Как изменится работа с новыми ГОСТами в 2026 году

Требования государственных стандартов определяют, как компаниям оформлять документы, вести проекты, следить за качеством продукции, хранить данные. В 2026 году обновились правила по электронной подписи, шифрованию и обмену документами с ФНС. Параллельно уже вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству. Разбираем, что именно меняется в стандартах и как компаниям перейти на новые требования.

Содержание:

• ЭЦП и ГОСТы шифрования: что изменилось с 1 апреля 2026 года
• ГОСТ Р 7.0.97-2025: что меняется в оформлении документов
• ГОСТ Р 21.101-2026: что важно строительным компаниям
• Какие ещё новые ГОСТы могут повлиять на бизнес
• Как компании перейти на новые ГОСТы: алгоритм действий

ЭЦП и ГОСТы шифрования: что изменилось с 1 апреля 2026 года

С 1 апреля 2026 года Федеральная налоговая служба (ФНС) работает только с двумя стандартами шифрования:

• ГОСТ 34.12-2018;
• ГОСТ 34.13-2018.

Изменения стандартов — часть обновления правил работы с электронной подписью, закреплённых в законе № 63-ФЗ.

Прежний ГОСТ 28147-89 больше не поддерживается. Это значит: чтобы отправлять отчётность и обмениваться документами с ФНС, нужно перейти на актуальные криптографические стандарты.

Как работать по новым стандартам

Перейти на новые ГОСТы можно двумя путями:

• через активный ключевой носитель (токен) — закрытый ключ создаётся и хранится в неизвлекаемом виде в формате PKCS#11 (открытый, платформонезависимый стандарт API — интерфейс программирования приложения, «проводник» между программами);
• только программно — например, через КриптоПро CSP 5.0 R2 и выше, если ключевой носитель используется исключительно для хранения ключа.

Первый способ считается надёжнее: ключ остаётся внутри носителя, и его нельзя извлечь или скопировать.

Что делать бизнесу

Компании, которые используют КриптоПро CSP 4.0 или ниже, должны обновить версию программы. Поддержка старых версий прекратилась в январе 2026 года, с новыми ГОСТами они не работают.

Следующий шаг — проверить ключевой носитель, на котором хранится ключ электронной подписи. Шифрование по новым стандартам с использованием защищённых ключей работает только на Рутокен ЭЦП версии 3.0 и новее. Если ключ записан на носителе версии 2.0, он не пройдёт требования безопасности — его нужно заменить.

ГОСТ Р 7.0.97-2025: что меняется в оформлении документов

Ещё в 2025 году произошёл переход на требования к оформлению документов по ГОСТ Р 7.0.97-2025. Стандарт действует с 18 августа 2025 года. Он применяется к бумажным и электронным документам: уставам, положениям, инструкциям, приказам, решениям, протоколам, договорам, актам, письмам, справкам. Стандарт определяет реквизиты документов, схемы их расположения на странице.

Изменения в реквизитах документов

В ГОСТ по делопроизводству добавили новый реквизит — «Штрих-код (QR-код) документа». Теперь их 31 вместо 30. Код размещают в правом нижнем углу первого листа документа. Если места не хватает, его можно перенести в правый верхний угол или на другое свободное место.

Также в стандарте скорректировали наименования трёх реквизитов документов: из них исключили формулировку «автора документа». Теперь названия реквизитов звучат так:

• 05 — наименование организации (вместо «Наименование организации — автора документа»)
• 06 — наименование структурного подразделения
• 07 — наименование должности

Дополнительно в ГОСТе уточнили правило для совместных документов: если его подготовили две или более организации, в реквизите «Наименование организации» указываются все организации-авторы.

Гриф утверждения, согласования и контроля

Реквизит «Гриф ограничения доступа» в новом стандарте переименован в «Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу». Требования к оформлению, расположению и содержанию при этом не изменились.

