Планирование. Сформулировать задачу, составить план и следовать ему значительно проще и удобнее, чем хвататься за проблемы бессистемно. Кроме того, список дел позволяет отслеживать свой прогресс и помогает снизить психологический стресс, возникающий от мысли «я ничего не успеваю». Одна из популярных стратегий для этого — «правило 1-3-5»: за день старайтесь решить один важный вопрос, три средних и пять мелких.

Расстановка приоритетов. Чтобы работа продвигалась, необходимо найти баланс между срочностью и важностью задач. Воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра (того самого). Для каждого дела дайте ответы на вопросы: это срочно? это важно? Важные и одновременно срочные вопросы следует решать в первую очередь, потому что они уже «горят»; важные, но не срочные — во вторую и т. д.

Многие руководители предпочитают решать важные дела в первой половине дня. Так, основатель Amazon Джефф Безос неоднократно рассказывал, что даже важную проблему отложит на завтра, если она возникла после 17 часов: он знает, что к этому моменту его ментальный ресурс на минимуме, и принятое вечером решение вряд ли будет удачным.

Тайминг. Установите дедлайн для решения каждого вопроса, это поможет работать сфокусированно и более эффективно. В своей книге «Как работать по 4 часа в неделю…» предприниматель Тимоти Феррис пишет: «Поскольку у нас есть 8 рабочих часов, мы их занимаем. Если бы у нас было 15 часов, мы заняли бы чем-то и 15. А когда у нас чрезвычайная ситуация и необходимо закончить работу через два часа, мы чудесным образом доделываем всё за два часа».

Отказ от неважного. Желание сделать всё самому естественно, но способствует распылению усилий. Закон Парето в данном контексте можно сформулировать так: 20% затраченных ресурсов или усилий дают 80% результата. Соответственно, остальные 80% усилий дадут не больше 20% от общего результата. Дисбаланс может иметь разные пропорции, но он будет всегда. Успех в том, чтобы как можно точнее определить ключевые для себя 20% и сосредоточиться на них, а на остальное тратить меньше времени, например делегируя или отказываясь от нового задания. Даже если некоторые задачи будут решены неблестяще (или не решены вовсе), их значение для конечного результата не так велико.

Главное — начать. Социальный психолог, эксперт по мотивации и автоматическому поведению Джон Барг показал, что человек неосознанно хватается за неважные дела в ущерб важным задачам, так как мозг «боится» проектов, которые кажутся слишком сложными. Вот почему вы начинаете читать новости, есть или наводить порядок в доме вместо того, чтобы сесть за большой проект.

К счастью, есть эффект, открытый советским психологом Блюмой Зейгарник (эффект Зейгарник). Он состоит в том, что человек значительно лучше запоминает прерванные действия, чем завершённые, то есть что-то подталкивает нас к тому, чтобы закончить то, что было начато. Если вам приходилось дочитывать до конца скучную книгу, которую следовало бы бросить, это эффект Зейгарник. Чтобы использовать его в своих интересах, начните работу над задачей в любой форме: набросайте на листе этапы проекта и первые шаги, записывайте любые мысли, которые придут в голову, — даже мелочи могут перевести вопрос в статус «в процессе».

Спринты вместо марафона. Ночью мозг человека проходит циклы из нескольких фаз сна, каждый из которых длится около 90 минут. Такие же циклы действуют и в дневное время: примерно каждые 1,5 часа мозг постепенно становится то более, то менее бдительным. Это влияет на работоспособность, фокус внимания, принятие решений.

Вместо того чтобы сидеть над задачей постоянно, чередуйте периоды сфокусированной работы с отрезками отдыха. Согласно исследованиям шведского психолога Андерса Эрикссона, в этом секрет наиболее успешных музыкантов: они не тратят на занятия максимум времени, но используют его для глубокой, сосредоточенной практики.

Ритуалы продуктивности. За принятие решений и выполнение автоматических действий (привычек) отвечают разные зоны мозга. Привычки экономят его ресурс, чтобы мы могли делать две вещи одновременно, например переключать радио, пока ведём машину. Американский журналист, коуч и соавтор Дональда Трампа Тони Шварц предлагает использовать преимущества привычного поведения для оптимизации работы. Он называет этот приём «ритуалы продуктивности»: конкретные действия в конкретное время, доведённые до автоматизма.

