Китай уже вышел из карантина, Европа постепенно выходит, а России этот путь пока только предстоит. Мы видим, что за границей социальное дистанцирование актуально даже после ослабления мер, предпринимаемых для борьбы с распространением вируса. Мир, наверное, не скоро вернётся к привычной жизни, да и опасения второй и третьей волны заболеваемости не дадут расслабиться. В итоге открывшиеся зарубежные офисы пока работают с определёнными требованиями безопасности, актуальность которых не утратится ещё долгое время.

Среди таких условий, например, введение посменного графика: кто-то из сотрудников приезжает в офис по понедельникам и средам, другие — по вторникам и четвергам. Кроме того, продолжает действовать и отказ от мероприятий, предполагающих скопление посетителей.

Параллельно руководства множества крупных компаний вводят определённые инструкции, которыми сотрудники должны будут пользоваться при возвращении на рабочие места. Именно так у нас и родилась идея разработать концепцию безопасного офиса.

6 правил

Технически такой протокол можно разделить на 6 основных правил:

Частое использование дизенфицирующих средств: это касается не только средств личной гигиены, но и более качественного и регулярного очищения всех офисных поверхностей.

Создание непересекающихся потоков: сотрудники офиса должны перемещаться в одном направлении вдоль указателей (знаков, напольных стрелок).

Рабочие места должны обеспечивать дистанцию между сотрудниками не менее 2 метров. Для этого необходимо также нанести особую разметку личных границ безопасности.

Передвигаться по офису можно только по часовой стрелке (если знаков не предусмотрено).

Максимально сократить использование переговорных комнат, а если это всё же необходимо, придерживаться определённых правил.

Сотрудники должны ежедневно забирать домой ноутбуки или клавиатуры. Также необходимо использовать персональные одноразовые бумажные покрытия для поверхностей рабочих станций.

Шахматная рассадка и удалёнка

В первую очередь мы рекомендуем проанализировать текущую рассадку сотрудников и состояние офисных инженерных систем (особенно тех, которые отвечают за кондиционирование и очистку воздуха; впрочем, существует целый чек-лист). В компании есть специальный отдел, состоящий из архитекторов и специалистов инженерных систем — они могут предложить новые варианты, более безопасные. Например, если раньше в офисе было 100 рабочих мест и 100 сотрудников, то теперь то же самое количество сотрудников разместить на тех же местах не выйдет, иначе будет нарушено правило дистанцирования. Максимум удастся разместить 70 человек, но лучше 50. Можно даже обойтись без перестановки мебели: достаточно рассадить сотрудников в шахматном порядке.

А ещё можно перевести часть сотрудников на удалённую работу — этот вариант подходит не всем, и тем не менее рассмотреть вопрос всё-таки можно.

Далее идут протоколы, помогающие правильно передвигаться по офису, например только по часовой стрелке. Напоминать об этом могут не только стрелки на полу, но и размещённые в офисе плакаты. Они же будут напоминать и правила безопасности в местах общего пользования: на кухнях, около кулеров, даже в туалетах. Важно донести до сотрудников необходимость временного отказа от встреч с целью поболтать, поэтому, например, на кухнях можно разметить точки, на которых смогут находиться сотрудники. Среди других «кухонных» мер безопасности — использование одноразовой посуды.

Переговорные комнаты — ещё один камень преткновения. Многим компаниям мы рекомендуем если и не отказаться от них совсем, то оставить их использование определённому человеку. Но всё же в ближайшие 3 месяца все встречи лучше продолжать в онлайн-режиме.

Сократить площадь или увеличить?

Основные запросы в агентство поступают от крупных компаний, офисы которых по площади занимают 13 000—17 000 м². Концепции здесь получаются сложными, но и в этих случаях начинать приходится с определения, кто будет ходить в офис, а кто сможет работать и на удалёнке. Для этого проводятся интервью, по итогам которых рисуются графики посещения офисов.

Второй этап часто предполагает реконцепцию площадей: выясняется, что многие (чаще всего это касается, опять же, крупных компаний) в кризис не могут позволить себе такие большие офисы, как раньше. Уже сейчас наши аналитики видят, что многие компании сокращают зоны для встреч с клиентами, а начальство пересаживается в опенспейсы, отдавая свои кабинеты под те же переговорные комнаты.

Чаще всего мы работаем непосредственно с работодателями, которые хотят переделать занимаемую ими площадь в бизнес-центре, но иногда в агентство обращаются и собственники всего здания, готовые заняться «антивирусной» безопасностью и общих зон: холлов, лифтов, мест ожидания курьеров. Так в лифтах уже появляются разметки для социального дистанцирования, да и кнопки в этих лифтах, наверное, скоро можно будет заменить бесконтактными технологиями, допускают в агентстве.

Где слабое звено?

Слабых мест у концепции немного, но они всё же есть. Возможно, кто-то из сотрудников будет относиться к идее беспечно или попытается саботировать новые правила, пока начальство не видит. Тут поможет спланированная навигация и качественные плакаты, постоянно напоминающие, например, о необходимости мытья рук. В итоге нарушать просто не захочется — необходимость соблюдения мер безопасности просто отложится на подкорке. Кроме того, можно ввести в компаниях обязательное подписание своеобразной должностной инструкции, обязывающей сотрудников подчиняться правилам — это неплохо стимулирует. Большинство новых сотрудников без проблем подписывают и выполняют правила пожарной безопасности — здесь тот же принцип.