Цифровизация, связанная с переходом на удалёнку, свалилась на бизнес внезапно, никто её не планировал и не закладывал на неё средства. Многим компаниям пришлось импровизировать и действовать интуитивно.

Задача у всех была одна — как можно скорее перенести процессы в онлайн и начать работать удалённо. Приоритет отдавали функциональности бизнеса, а не его безопасности. За год мы сто раз наступили на грабли цифровизации, но, прежде чем говорить об уроках, давайте вспомним, с чего всё началось.

Цифровизация или эвакуация?

Переход на удалёнку проходил в несколько этапов. Проще всего было с мобильными сотрудниками: инженерами по внедрению, специалистами коммерческого блока, часто путешествующими руководителями, у которых уже были ноутбуки с необходимым софтом. Такие сотрудники привыкли к частичной удалёнке и знали, как использовать корпоративный VPN-сервис и работать через публичный Wi-Fi. Чтобы перевести их на полноценный удалённый офис, нужно было только добавить немного мощностей, чтобы система выдержала такую нагрузку.

Дальнейшие шаги были более сложными, ведь требовалось перевести на удалёнку тех, кто привык работать из офиса.

Как правило, бюджет не предусматривал приобретение ноутбуков для всех немобильных сотрудников, поэтому вариантов было два: развезти офисные компьютеры по домам или разрешить работать с домашних устройств. Сложнее всего было обеспечить удалённый доступ тем сотрудникам, которые делили одно домашнее устройство с другими членами семьи.

Для таких случаев операционные системы предусматривают возможность создать несколько учётных записей. При этом приложения доступны всем пользователям, а данные — только хозяину учётки.

Чтобы решить проблему нарушений конфиденциальности при доступе к корпоративным ресурсам, многие работодатели развернули виртуальные рабочие столы. Это позволяет исполнять все приложения и хранить все данные на сервере. Такой подход, конечно, требует больше ресурсов, зато повышает уровень защищённости.

Цифровые и бытовые сложности удалёнки

Технические вопросы были решены, но на этом сложности не закончились. Можно привезти сотруднику его офисный компьютер, но кто привезёт ему офисный настрой? Он привык вставать, приводить себя в порядок и мчать на работу, а тут вдруг оказался в пижаме на любимом диване в окружении домочадцев.

Даже в моём продвинутом окружении есть коллеги, в дистанционный офис которых врывались члены семьи и домашние животные. Например, коты отправляли недописанные письма, развалившись на клавиатуре. Кстати, советую приучить себя вносить адресатов в последнюю очередь, перед самой отправкой, чтобы избегать таких неловких ситуаций. Но это не исключает привычки блокировать экран, покидая рабочее место.

Такая обстановка совсем не располагала к тому, чтобы оставаться бдительным. Люди боялись неизвестности: никто не понимал, что это за вирус, как с ним бороться, когда будет вакцина. Всеобщей паникой активно пользовались мошенники, которые подсовывали в качестве наживки теперь не выигрыш в лотерею, а компенсации от правительства или секретную информацию о профилактике ковида.

Тревожная атмосфера толкала людей на необдуманные поступки: они переходили по фишинговым ссылкам и любезно делились с преступниками конфиденциальными данными, даже реквизитами кредиток. Это создавало дополнительные риски как для самих сотрудников, так и для бизнеса: в руки социального инженера мог попасть доступ к корпоративной сети.

4 урока цифровой безопасности

Пандемия задала бешеный темп цифровизации процессов по всему миру. Всего за год реальность изменилась так, что удалёнка уже не кажется чем-то необычным, как и доставка еды на дронах.

Было много проблем и кризисов, но всё самое сложное осталось позади. Теперь можно выдохнуть и вспомнить, чему научились компании и их сотрудники за это время.

Урок 1. Предприниматели и персонал усвоили правила цифровой гигиены

В бизнес-среде выработались правила цифровой гигиены, прививающие полезные привычки в киберпространстве. Теперь большинство сотрудников знают, по каким ссылкам можно переходить, на каких сайтах можно оставлять свои данные, как настроить домашний роутер, зачем блокировать компьютер, вставая из-за рабочего стола. Всё это стало хорошим дополнением к нормам цифрового этикета, которые устанавливают, за какое время подключаться к онлайн-совещанию, как одеваться, когда включать и выключать камеру и микрофон. Цифровая среда за счёт этого становится комфортной для всех.

Урок 2. Службы IT и кибербезопасности стали лучше заботиться об устойчивости цифровой инфраструктуры

Службы IT и кибербезопасности научились быстро подключать сотрудников к необходимым им цифровым инструментам работы, и, что не менее важно, своевременно их отключать от этих ресурсов, когда потребность в них отпадает. Создаются и регулярно проводятся тренинги по безопасности и даже учения, включающие ложные атаки для выявления беспечных сотрудников и их обучения.

Урок 3. Руководители и рядовые сотрудники освоились на дистанционных рабочих местах

Бизнес за этот год адаптировался к новым условиям. Мы ещё долго готовы оставаться в режиме дистанционной работы. Поскольку не надо ездить в офис, можно жить где угодно. Я знаю людей, которые на удалёнке перебрались в деревни, вернулись в родные города, довольно далеко расположенные от места работы. Самые смелые переехали поближе к морю и даже в другие страны. Главные требования — стабильный скоростной интернет и желательно близкий часовой пояс.

Урок 4. Компании и сотрудники стали более бдительными в цифровом пространстве

Комфортная домашняя обстановка и вид на море не должны лишать людей бдительности, ведь, по мнению специалистов, самый слабый элемент системы кибербезопасности — это человек. Киберпреступники не дремлют, поэтому многим пришлось прокачать навыки постоянного самоконтроля и приучить себя к тренировкам по защите от цифровых угроз.

Государство тоже вынесло важный урок: своевременные изменения в правовой системе могут сильно упростить жизнь компаниям. В пандемию в российском трудовом законодательстве появились нормы, регулирующие дистанционную работу, которые облегчили наём и увольнение сотрудников без личного присутствия в офисе.

Теперь правила удалёнки включают набор инструментов, которые позволяют:

• полноценно и безопасно работать с корпоративной информацией;
• проводить дистанционные совещания.

То, что год назад было привилегией продвинутых команд IT-компаний и интернет-бизнеса, сегодня используют практически все компании страны. И теперь в законе полностью легитимизирован цифровой документооборот.