Интересное
Новая реальность. Как компании приспосабливаются к удалёнке
Столичная мэрия обязала перевести не менее 30% сотрудников всех предприятий на удалённый режим работы. По информации в СМИ со ссылкой на пресс-службу столичного департамента предпринимательства и инновационного развития, более 180 000 работодателей предоставили правительству Москвы сведения о переводе сотрудников на дистанционный формат работы. Всего в этих компаниях работают около 4 млн человек. Из них на удалённую работу перевели 1,2 млн сотрудников.
В клиентских и производственных компаниях, по сути, речь идёт о переводе на удалёнку всех или почти всех «белых воротничков». И если весной работа из дома была временным явлением, сейчас уже понятно, что это ещё один формат, который будет существовать наравне с офисным на постоянной основе.
На удалённую работу можно перевести только тех, чья деятельность не связана с поддержанием производственных процессов на предприятиях, продолжающих работать даже в период пандемии. Практически все сотрудники, что трудятся в офисах, выполняя административные и поддерживающие функции, могут делать это удалённо. Мы перевели на работу из дома более 700 сотрудников главного офиса в Москве и наших региональных офисов, тогда как менеджеры, отвечающие непосредственно за производство продуктов питания, продолжают работать в обычном режиме.
Что нужно компании, чтобы работать в новом формате без потерь для бизнеса?
Обеспечить качественный удалённый доступ
По мнению директора по развитию бизнеса компании Bell Integrator Павла Попова, одним из ключевых значений для перевода на удалёнку для большинства крупных предприятий, у которых много централизованных процессов и систем, где работают сотни и тысячи офисных сотрудников, является цифровизация. Из обязательных составляющих эксперт называет возможность эффективного удалённого доступа ко всем материалам, инструментам для совместной работы и корпоративным средствам аудио- и видеоконференцсвязи, а также качественный интернет. При этом устройства для работы должны соответствовать протоколам безопасности компании в зависимости от уровня доступа сотрудника, напоминает Попов.
В свою очередь, Никита Таранченко, партнёр, руководитель юридического департамента Cushman & Wakefield, обращает внимание на необходимость перехода на электронный документооборот с клиентами и поставщиками, который используется для заключения договоров и обмена бухгалтерскими документами.
Ещё одним важным моментом является обеспечение конфиденциальности информации. По результатам опроса 65 компаний с общей численностью сотрудников от 5000 человек, посвящённого организации удалённой работы и проведённого «АМТ Консалт» весной 2020 года, 84% компаний обеспечивали конфиденциальность информации за счёт технических средств защиты интернет-каналов, через которые и происходит удалённый доступ в информационные системы компании. В 42% компаний был запрет на использование публичных незащищённых интернет-каналов, который мог быть прописан в NDA либо осуществлялся посредством блокировки определённых сайтов при удалённом доступе в систему компании. Специальное NDA подписывалось в 36% компаний. В основной же массе компаний запрет на разглашение конфиденциальной̆ информации заложен в трудовом договоре и внутренних нормативных актах, не требующих дополнительных уточнений.
Адаптировать коммуникации и бизнес-процессы
Эффективная работа из дома невозможна без налаженных бизнес-процессов и хорошо выстроенного кросс-функционального взаимодействия.
У нас в компании, например, корпоративный стандарт такой: Zoom + Slack. Для общения с клиентами чаще всего используются Zoom, WhatsApp, Google Meet, Telegram. Конечно, не забываем про электронную почту.
Впрочем, эффективность взаимодействия зависит и от конкретных задач, которые нужно решить в данный момент. Так, по мнению Анастасии Михайловой, отдельные, требующие креатива задачи, для которых нужна командная работа большого числа сотрудников из разных подразделений, всё-таки продуктивнее реализовывать в офисе.
Провести «настройку» сотрудников
Психологический настрой сотрудников — ещё одна составляющая эффективного перехода компании на работу из дома. «Нужно проводить обучение культуре и ментальности „удалёнки“, — считает Павел Попов. — Работа не должна становиться менее эффективной, и люди должны понимать, как дома или в другом удалённом месте справляться, например, с тем, что рядом всегда дети или другие люди, которые привыкли думать, что если человек дома, то он дома. И сам человек должен ощущать, что всё-таки в рабочее время он на работе».
