказывали общее недоверие к электронному формату и задавали вопросы об устойчивости и надёжности систем электронного документооборота с учётом онлайн-специфики отображения данных при перевозках. Кроме того, участники рынка выражали сомнение в готовности транспортных компаний подключаться к новым системам. Но ни одно обсуждение не давало полного понимания будущего.

Официально переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) начался с 2022 года: вступили в силу поправки в федеральные законы «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Они позволяют оформлять в электронном виде не только накладные, но также и заказ-наряды и сопроводительные ведомости.

Пока добровольно, через год — обязательно

Сначала грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и надзорные органы могут перейти на ЭТрН добровольно. По предварительной информации, уже в 2023 году использование цифровых накладных станет обязательным.

Перечень новых правил:

с 1 января 2022 года в силу вступил в силу Закон об электронной транспортной накладной, заказ-наряде и сопроводительной ведомости, приравнивающий их к бумажным;

Федеральная налоговая служба утвердила форматы документов;

Минтранс переводит в электронный вид и путевые листы, закон об этом вступит в силу с 1 марта 2023 года.

Почему эти перемены к лучшему

После внедрения ЭТрН значительно ускоряется оборот денежных средств. Информация о сдаче груза попадает в систему мгновенно, а значит, так же мгновенно появляется и основание для перечисления денежных средств за услуги по транспортировке груза.

В рамках госплатформы и за счёт услуг провайдеров ЭДО открылся постоянный доступ к архиву всех документов, а также полностью исключена их потеря (сейчас российские компании теряют не менее 15% первичных транспортных документов).

Сокращение количества бумаг упростит процесс получения документов, увеличит скорость перевозок и снизит стоимость товаров на полках российских магазинов, поскольку в цены заложены транспортные издержки.

Что делать прямо сейчас

Всем участникам транспортного рынка лучше уже сегодня начать подготовку к переходу на ЭТрН. Нужно определить необходимую в рамках текущих бизнес-процессов цепочку документов, попадающих под цифровизацию, согласовать с ответственными подразделениями, отвечающими, например, за логистику, финансы, бухгалтерию, и поставить задачи на разработку IT-службам и провайдерам ЭД

Четыре шага к успешной цифровизации логистики:

Шаг 1. Выбрать методику работы.

Можно организовать электронный документооборот как через веб-интерфейс, так и через глубокую интеграцию в ваши системы.

Шаг 2. Определить необходимую в рамках текущих бизнес-процессов цепочку документов.

Менеджменту компании нужно понять, какие из используемых в компании документов попадают под обязательную цифровизацию, и поставить задачу на разработку IT-службам и провайдерам ЭДО.

Шаг 3. Создать список необходимых доработок.

Список документов для цифровизации передаётся в IT-департамент, который определяет архитектуру процесса и составляет бэклог задач цифровизации.

Шаг 4. Создать календарный план внедрения и проинформировать сотрудников, которые работают с документами, подлежащими цифровизации (включая обучение работе в цифровых средах).

Как упростить работу с цифровыми документами

Главные задачи внедрения ЭТрН СберКоруса — исключить возможность потери или порчи документов, ускорить процесс получения скорректированных документов от контрагентов, а также гарантировать быструю подготовку документов к налоговым проверкам. Автоматизация процессов оформления грузоперевозок должна поставить под контроль всю цепочку доставки и подписания транспортных документов и оптимизировать временные и финансовые затраты компаний на каждом этапе.

Какие документы можно передавать в электронном виде через решение СберКоруса:

ЭТрН;

заявку на транспортно-экспедиционные услуги (с возможностью её корректировки и мониторинга на каждом этапе);

поручение экспедитору;

экспедиторскую расписку;

электронный реестр рейсов;

электронный УПД за транспортные услуги.

Команда СберКоруса в кратчайшие сроки создала удобный веб-интерфейс для всех участников документооборота и реализовала интеграцию со всеми учётными системами.

ЭТрН и другие цифровые документы доступны всем участникам перевозки в тот же момент, когда прошло подписание, это значительно ускоряет оборачиваемость первичной логистической документации и может сэкономить значительные денежные средства.