Также в стандарте обновлена формулировка грифа утверждения документа. Теперь он состоит из:

• слова УТВЕРЖДЕНО (допустимо менять окончание в зависимости от вида утверждаемого документа);
• наименования распорядительного документа в творительном падеже;
• его даты и номера.

Требования к месту расположения и составу сведений остались прежними.

Гриф согласования документа до обновлений включал слово «СОГЛАСОВАНО», должность лица (с наименованием организации), подпись, инициалы, фамилию и дату. Теперь слово «СОГЛАСОВАНО» можно изменять в соответствии с видом документа: «СОГЛАСОВАН», «СОГЛАСОВАНА».

Также уточнили правила расположения:

• если документ согласовывают несколько организаций, грифы размещаются на одном уровне;
• если согласующих организаций больше двух или присутствует гриф утверждения, грифы согласования располагаются друг под другом.

Электронные документы и отметка об электронной подписи

Изменения также коснулись реквизита 23 — «Отметка об электронной подписи». Теперь её содержание зависит от типа используемой подписи.

Для усиленной квалифицированной и неквалифицированной электронной подписи состав отметки остался без изменений. В неё обязательно входят:

• формулировка «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• фамилия, имя и отчество владельца;
• срок действия этого сертификата.

Если в электронной подписи используется метка доверенного времени, отметка должна содержать дату и время подписания документа. Формат её отображения организация определяет самостоятельно через локальные акты или соглашение с контрагентами.

Для простой электронной подписи правила оформления отметки устанавливаются внутренними регламентами компании.

Что будет, если компания не обновит делопроизводство

Если компания не зафиксировала следование ГОСТу в собственной документации, то национальные стандарты применяются добровольно. Тем не менее есть несколько категорий организаций, которые обязаны использовать ГОСТ Р 7.0.97-2025 в работе:

• государственные и муниципальные организации;
• коммерческие компании, которые ссылались на старый ГОСТ.

Несмотря на добровольный характер применения ГОСТа, если игнорировать обновления, у компании могут появиться:

• споры и проверки — ошибки в оформлении документов могут стать поводом для жалоб;
• задержки в работе с контрагентами — договоры и письма с отступлением от правил вызывают вопросы у партнёров и затягивают процесс согласования;
• отклонение документов госорганами — налоговая, суды и фонды вправе возвращать документы с некорректными реквизитами или отсутствующими отметками;
• замедление документооборота — устаревшие шаблоны усложняют внутренние процессы и тормозят переход на современные системы ЭДО (электронного документооборота).

ГОСТ Р 21.101-2026: что важно строительным компаниям

1 апреля 2026 года в России действует стандарт ГОСТ Р 21.101-2026 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации». Документ пришёл на смену ГОСТ Р 21.101-2020.

Стандарт регламентирует подготовку проектной и рабочей документации: от строительства и реконструкции до капитального ремонта, эксплуатации и утилизации. Требования применяются к объектам любого назначения.

Электронная документация и новые термины

В стандарте прописаны правила использования электронной подписи. Для ситуаций, когда требуется подтвердить подлинность электронного документа в бумажном виде, предусмотрен удостоверяющий лист.

В нормативный документ включены новые определения: «атрибут», «пакет электронных документов», «QR-код». Также введены понятия «XML-документ» и «ZIP-архив» — они регулируют формат передачи электронной проектной документации.

Изменения в документации и система обозначений

В стандарте обновили регламент внесения правок в документацию: теперь они едины как для бумажных, так и для электронных версий. Также уточнили систему обозначений проектной документации. Введены шифры для новых разделов: мероприятий по благоустройству территорий, организации дорожного движения и других.

Какие ещё новые ГОСТы могут повлиять на бизнес

Кроме электронной отчётности и стандартов шифрования, новые ГОСТы в 2026 году затрагивают отраслевые требования к продукции и процессам. Ниже собраны изменения, которые напрямую влияют на бизнес-процессы, документооборот, отчётность или требования к продукции.

