Развитые страны пересматривают подходы к аутсорсингу в государственном секторе. Одно из направлений, которое подвергается трансформации, в том числе и цифровой, — аутсорсинг функций бэк-офиса. Госучреждения получают существенную экономию и возможность предоставления более качественных услуг благодаря работе с надёжными внешними поставщиками инновационных решений на основе облачных вычислений, анализа больших данных и искусственного интеллекта.
Аутсорсинг: эффективно или нет?
Аутсорсинг в государственном управлении — привычная практика во многих странах. Но в последнее время там поднимается вопрос, насколько эффективно работает традиционный аутсорсинг. Например, 40 лет статистики британских властей показали, что аутсорсинг позволил здорово сэкономить в таких сферах госуслуг, как ремонт, уборка, вывоз мусора, кейтеринг. А вот результаты аутсорсинга функций бэк-офиса — ИТ, юридических сервисов, управления персоналом — были смешанными: в ряде случаев такой подход позволил сэкономить миллионы, но в других расходы не изменились или даже немного выросли. Авторы исследования подчёркивают, что правильно организованный аутсорсинг бэк-офиса может дать ряд преимуществ, включая экономию в десятки процентов. В частности, аутсорсинг функций HR давал британским госорганам экономию в 20—30%, а передача финансовых операций, ИТ и снабжения способствовала 25—50%-ному сокращению расходов.
25—30%
штатных расходов экономят британские госучреждения за счёт аутсорсинга финансовых, ИТ и клиентских функций
В России аутсорсинг бэк-офиса в госсекторе — новое веяние. По данным «Сбер Решений», о рынке этих услуг пока говорить рано: он только начинает формироваться. Его развитию мешают законодательные ограничения — бюджетные организации пока не в полной степени могут вести документооборот удалённо и в электронном формате. Во многих госучреждениях процессы недостаточно организованы, чтобы их легко можно было выделить для передачи аутсорсеру. Бывают и технологические сложности, связанные с теми программными платформами, которые используют организации.
Российский опыт
Госучреждения нашей страны начали передавать часть бизнес-процессов бэк-офиса на обслуживание внешним подрядчикам лишь в последние 2-3 года. Хотя первые проекты компания «Сбер Решения» начала реализовывать ещё в 2012 году, став основоположником этого рынка в России. Сейчас у компании 470 клиентов из госсектора, включая школы, детские сады, вузы, музеи, спортивные учреждения. В среднем они получают экономию от аутсорсинга учётных функций в 20—30%. Эта цифра зависит от степени технологичности организации, а также от того, насколько оптимально построены бизнес-процессы. Соответственно, результаты могут варьироваться.
Наибольшую пользу, по данным «Сбер Решений», от аутсорсинга учётных функций получают образовательные учреждения: школы, детские сады, библиотеки, вузы. С прошлого года эту форму услуг начал активно осваивать сектор здравоохранения и государственные унитарные предприятия.
Если говорить о столице, потенциальный экономический эффект по переводу на аутсорсинг только одного направления финансового учёта в образовательных учреждениях Москвы оценивается в 102 млн рублей в год. Централизация учётных функций может дать существенную экономию благодаря использованию единого облачного решения. В этом случае бюджетные учреждения не покупают лицензии на одинаковое ПО, а платят вместо этого за подписку. Внешний поставщик отвечает за стабильность и непрерывность работы системы, что также может дать дополнительную экономию на часах работы ИТ-специалиста.
102 млн ₽
потенциальная экономия за счёт перевода бэк-офиса образовательных учреждений Москвы на аутсорсинг (по оценке «Сбер Решений»)
Наибольшим спросом в России, по данным Сбербанка, пользуются услуги финансового аутсорсинга, включая бухгалтерский и налоговый учёт, подготовку и сдачу отчётности (в частности, МСФО). В последнее время стали востребованы сервисы по управлению персоналом: кадровый учёт и аудит, расчёт зарплаты, подготовка банковских документов по выплатам, составление регламентированной отчётности.
Учреждения культуры и образования раньше не уделяли большого внимания кадровому делопроизводству, как правило, эту работу выполнял бухгалтер по совместительству. Сейчас степень контроля со стороны государства по этим учётным функциям повысилась. С января этого года вступил в силу закон, позволяющий использовать электронные трудовые книжки. Поэтому всё чаще аутсорсеру передают часть бэк-офиса, связанную с HR.
Это соответствует общемировой практике. По результатам глобального исследования Deloitte ключевых трендов в области управления человеческим капиталом в госуправлении, проведённого в 2019 году, автоматизация станет ключевым фактором изменений в сфере HR в течение ближайших 3 лет. Об этом заявили 70% опрошенных в рамках исследования представителей госучреждений из 119 стран.
32%
госучреждений мира используют облачные HR-системы (Deloitte)
Инновации по доступной цене
По опыту компании «Сбер Решения», собранному за 8 лет работы с бюджетными организациями, эффективность аутсорсинга учётных функций измеряется не только в форме сокращения расходов. Качество этих процессов тоже меняется в лучшую сторону: повышается их прозрачность, точность, технологичность, скорость, гарантируется непрерывность. На ведение этих процессов у «Сбер Решений» уходит в среднем в 2 раза меньше трудозатрат, чем у клиента, благодаря использованию инноваций.
К примеру, компания «Сбер Решения» в своих продуктах использует «умную» систему распознавания документов, поступающих от заказчика: данные автоматически извлекаются, обрабатываются и передаются в учётную платформу. То есть технологии позволяют сократить количество ручного труда, уменьшить число ошибок — качество учёта значительно повышается. Электронный документооборот, который предлагает «Сбер Решения» и который пока в новинку в бюджетных организациях из социальной и образовательной сферы, также даёт другой уровень качества учётных процессов.
Deloitte приводит примеры американских бюджетных организаций, успешно использующих автоматизацию для удешевления и повышения качества своей работы.