Компания «Оптиксервис» — оптовый поставщик контактных линз и аксессуаров по всей России с 1993 года. На складах в шести филиалах ежедневно отгружают заказы для более чем 3000 партнёров дистрибьютора. Есть собственный бренд линз. Продукцию реализуют через маркетплейсы и сеть собственных интернет-магазинов.
Рассказываем, с какой проблемой столкнулась компания в утренние часы работы и как решила её с помощью технологий.
Проблема
Складские процессы в компании управлялись в ручном режиме. Из-за этого складские подразделения не справлялись с утренними нагрузками, когда поступал максимальный объём заказов с разных торговых площадок и возникала необходимость упаковывать их и отгружать в строго ограниченные сроки.
Это приводило:
- к 15%-му снижению общего количества заказов из-за человеческого фактора — ошибок, пересортов, неверных наклеек и дублирования;
- к 10%-му снижению рентабельности бизнеса из-за штрафов маркетплейсов за ошибки в заказах;
- к 25%-му увеличению жалоб в клиентский сервис компании.
Решение
В руководстве компании посчитали, что если для решения проблемы с утренней загрузкой увеличить штат складских работников, это приведёт к росту ФОТ на 40%. При этом во второй половине дня столько персонала уже не нужно, он будет простаивать.
В компании «Оптиксервис» решили автоматизировать складские процессы и внедрить систему, которая проверяет принадлежность каждой складской единицы к конкретному заказу и распечатывает для сборщиков маркировку, соответствующую требованиям маркетплейсов. Такая автоматизация исключает пересорт, дублирование, неверные наклейки и другие ошибки из-за человеческого фактора, которые приводили к штрафам и снижению рентабельности.
Технологическим партнёром в реализации проекта стала ИТ-компания «ИНТЕА».
Технологии
- Специализированное ПО для цифровизации операций на складах.
- Интеграция с корпоративной ERP-системой для обеспечения единого интерфейса управления всеми процессами.
- API-интеграции со всеми маркетплейсами.
- Автоматизация процесса маркировки и проверки заказов с помощью сканеров штрихкодов и термопринтеров.
Сложности
- Техническое задание постоянно дополнялось и корректировалось из-за появления новых требований к ИТ-решению, что замедляло процесс разработки.
- Каждый маркетплейс использует свои API-технологии, поэтому команде пришлось разработать универсальные решения, что потребовало дополнительных ресурсов.
- Для создания интуитивно понятного интерфейса приложения кладовщиков потребовалось проводить интервью с сотрудниками и постоянно дорабатывать решение на основе обратной связи от конечных пользователей.
Этапы работы
- Ноябрь 2023 года. Проработка технического задания и сценариев интеграции с маркетплейсами. Создание дизайна интерфейса приложения для складских работников.
- Декабрь 2023 года. Разработка продукта и внедрение решения на один маркетплейс для тестирования процессов.
- Январь 2024 года. Масштабирование продукта на другие маркетплейсы.
- Февраль 2024 года. После внедрения системы на основном складе в Москве её масштабировали и на другие регионы.
Результаты
- Система обеспечивает единый стандарт работы всех складских подразделений компании по всей стране.
- Сотрудники стали быстрее обрабатывать заказы и справляться с утренней загрузкой.
- Компании не нужно расширять штат складского персонала и увеличивать на 40% расходы на ФОТ.
- Устранены пересорты, неверные наклейки и дублирование заказов.
- На 8—10% выросла рентабельность продаж из-за отсутствия штрафов от маркетплейсов.
- Снизилось число негативных обращений и жалоб от клиентов.
Следующие шаги
К середине 2025 года планируется расширение функционала системы:
- цифровой контроль всех параметров уже собранного заказа до момента отправки в транспортную компанию — без участия человека;
- внедрение терминалов сбора данных для формирования заказов. Тогда компания сможет полностью отказаться от бумажных носителей при сборке заказа;
- фиксация отгрузок с учётом сроков годности товаров. Это позволит повысить качество сервиса и предоставлять клиентам продукцию с оптимальными сроками годности.
- Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.