Вынужденный перевод сотрудников на удалённый формат работы, казалось бы, влечёт за собой сплошные плюсы: экономится время на дорогу, не нужно поддерживать праздную беседу с коллегами, нет давления со стороны начальства, можно проводить больше времени с семьёй. Мечты о свободном графике и фрилансе стали реальностью. Но вместо всеобщей радости и роста эффективности пришло выгорание из-за нарушения привычного режима, схлопывания коммуникаций и нарастания тревожности. Решить проблему помогла перестройка рабочих процессов и адаптация сотрудников к новым условиям работы.

Весной 2020 года более 80% сотрудников «Контура» перешли на удалёнку. Технических проблем не было, так как наши команды часто находятся в разных городах и офисах. Собственные внутренние сервисы давно поддерживают удалённую работу.

Мы знаем, как важно на удалёнке поддерживать контакт с сотрудниками и оперативно решать рабочие проблемы. Выявить их помог регулярный инструмент сбора обратной связи — пульс-опросы, которые прежде проводились ежеквартально. В апреле опросы участились: сотрудники каждую неделю стали делиться своим настроением, а мы — оперативно решать вопросы коллектива и следить за атмосферой.

Опросы показали, что одним сотрудникам очень нравится удалённый формат работы, им бы хотелось продолжить. Другим нелегко перестроиться между рабочими и домашними делами, да и не каждый может организовать изолированное рабочее место дома, чтобы не отвлекаться на домочадцев. У сотрудников, которые ещё не обзавелись семьей, возникли сложности с социальной изоляцией.

Пять шагов по настройке пульс-опросов

Создайте опрос, например, в «Google Формах».

Лучше сделать анкету анонимной, а в конце добавить поле, где сотрудник может представиться, если захочет.

Сформулируйте простые вопросы: какое у тебя настроение сегодня; достаточно ли у тебя информации от руководителей; что тебя беспокоит; какие проблемы возникли на этой неделе?

Оценить состояние можно по шкале или написать развёрнутый ответ в специальном окне.

Проанализируйте ответы и предложите решение описанных проблем.

Чтобы новый режим работы не сказался на эффективности и эмоциональном состоянии сотрудников, мы запустили несколько активностей для адаптации к новым реалиям.

Перестраиваем процессы

В «Контуре» много лет работает внутренняя база знаний — «Вики». В период изоляции она наполнилась актуальными материалами: советами по адаптации и мотивации команд в условиях удалёнки, расшифровками новых нормативно-правовых актов, связанных с самоизоляцией и нерабочими днями, памятками по организации рабочего дня.

Шесть лет назад мы запустили внутреннюю корпоративную соцсеть «Стафф» — это собственная платформа, которая не уступает внешним соцсетям и позволяет быть в едином информационном поле. На этой площадке публикуются материалы по развитию. Сотрудники делятся опытом, обмениваются полезными советами о работе на удалёнке. Например, как удерживать внимание аудитории на онлайн-встречах или как восстановить границы рабочего дня и личного пространства.

В корпоративной соцсети мы поддерживаем флешмобы сотрудников, связанные с рабочей деятельностью и не только. Например, ребята показывали свои рабочие места на удалёнке, питомцев и домочадцев, которые «помогают» работать.

Поддерживаем эмоциональное состояние сотрудников

Мы запустили радио «Контур.ФМ»: каждое утро поднимаем друг другу настроение, настраиваемся на рабочий день в прямом эфире.

Корпоративный психолог «Контура» создал работающий на постоянной основе психологический клуб. На «заседаниях» дистанционно разбираются темы, связанные с настроением в изоляции, с тем, как управлять тревожностью и пережить сильные эмоции.

Корпоративные тренеры проводят вебинары о выгорании, управлении стрессом и гневом. По внутренней горячей линии «Есть контакт» эйчары и коучи помогают сотрудникам оперативно урегулировать разрывы обычных коммуникаций. Советуют, как сохранить эффективность, работая из дома; наладить общение с командой, чтобы не чувствовать себя одиноким; решают кадровые вопросы и снимают страхи сотрудников.

3 совета по настройке горячей линии для сотрудников

Создайте отдельный почтовый ящик для обращений и назначьте куратора.

Позвольте людям писать анонимно.

Подумайте, с какими вопросами к вам могут обращаться, и найдите специалистов, способных на них отвечать. Список тем помогут определить опросы сотрудников.

Переводим мероприятия в дистанционный формат

В сложной, нестабильной ситуации мы продолжаем искать и подбирать нужных компании специалистов — из ИТ-сферы, маркетинга, сегмента корпоративных продаж. Собеседования проводятся удалённо с помощью мессенджеров.

Продолжается работа со студентами. «Контур» давно проводит дистанционное обучение на онлайн-курсах «Контур.Академии» и на сайте ulearn.me. Нам удалось довольно быстро выработать и формат дистанционной практики для учащихся экономических и технических специальностей. Это поможет не потерять талантливых молодых специалистов.

Традиционная ежегодная конференция сотрудников впервые прошла в формате делового ТВ. В прямом эфире руководители «Контура» рассказали об итогах работы, целях компании на 2020 год, поделились последними новостями. Для этого в офисе компании создали мобильные студии. Нам помогали 6 видеооператоров, 2 звукорежиссёра, 2 техника-монтажника светового, звукового, сценического оборудования, 3 видеоинженера, светорежиссёр, проектный менеджер, 6 декораторов и 2 гримёра.

В конце апреля прошла корпоративная «Мозгобойня», в которой участвовали сотрудники, их семьи и друзья со всей России. В мае устроили онлайн-викторину «Техноквиз» для всего профессионального комьюнити разработки. Участвовало 115 команд, в том числе из Мюнхена, Риги, Иерусалима и Минска.

Сейчас в дистанционном формате проводятся стратегические сессии, подводятся итоги, планируется работа. Корпоративный университет нередко выступает модератором, помогая через фасилитационные технологии достичь результата.

В условиях неопределённости изменился подход к планированию — чаще корректируем курс, сверяемся с реальностью, быстрее принимаем решения. Мы сохраняем спокойствие, внимательно следим за развитием ситуации в стране и мире, решаем текущие задачи и работаем на будущее.