ТМТ
На сверхскоростях: как в «Черкизово» добились 10-кратного ускорения документооборота
В 2021 году конкуренция среди производителей продуктов питания росла быстрее, чем обычно из-за сильных перемен на рынке ритейла, которые вызвала пандемия. И ритейлеры и производители активно «шли в цифру» и общий уровень цифровизации производства продуктов питания в России сильно вырос.
Сегодня, когда в сфере цифровизации бизнес-процессов на первый план выходят задачи импортозамещения, решения от российских разработчиков ПО и интеграторов представляются ещё более актуальными.
При этом, для крупной производственной компании скорость документооборота остается важной метрикой, на которую можно повлиять путём оцифровки основных операций и снижения доли ручного труда в обработке документов.
Электронный документооборот как инструмент конкуренции
При изучении процессов внутри группы «Черкизово» специалисты СберКорус поняли, что важнейший фактор, на который нужно влиять с помощью цифровизации — скорость обработки и прохождения документов по отгрузкам.
Одно из главных конкурентных преимуществ производителя в работе как с ритейлерами, так и с собственными торговыми сетями — скорость отгрузки продукции. Чтобы быстрее отгружать больше продукции и удовлетворять больше спроса, необходимо ускорять все бизнес-процессы без исключения, так как задержки на любом из этапов могут вызвать, например, дефицит товаров на полках магазинов.
Группа «Черкизово» поставила четыре основные задачи:
Для решения этих задач, которые напрямую влияют на улучшение качества бизнес-процессов в продажах группы «Черкизово», в СберКорус решили разработать новое решение в виде маршрутизатора, который обрабатывает входящие документы и направляет их по определенному маршруту согласования автоматически через систему «Сфера EDI».
Маршрутизация документов для сокращения затрат
Процесс перехода на платформу электронного документооборота от СберКорус начался в группе «Черкизово» в октябре 2021 года и был полностью завершён к 23 ноября.
В ходе внедрения решения налажено перераспределение потоков документов таким образом, чтобы заказы обрабатывались быстрее и скорость отгрузки увеличивалась. Обмен документами реализован на базе интеграции SAP Черкизово с Сфера EDI, что значительно сокращает сроки обработки документов.
Что сделано:
Важнейшая задача любого бизнеса это сокращение накладных расходов. Мы обеспечиваем это за счет сокращения ожидания документов, ведь работник успевает сделать больше задач. Уверен, что настроенный нами маршрутизатор документов помог коллегам из группы «Черкизово» улучшить качество своего бизнес-процесса.
По словам эксперта, часть реализованных решений уникальны, часть масштабируемы. За счёт масштабируемых настроек можно оперативно подключать к обмену любые торговые сети.
В результате проекта оцифрован ряд важных бизнес-процессов, относящихся к циклу заказа, включая процесс обмена юридически значимыми ценовыми спецификациями, передачи заказов от покупателей, подтверждения обязательств по поставке товара и учету товаров в пути, а также процесс формирования корректных счетов-фактур.
Не обошлось, конечно, без проблем, это нормально для таких серьезных и масштабных проектов. На начальном этапе обмена документами по новой схеме, были задержки при обработке входящих документов. Эту проблему получилось решить оперативно, за счёт высокого уровня компетенций и слаженной работы обеих команд: группы Черкизово и СберКорус.
Результаты в цифрах
На момент обращения в СберКорус, в группе «Черкизово» около 5 000 документов обрабатывались со скоростью 60 документов в минуту. После внедрения нового решения, скорость увеличилась до объема в почти 16 000 документов при скорости обработки в 600 документов в минуту (рост в среднем в 10 раз).
Теперь сотрудники группы «Черкизово» могут получать заказы от торговых сетей и отправлять УПД напрямую из своей учетной системы в электронном виде через решение СберКорус, полностью отказавшись от использования бумажных документов, что существенно экономит время на организацию любого бизнес-процесса.
В рамках проекта по внедрению ЭДО СберКорус в группе «Черкизово»:
- 50+ рабочих мест автоматизировано
- 1029+ номенклатурных позиций заведено в ассортиментную матрицу на платформе
- 25+ юридических лиц аффилированных с Группой подключено к сервисам
- 1 498 008+ переданных документов с ноября 2021 по январь 2022
- Подключены 30+ торговых сетей и партнеров
Планируемый объем электронных документов, которые будут передаваться в системе, составляет около 800 000 в месяц. Внедрённые изменения существенно повысят конкурентоспособность логистики группы «Черкизово». Они могут стать основой для дальнейшей цифровизации бизнес-процессов агрохолдинга на базе российского ПО.