Ещё одной проблемой может стать цифровая грамотность персонала.
Например, те же строительные компании зачастую ориентированы на очные совещания и летучки на площадках. «Наши сотрудники в ежедневной работе используют, в лучшем случае, электронную почту или WhatsApp, да и это не так часто. Специфика работы здесь совершенно другая. Поэтому во время перехода на удалённый режим на одну только установку Zoom у многих уходило несколько дней», — делится проблемой глава крупной компании-застройщика.
По словам Никиты Таранченко, одной из задач HR становится помощь сотрудникам в перестройке на новый режим работы.
…И руководства
Для многих руководителей проблемой стал контроль рабочего времени персонала. В весеннюю волну многие рассказывали, что совещания по Zoom проводятся буквально в течение всего рабочего дня. Это подтверждается и результатами опроса «АМТ Консалт». Для планирования и контроля результатов работы сотрудников на временной удалённой работе весной 2020 года почти все компании — 98% — проводили периодические виртуальные встречи и совещания. Параллельно с этим в 71% компаний сотрудники предоставляли неформальные отчёты своим руководителям.
При этом многие компании ещё раньше внедрили у себя целый ряд управленческих сервисов, и сейчас продолжают использовать их «в штатном режиме». «Для управления командами разработки и аналитики ничего не изменилось — существуют Jira, Trello, Confluence и другие подобные инструменты. Для управления продажами — CRM, для контроля результатов сотрудников — KPI. При необходимости можно внедрять системы слежения за рабочими компьютерами», — советует Павел Попов.
Весной «технический» контроль компании действительно применяли. «Как показал наш опрос, возможности технического контроля за использованием рабочего времени сотрудников существуют в 41% компаний. Однако это скорее мера психологического воздействия на сотрудника: на практике к ней прибегают только в случае халатного отношения сотрудника к исполнению своих рабочих обязанностей», — говорит Елена Мурашова, генеральный директор «АМТ Консалт».
В целом же ситуация с коронавирусом позволила работодателям по-новому взглянуть на формат удалённой работы. «Возможно, в каких-то компаниях следствием этого станет изменение подходов к оплате труда в будущем — с привязкой в большей степени к результату работы, а не к тому, сколько часов работник провёл в офисе», — считает Анастасия Михайлова из «Черкизово».
Продумать схему посещения офиса
Ещё одна насущная проблема — организация регулирования количества сотрудников, одновременно присутствующих в офис. Понятно, что при численности компании в сотни и тысячи человек это должна быть автоматизированная система.
Например, в компании Cushman & Wakefield закреплённых за каждым сотрудником столов больше нет, действует система бронирования мест. «Посетить офис можно при помощи специальной системы бронирования, благодаря которой стало возможно контролировать количество сотрудников, единовременно присутствующих в офисе, а также соблюдение ими дистанции на рабочих местах, — рассказывает Никита Таранченко. — Регистрация происходит через приложение при помощи QR-кодов».
Учесть отраслевой фактор
Внедрение удалённого формата может быть более или менее сложным в зависимости от специфики той или иной отрасли.
По мнению Павла Попова, проще переходить технологичным компаниям, где множество процессов переплетены с ИТ. Сложнее переходить производственным компаниям, где «белые воротнички» работают либо не с централизованным софтом, либо и вовсе на бумаге.
Впрочем, от этого опыта компания любой отрасли может оказаться в выигрыше не только в плане эпидемиологической безопасности и соблюдения указов мэра. «Возможность удалённой работы становится одним из конкурентных преимуществ современной компании, позволяющих повысить привлекательность HR-бренда, нанять дефицитные кадры из разных регионов страны, снизить расходы на организацию рабочих мест и процессов в компании, предоставить возможность работать людям, вынужденным находиться дома по личным обстоятельствам», — уверена Елена Мурашова.