Бизнес-карты
Карты для бизнеса — круглосуточный доступ к средствам на расчётном счёте и привилегиям по всему миру
Интересное
Сундук с золотыми монетами: какие неожиданные расходы возникают у сотрудников компаний?
29 октября 2020
6 минут
Поделиться в соцсетях
Сбор отчётов о расходах у сотрудников — вечная головная боль финансового отдела. Но иногда среди привычных поездок на такси и бизнес-ланчей встречаются самые неожиданные траты.
Маски и антисептики
Привычные отчёты о представительских расходах могут включать бизнес-ланч, кейтеринг или сувениры для встречи делегации в офисе. Но сегодня бухгалтеры многих компаний ломают голову над тем, можно или нельзя отнести к представительским расходам закупку санитайзеров для протирания поверхностей, а также масок и перчаток для гостей. Ответ простой: если эти расходники нужны для деловых переговоров, то вполне. Стоит иметь в виду, что Министерство труда разрешило оплачивать средства противовирусной защиты из страховых взносов. В таком случае учитывать расходы на них лучше отдельно от других затрат на проведение деловых встреч. Поскольку маски и перчатки часто заканчиваются в самое неподходящее время, сотрудникам, отвечающим за встречу гостей в офисе или отправляющимся на внешнюю встречу, не помешает выдать бизнес-карту для оплаты подобных накладных расходов.
Павлопосадские платки, гжель и водка
В некоторых странах подарки — неотъемлемая часть деловой культуры. Например, дарить (и принимать) сувениры на переговорах любят в Китае. Китаевед и переводчик Константин Батанов подсказывает, что можно ограничиться символическими презентами для всей делегации: жители этой страны любят всё, что связано с национальной культурой, народными промыслами. Подойдут, например, конфеты, расписная керамика, текстиль или алкоголь в красивых бутылках. На запросы финансистов Минфин разъяснил, что не против признавать их легитимным видом представительских расходов. Тут, правда, открывается поле для частных злоупотреблений. Чтобы подстраховаться от неоправданно высоких (и трудно проверяемых) расходов на «сувениры партнёрам» из дьюти-фри, компания может выбрать и закупить подарки заранее. Хотя проще и эффективнее для таких сценариев — выдать делегатам за рубеж бизнес-карты с заранее ограниченными лимитами. Тогда не придётся списывать партию просроченного шоколада в случае отмены запланированных поездок.
«Мерч» для соцсетей
Бухгалтер, не знакомый с миром SMM, может сильно удивиться, получив от контент-менеджера отчёт о покупке сундука с золотыми монетами или набора для выживания, необходимых для проведения розыгрыша среди подписчиков. В отличие от планируемых на год больших статей маркетинговых расходов, у SMM- и event-менеджеров бывает потребность быстро купить призы для конкурса, заказать декор для оформления помещения, напечатать стикеры и т. п. Суть и объём этих расходов зачастую решаются на ходу, поэтому и для финансиста, и для сотрудника будет удобно не согласовывать каждую покупку, а иметь нужный лимит на бизнес-карте и отчитываться только по фактическим тратам.
Номер в отеле для чеснока
Можно ли отнести расходы на транспорт к месту деловой встречи в представительские? По российским законам — да. Расходы на отель? Тоже.
А если сотрудник решил добираться на встречу на вертолёте? Или снял отдельный номер для образцов чеснока, которые он вёз на выставку? И то, и другое — реальные примеры расходов из отчётов сотрудников американских компаний. Помимо закона, бухгалтерам во всех странах приходится опираться на опыт, здравый смысл и инструменты, помогающие поддерживать финансовую дисциплину. Не лишним будет и обучение сотрудников, которые впервые получают бизнес-карту, тому, как правильно ей пользоваться, на что можно и нельзя тратить деньги.
