5 причин использовать бизнес-карты для корпоративных расходов
  • Спецпроект
  • Финансы

5 причин использовать бизнес-карты для корпоративных расходов

  • 6 мин
  • 268

В повседневной жизни люди платят картами повсюду, не задумываясь. А вот бизнес, особенно крупный, переходит на современный способ расчётов с осторожностью. Рассказываем, за что бизнес-карты любят финансисты, сотрудники и руководители компаний.

Бизнес-карта — это банковская карта, привязанная к расчётному счёту компании. Она позволяет оплачивать покупки (в том числе в интернете), вести расчёты с контрагентами, получать кешбэк, скидки и привилегии платёжных систем.

В России бизнес распробовал бизнес-карты в последние 10 лет: по данным Банка России, объём операций по ним вырос в 8 раз (с 415 млн рублей в 2010 году до почти 3,5 трлн в 2019-м), а количество карт — с 300 000 до 4 млн штук. И если раньше компании не столько рассчитывались бизнес-картами, сколько снимали по ним наличные, то в 2019 году объём расчётов впервые превысил объём снятия. Этому есть ряд причин.

3,5 трлн ₽

сумма операций по бизнес-картам за 2019 год (Банк России)

Скорость и простота корпоративных закупок

Использование бизнес-карт упрощает задачи сотрудников и бухгалтерии в двух частых рабочих ситуациях: при выдаче денег под отчёт и закупках по безналичному расчёту.

Допустим, офис-менеджеру одного из филиалов компании нужно приобрести канцтовары. Если покупать их по безналу, нужно запросить у поставщика счёт, передать его в бухгалтерию, переслать поставщику платёжное поручение, дождаться зачисления средств — и только тогда заказ попадёт в доставку. На это может уйти от нескольких рабочих дней до недель (а офис ждёт канцтоваров).

Другой вариант — получить подотчётные средства и расплатиться ими в ближайшем магазине. Но и для этого сотрудник должен сначала написать заявление, зайти за деньгами в кассу предприятия или дождаться перевода на личную карту. Если же у сотрудника есть бизнес-карта, он просто оплачивает с неё покупки, как только возникла необходимость — без заявлений, задержек и вне зависимости от загруженности бухгалтерии.

Для бухгалтера оборот наличных в компании — достаточно трудоёмкий процесс. За деньгами нужно ездить в банк, затем обеспечивать их хранение на предприятии и оформлять кассовые документы. Всего этого не требуется, если сотрудники рассчитываются по бизнес-картам. А если нужны именно наличные, их тоже проще получить по бизнес-карте, — просто сняв деньги в любом банкомате.

Контроль расходов сотрудников

Традиционно финансовые специалисты и руководители узнают, сколько и на что тратит сотрудник, только из его авансового отчёта. Но если расчёты проходят по бизнес-карте, можно отслеживать все расходные операции сотрудников в интернет-банке. Таким образом, использование бизнес-карт обеспечивает прозрачность расходов и снижает риски финансовых злоупотреблений со стороны недобросовестных сотрудников. Кроме того, чтобы избежать рисков перерасхода, по каждой карте можно настроить индивидуальный лимит по расчётам и выдаче наличных.

35% российских компаний сталкиваются с финансовыми нарушениями сотрудников в сфере закупок (PWC)

Для компании открыто множество сценариев использования бизнес-карт, позволяющих лучше планировать и контролировать расходы. Например, можно выдать ивент-менеджеру бизнес-карту с лимитом, равным бюджету на организацию мероприятия. Тогда бюджет не будет превышен, а ответственный за организацию сотрудник сможет оперативно оплачивать все возникающие расходы и выбирать из большего числа предложений — и не придётся загружать бухгалтерию запросами по каждой оплате.

Свобода манёвра в командировках

Во время командировок появляются неожиданные траты, сумму которых трудно предусмотреть заранее, например ремонт сломавшегося ноутбука. Как правило, подобные вопросы решаются авансированием дополнительных сумм с возвратом остатка или оплатой из личных средств с последующей компенсацией. Так или иначе, это создаёт лишний объём бумажной работы и для командированного, и для бухгалтерии.

Но если у командированного есть бизнес-карта, он может оплатить ей любые расходы так же просто, как личной банковской картой. Тратить время на обмен валюты тоже не нужно: если понадобится, можно просто платить с бизнес-карты с конвертацией. А если, например, командировку пришлось неожиданно продлить, то достаточно просто увеличить лимиты сотрудника по бизнес-карте. Чтобы обеспечить его деньгами, не потребуется никаких дополнительных проводок. Всё это уменьшает нагрузку на бухгалтерию, тревел-менеджеров и самого сотрудника.

Защита средств

Во многих ситуациях пользоваться бизнес-картой безопаснее, чем наличными или банковскими переводами. Бизнес-карту можно заблокировать в случае кражи или потери в отличие от наличных. Но гораздо большее преимущество — защита от мошенничества (неоказания услуг) со стороны контрагентов: если оплата проходила по безналичному расчёту, вернуть деньги можно только через суд. А если товары или услуги оплачивались бизнес-картой, есть шанс вернуть деньги в упрощённом внесудебном порядке: по процедуре чарджбэка в рамках правил платёжной системы.

Кешбэк, скидки и привилегии для корпораций

Как и по личным банковским картам, по банковским картам действуют программы кешбэка. Например, Сбербанк возвращает на расчётный счёт 0,5% от трат по бизнес-карте — по расходам каждого сотрудника с картой можно получить в виде кешбэка до 60 000 рублей в год. Таким образом, при активном использовании бизнес-карт компания может получить дополнительный доход (в отчётности его следует отнести в раздел «Прочие доходы»). Кроме того, при оплате по бизнес-картам доступны спецпредложения и скидки до 30%. А держатели премиальных бизнес-карт (как правило, топ-менеджеры) получают привилегии, такие, например, как доступ в бизнес-зал в аэропорту.

До 30%

можно сэкономить на расходах компании, оплаченных бизнес-картой Сбербанка

Особенности использования бизнес-карт

Условия обслуживания по бизнес-картам у разных банков могут отличаться, но есть несколько общих правил. Такими картами нельзя оплачивать личные покупки, на них нельзя перечислять сотруднику зарплату, премии и социальные выплаты. Кроме того, по всем платежам, сделанным через бизнес-карты, нужно отчитаться так же, как по подотчётным наличным средствам: сдать авансовый отчёт и предоставить документы, подтверждающие расходы (накладные, чеки, счет-фактуры и т. д.).

При грамотном использовании бизнес-карты позволяют бизнесу, особенно крупному, упростить работу с накладными расходами, защитить бюджет от финансовых злоупотреблений, снизить загрузку сотрудников и получить выгоду в виде кешбэка и скидок.

Бизнес-карты

Карты для бизнеса — круглосуточный доступ к средствам на расчётном счёте и привилегиям по всему миру

Эта статья была вам полезна?

Читайте ещё