Top.Mail.Ru
СБЕР Про | Медиа
  • Транспорт

Транспортные перемены: что принесёт бизнесу перевод делопроизводства в цифру

Ксения Хизова

Ксения Хизова

директор по продуктам и развитию бизнеса СберКоруса
  • 6 мин
  • 782

Транспортные компании, перевозчики и индустрия ритейла давно обсуждают грядущие перемены в транспортном документообороте. Наконец наступила ясность: Минтранс РФ планирует перевести в электронный вид 90% документов, связанных с автомобильными перевозками.

Совещание у Президента РФ

Введение обязательного оформления электронных транспортных накладных (ЭТрН) обсуждается с января 2018 года. Участники рынка и эксперты высказывали общее недоверие к электронному формату и задавали вопросы об устойчивости и надёжности систем электронного документооборота с учётом онлайн-специфики отображения данных при перевозках. Кроме того, участники рынка выражали сомнение в готовности транспортных компаний подключаться к новым системам. Но ни одно обсуждение не давало полного понимания будущего.

Источник: www.kremlin.ru

Ясность наступила после совещания Президента РФ Владимира Путина с членами правительства, где министр транспорта РФ рассказал об инициативах внедрения электронного документооборота в транспортной отрасли. Сразу после совещания Президент РФ попросил министра приехать в Кремль и лично доложить о нововведениях.

Пока добровольно, через год — обязательно

Первое время грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и надзорные органы могут перейти на ЭТрН добровольно. Но уже в 2023 году, по словам министра, использование цифровых накладных станет обязательным. Сейчас министерство готовит соответствующее предложение правительству.

Что известно из доклада министра транспорта:

с 1 января 2022 года в силу вступит Закон об электронной транспортной накладной, приравнивающий её к бумажной;

с 1 января 2022 года в электронный вид будут переведены заказ-наряд и сопроводительная ведомость;

Минтранс вместе с ФНС и отраслевыми организациями планирует до конца 2021 года обеспечить издание необходимых подзаконных актов;

Минтранс планирует перевести в электронный вид путевые листы и уже подготовил законопроект, который внесёт в правительство до конца 2021 года.

Почему эти перемены — к лучшему

После внедрения ЭТрН значительно ускорится оборот денежных средств. Информация о сдаче груза будет попадать в систему мгновенно, а значит, так же мгновенно появится основание для перечисления денежных средств за услуги по транспортировке груза.

В рамках госплатформы и за счёт услуг провайдеров ЭДО откроется постоянный доступ к архиву всех документов, а также будет полностью исключена их потеря (сейчас российские компании теряют не менее 15% первичных транспортных документов).

Сокращение количества бумаг упростит процесс получения документов, увеличит скорость перевозок и снизит стоимость товаров на полках российских магазинов, поскольку в цены заложены транспортные издержки.

В 2020 году в России было напечатано около 3 млрд транспортных накладных. Это эквивалентно 700 заполненным бумагой железнодорожным вагонам. Стоимость затрат на один бумажный документ составляет около 100 руб.

Перевод документооборота в электронный вид поможет защитить людей от коронавируса, избавив их от необходимости подавать бумаги лично. Не менее важный фактор — вывод из серой зоны недобросовестных участников рынка и увеличение налоговых доходов бюджета России.

Что делать прямо сейчас

Всем участникам транспортного рынка лучше уже сегодня начать подготовку к переходу на ЭТрН. Нужно определить необходимую в рамках текущих бизнес-процессов цепочку документов, попадающих под цифровизацию, согласовать с ответственными подразделениями (логистика, финансы, бухгалтерия) и поставить задачи на разработку IT-службам и провайдерам ЭДО.

Четыре шага к успешной цифровизации логистики:

Шаг 1. Выбрать методику работы.

Можно организовать электронный документооборот как через веб-интерфейс, так и через глубокую интеграцию в ваши системы.

Шаг 2. Определить необходимую в рамках текущих бизнес-процессов цепочку документов.

Менеджменту компании нужно понять, какие из используемых в компании документов попадают под обязательную цифровизацию, и поставить задачу на разработку ИT-службам и провайдерам ЭДО.

Шаг 3. Создать список необходимых доработок.

Список документов для цифровизации передаётся в ИT-департамент, который определяет архитектуру процесса и составляет бэклог задач цифровизации.

Шаг 4. Создать календарный план внедрения и провести информирование сотрудников, которые работают с документами, подлежащими цифровизации (включая обучение работе в цифровых средах).

Какие решения есть на рынке

Главные задачи внедрения ЭТрН СберКоруса — исключить возможность потери или порчи документов, ускорить процесс получения скорректированных документов от контрагентов, а также гарантировать быструю подготовку документов к налоговым проверкам. Автоматизация процессов оформления грузоперевозок должна поставить под контроль всю цепочку доставки и подписания транспортных документов и оптимизировать временные и финансовые затраты компаний на каждом этапе.

Какие документы можно передавать в электронном виде через решение СберКоруса:

ЭТрН;

заявка на транспортно-экспедиционные услуги (с возможностью её корректировки и мониторинга на каждом этапе);

поручение экспедитору;

экспедиторская расписка;

электронный реестр рейсов;

электронный УПД за транспортные услуги.

Команда СберКорус в кратчайшие сроки создала удобный веб-интерфейс для всех участников документооборота и реализовала интеграцию со всеми учётными системами от 1С до SAP обмена документами в удобном xml-формате с подписанием документов усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП).

ЭТрН и другие цифровые документы доступны всем участникам перевозки в тот же момент, когда прошло подписание, это значительно ускоряет оборачиваемость первичной логистической документации и может сэкономить значительные денежные средства.

Эта статья была вам полезна?

Читайте ещё