Таким ритуалом может быть немедленное записывание появившихся новых задач и новых идей на любой носитель, чтобы не тратить время на запоминание и поиск в памяти. Или приём, который использует редактор Harvard Business Review Гретхен Гэветт: она не откладывает работу с письмами на потом и сразу решает, что делать с новым сообщением — отвечать на него или игнорировать. В первом случае она реагирует, не откладывая, во втором удаляет письмо, таким образом необходимость переключиться с текущей работы, найти и перечитать отпадает сама собой, а времени тратится почти вдвое меньше. 

Переключение контекста. Переключение с одной задачи на другую — процесс, который требует много ресурсов и очень заметно снижает продуктивность труда. Согласно известному исследованию психолога Джеральда Вайнберга, при переключении между двумя заданиями мы теряем 20% времени, которое тратим на работу. Если заданий три, издержки составят уже 40%. Если верить Atlassian (разработчику Trello и других приложений для управления проектами), ответив на письмо, мы тратим 16 минут на то, чтобы вернуться к проблеме, которой занимались перед получением письма. Так работает мозг: нам нужно вникнуть в задачу, вспомнить, на чём мы остановились в прошлый раз, «включить» те знания и навыки, которые необходимы для её выполнения.

Вот почему многие эксперты призывают стремиться не к многозадачности, а наоборот, к более вдумчивой работе над чем-то одним. Компьютер тоже теряет время на переключение контекста. И в некоторых случаях, когда задач становится слишком много, процессор начинает пробуксовывать: постоянно прыгая между ними, он перестаёт выполнять свои непосредственные «обязанности», например приложения перестают работать правильно.

У разработчиков процессоров есть два решения этой проблемы.

• Ограничить минимальное время, которое процессор тратит на каждую — любую — задачу.
• Задать условие, что компьютер не будет браться за новые задачи, если процессор и так работает на максимальной мощности.

Человек точно так же не должен игнорировать потерю ресурсов, неизбежную при многозадачности. Постоянное переключение между разными видами работы в конце концов приведёт к тому, что работа не будет продвигаться ни в одном из них. Выход: задать себе интервалы для работы без переключения. Какими они будут, зависит от количества задач. Согласно одному часто цитируемому исследованию, с точки зрения продуктивности идеальными можно считать 52 минуты неотрывной работы с 17-минутным отдыхом после этого отрезка, но это лишь средние цифры.

Объединение прерываний. Решение рабочих вопросов — это компромисс между пропускной способностью и возможностью быстро отреагировать на проблему. Если всегда реагировать сразу, время на выполнение задач неизбежно возрастёт. Если игнорировать все новые проблемы до решения уже существующих, скорость реагирования упадёт.

Брайан Кристиан и Том Гриффитс в книге «Алгоритмы для жизни: Простые способы принимать верные решения» предлагают такой способ найти этот компромисс. «Определите, насколько быстро вам необходимо реагировать, и, если хотите, чтобы работа продвигалась, не реагируйте быстрее».

В работе компьютерных процессоров этот метод называется «объединение (слияние) прерываний». Его суть в том, что, пока процессор выполняет одну задачу, он игнорирует другие до тех пор, пока не будет выполнен определённый объём работы или не истечёт заранее установленное количество времени.

Вот пример. Тим Феррис в своей книге предлагает простой способ не тратить лишнее время на проверку почты: назначьте себе конкретные интервалы, когда будете читать входящие. Сам Феррис делает это два раза в день: в 12 и 16 часов. «Никогда не проверяйте электронную почту утром, — настаивает он. — Вместо этого закончите свою самую важную задачу до 11:00, чтобы не использовать обед или чтение электронной почты как оправдание отсрочки».

Поляризация времени. Инженеры Google в сборнике статей о рабочих процессах в компании посвятили целую главу борьбе с тем, что отвлекает от важнейших задач. Они призывают сотрудников поляризовать своё время: в течение всего дня заниматься или основной работой, или мелкими побочными задачами, но не совмещать эти виды активности в один день. Когда речь идёт о командной игре, полезной идеей будет назначить одного из участников проекта ответственным за «прерывания» сегодня. Каждый день такой ответственный будет меняться, это позволит команде в целом быстрее продвигаться вперёд, но успевать реагировать на возникающие побочные вопросы.

Подобный подход используют сооснователь стартап-акселератора Y Combinator Пол Грэм, сооснователь Twitter Джек Дорси и инженер медиасервиса Buffer Харрисон Харниш. Последний, к примеру, отводит три дня в неделю на глубокую работу, требующую высокой концентрации, ещё два — на более дробные, разноплановые задачи.