Пищевые продукты

В 2026 году обновилась нормативная база для многих категорий продуктов: хлеба, муки, мёда и продуктов пчеловодства, молочной продукции, чипсов, бананов, чак-чака и других. Приняты новые стандарты:

• ГОСТ 8759-2026 (сорго);
• ГОСТ 8990-2026 (кунжутное масло);
• ГОСТ Р 72492-2025 (мясные консервы);
• ГОСТ Р 72493-2025 (ускоренные испытания сроков годности);
• ГОСТ 31936-2025 (полуфабрикаты из мяса птицы).

Что это значит для бизнеса: производителям и ритейлу нужно пересмотреть технические условия и спецификации, обновить маркировку и декларации, изменить протоколы испытаний и скорректировать договоры с поставщиками и лабораториями.

Потребительские товары

С 1 июня 2026 года начинает действовать национальный стандарт на туалетную бумагу, салфетки и носовые платки.

Что это значит для бизнеса: производителям и импортёрам нужно обновить карточки товаров, скорректировать этикетки, проверить упаковку на соответствие новым параметрам и актуализировать внутренние инструкции по качеству.

Строительство

В 2026 году вступили в силу новые стандарты для строительной отрасли:

• ГОСТ Р 72481-2025 (монтаж фасадных светопрозрачных конструкций);
• ГОСТ Р 72260-2025 (гидроизоляция из полимерных мастик);
• ГОСТ Р 71886-2024 (геодезические работы с использованием беспилотников).

Что это значит для бизнеса: строительным компаниям нужно обновить проектную документацию, пересмотреть BIM-шаблоны (англ. building information modeling — «цифровое моделирование зданий»), скорректировать исполнительную документацию и адаптировать внутренние регламенты под цифровой документооборот. Срочно реагировать стоит подрядчикам, проектировщикам и компаниям, работающим по госконтрактам.

Транспорт

В 2026 году обновили стандарты в сфере транспортной инфраструктуры, управления рисками и организации транспортных систем. Изменения касаются требований к эксплуатации объектов, обеспечению безопасности и формированию отчётности.

Что это значит для бизнеса: компаниям стоит пересмотреть тендерную документацию, эксплуатационные регламенты, схемы контроля безопасности и форматы электронных журналов.

ИИ и цифровые технологии

С 1 февраля 2026 года вступили в силу новые стандарты в области цифровых технологий:

• ПНСТ 1016-2025 (архитектура умных стандартов);
• ГОСТ Р 72498-2025 (интероперабельность и анализ угроз);
• ГОСТ Р 72497-2025 (модели оценки качества ПО);
• ГОСТ Р 72484-2025 (терминология и классификация ИИ в здравоохранении);
• ГОСТ Р 53246-2025 (технические требования к структурированным кабельным системам).

Что это значит для бизнеса: ИТ-командам нужно проверить форматы данных, шаблоны, метаданные и совместимость систем электронного документооборота с новыми стандартами. Особое внимание к ГОСТам стоит обратить компаниям, чьи цифровые процессы встроены в отчётность, документооборот или интеграции с госсистемами.

Новые ГОСТы 2026: кого затронут и что проверить

Как компании перейти на новые ГОСТы: алгоритм действий

Перед внедрением стандартов проведите аудит внутренних процессов. Для этого:

1. определите, какие именно стандарты применимы к компании с учётом её отрасли и других специфик;
2. выявите, процессы и элементы критичной архитектуры, попадающие в зону регулирования;
3. разработайте, систему оценки соответствия («выполнено полностью», «выполнено частично», «не выполнено»);
4. сформируйте, итоговый отчёт с выявленными несоответствиями.

По результатам оценки составьте дорожную карту внедрения. Определите ответственных за изменения. Делопроизводителям поручите проверить и внести изменения в бланки, реквизиты, грифы, отметки, подписи, инструкции.

Команда, которая работает с документами, должна знать об изменениях в ГОСТах. Проведите корпоративное обучение для бухгалтерии, юристов, проектировщиков, специалистов по качеству.