• Интересное

Проверка удалёнкой. Как организовать управление дистанционной командой

Анна Зырянова

Анна Зырянова

основатель и руководитель проекта «СелфМама», сооснователь сервиса по поиску удалённой работы WorkAtHome
  • 6 мин
  • 883

В сложной ситуации, в которой мы все сейчас оказались, в задачи руководителя входит максимальное техническое обеспечение удалённой команды, а также создание рабочей среды и эмоциональная поддержка сотрудников на их новых рабочих местах, особенно сотрудников с маленькими детьми дома. Как за всем уследить и не сбавить темп достижения поставленных целей? В нашей давно уже удалённой команде «СелфМама» себя зарекомендовали следующие правила.

Планирование дня. Рабочий день должен быть спланирован таким образом, чтобы в расписание были включены и бытовые задачи. Если нет помощников, которые сходят в магазин или сварят суп детям, значит, в течение рабочего дня сотрудникам самим придётся решать эти задачи. Я убеждена, что хороший руководитель удалённой команды любого размера должен знать, как организован «семейный менеджмент» у каждого из её членов. И ставить задачи, распределять обязанности с учётом этих обстоятельств. Планировать все звонки и рабочие встречи с учётом графика других сотрудников, пожалуй, самое сложное в дистанционной работе удалённо. Но это важно. Дети растут. Пандемии заканчиваются. А вот хороших сотрудников растить приходится долго. Поэтому внимание к людям и их семейным заботам входит в задачи руководителя удалённой команды.

Организация рабочего места. Рабочее место удалённого сотрудника — это его дом. В офисе я точно знаю, кто принимает звонки, а кто закупает бумагу и картриджи. А кто это делает в хоум-офисе? Хороший руководитель удалённой команды обеспечивает в том числе и организацию рабочего места удалённого сотрудника. Как минимум — закупку расходных материалов. Как максимум — аренду коворкинга (например, если сотрудник физически находится в другом городе и работает оттуда).

Максимальное использование технологий организации рабочего дня и быта (общий Google-календарь, Zoom, Trello, WhatsApp, Snapchat и другие). Я всегда рекомендую использовать для работы один из сервисов для организации работы удалённой команды, например Trello. Мы уже давно пользуемся им, и все рабочие процессы у нас сосредоточены там: в любой момент руководитель и сотрудник может зайти и увидеть свои задачи, вспомнить о сроках, посмотреть все карточки и доски, к которым он прикреплен — это своего рода ежедневник для всех. У нас есть backlog (англ. — список задач), мы создаём отдельные доски для глобальных долгосрочных проектов, и на каждой доске существуют списки по направлениям работы (PR, маркетинг, отдел продаж, техническая поддержка и другие), за каждым членом команды закреплена своя карточка-задача со своим сроком выполнения. И руководитель может в любое время увидеть загруженность каждого сотрудника, количество выполненных задач и при необходимости добавить новые или перераспределить существующие задачи для достижения лучшего результата. И эффективность работы удалённой команды лучше всего оценивается так.

Ещё один важный принцип оценки эффективности удалённой команды — частая обратная связь по задачам. Когда вы лишены возможности ежедневно видеть друг друга и считывать невербальные сигналы, очень важно говорить сотрудникам о том, что получилось хорошо, а что требует доработки, и не забывать говорить спасибо.

Раз в неделю мы с командой обязательно встречались в офисе и каждую встречу начинали с эмоциональной разрядки: это разговоры на нерабочие темы, болтовня и смех. Я уверена, что это очень важно для плодотворной работы. Потому что живое, невербальное общение не заменит онлайн-встречи. Ведь при встречах «лицом к лицу» ты можешь наблюдать за человеком в работе, за тем, как он реагирует на критику, похвалы и прочее. Для нас встречи раз в неделю вполне достаточно, но при этом у нас есть часть команды, которая работает далеко от основного офиса — в Риге, Новосибирске и Кемерово, и для них эти встречи всегда в онлайн. С ними мы встречаемся раз в год на стратсессиях, где обсуждаем наши планы на год, занимаемся долгосрочным планированием.

Конечно, плановая работа дистанционной команды и экстренный переход «на удалёнку», да ещё в связи с настолько стрессовыми событиями вокруг — это, как говорится, «две большие разницы». Поэтому вот ещё пара новых правил, которые я для себя выработала в последние недели.

Точно знаю, что постоянные звонки и сообщения в мессенджерах только раздражают сотрудников. Если у вас есть дедлайн, тогда все, в том числе и руководитель, должны на него ориентироваться и без повода сотрудника не беспокоить. Идеально, если ваши онлайн-собрания будут проходить по еженедельному расписанию (по крайней мере общее собрание), потому что определённость в современных условиях нам всем не помешает. Очень важно, чтобы рабочее время (которое было установлено до карантина) соблюдалось и сейчас.

И про дресс-код. Если раньше среди лайфхаков, которые я перечисляла для наилучшей организации удалённой работы, на первом месте было: не работать в домашней одежде, то теперь, когда я сама постоянно работаю удалённо, я всем советую работать в том, в чём вам удобно. Это моя адаптация к обстоятельствам и попытка хоть как-то снизить уровень стресса из-за ситуации с карантином.

На мой взгляд, самая распространённая ошибка руководителя — это делать вид, что при работе из дома ничего не меняется. Это не так. Самое важное, за чем нужно следить при удалённой работе, — за эмоциональным состоянием сотрудников. Когда твой дом превращается в офис, трудно понять, где заканчивается работа и начинается личная жизнь. Это создаёт все условия для выгорания как для сотрудников с детьми, так и для сотрудников, проживающих в одиночестве. Если сотрудник выходит из офиса в 9 вечера, он хотя бы «меняет картинку»: едет в лифте, выходит из офиса, заходит по дороге в магазин, едет на машине или на транспорте домой. Так или иначе происходит переключение на режим «личная жизнь». А дома такого переключения не происходит. Конечно, это удобно, когда люди работают 24/7, как роботы. Но потом ты теряешь хороших сотрудников из-за того, что они выгорают и начинают ненавидеть свою работу.

Кроме того, люди ведь по-разному переносят вынужденную изоляцию, не всем в принципе подходит удалённая работа, поэтому поговорить, подойти индивидуально и помочь словом и делом в таком случае — необходимость. Убеждена, что сейчас время не жёстких правил, время поддержки и подбадривания.

      Читайте ещё