Компания «Новгео» на рынке с 2015 года. Она специализируется на разработке проектно-сметной документации, инженерно-геодезических и инженерно-геологических изысканиях в рамках муниципальных и частных контрактов. Выполняет полный комплекс работ по нанесению дорожной разметки в Иркутской области. 

Рассказываем, почему на предприятии решили автоматизировать учёт платежей и как это отразилось на показателях бизнеса. Реализацией проекта занимался технологический партнёр «Новгео» — компания «БМК».

Проблема

У компании не было единой информационной системы для управления бюджетом. Из-за этого:

• часто встречались ошибки и некорректные суммы, повторная сверка и корректировка требовали дополнительного времени;
• подготовка отчётности о движении денежных средств занимала весь рабочий день; 
• в управление бюджетом не было прозрачности и аналитики, ресурсы компании использовались неэффективно, возникали лишние расходы;
• недостаточный контроль за финансовыми потоками приводил к трудностям в исполнении обязательств перед заказчиками, сроки проектов сдвигались, что оборачивалось неустойками, штрафами и пени;
• просроченные платежи сопровождались кассовыми разрывами. 

Решение 

Автоматизировать учёт платежей компании с помощью SaaS-решения для управления бюджетом. 

Технологии

• Единая информационная система для управления бюджетом.
• Интеграция ПО с «1С» для получения данных об оплатах.
• Автоматизированное формирования отчётов и аналитики.

Сложности

Внедрение этого инструмента потребовало пересмотра и изменения существующих бизнес-процессов, переработки внутренних регламентов и процедур. В новую систему необходимо было перенести данные о платежах с начала 2022 года. Обучение и адаптация сотрудников временно снизили их производительность.

Этапы работы

• Апрель 2023 года. Анализ процессов финансового отдела. Формирование технического задания.
• Май 2023 года. Категоризация платежей. Реализация справочника БДДС (бюджет движения денежных средств) и его подключение к платежам в системе. Интеграция с «1С»: настройка синхронизации по оплатам и автоматизация статусов платежей.
• Июнь — июль 2023 года. Создание автоматизированного реестра всех платежей компании с разделением плановых и фактических показателей в разрезе статей затрат.
• Август 2023 года. Перенос данных в систему. Распределение платежей по статьям затрат.
• Сентябрь 2023 года. Тестирование и пилотный запуск сервиса, доработки.
• Октябрь 2023 года. Запуск решения в эксплуатацию. Консультирование пользователей системы.

Результаты 

• 90% оплат проходят вовремя. Оптимизация денежных потоков позволила избежать кассовых разрывов и просроченных платежей.
• Экономия за счёт отсутствия неустоек, штрафов и пени превысила 800 000 рублей за 6 месяцев. 
• Время получения отчётов сократилось до 15 минут. Наличие актуальных и точных данных в режиме реального времени, аналитика на их основе и автоматизированные отчёты экономят время руководства и сотрудников.
• В 2 раза уменьшилось количество ошибок из-за человеческого фактора. Автоматически выгружаются данные о суммах платежей из «1С», формируется общий реестр по статьям затрат.

Следующие шаги

В 2024 году компания планирует оптимизировать контроль поступлений денежных средств, автоматизировать создание закрывающих документов и выставление счетов.

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.