Транспортные компании, перевозчики и индустрия ритейла давно обсуждают грядущие перемены в транспортном документообороте. Наконец наступила ясность: Минтранс РФ планирует перевести в электронный вид 90% документов, связанных с автомобильными перевозками.
Совещание у Президента РФ
Введение обязательного оформления электронных транспортных накладных (ЭТрН) обсуждается с января 2018 года. Участники рынка и эксперты высказывали общее недоверие к электронному формату и задавали вопросы об устойчивости и надёжности систем электронного документооборота с учётом онлайн-специфики отображения данных при перевозках. Кроме того, участники рынка выражали сомнение в готовности транспортных компаний подключаться к новым системам. Но ни одно обсуждение не давало полного понимания будущего.
Ясность наступила после совещания Президента РФ Владимира Путина с членами правительства, где министр транспорта РФ рассказал об инициативах внедрения электронного документооборота в транспортной отрасли. Сразу после совещания Президент РФ попросил министра приехать в Кремль и лично доложить о нововведениях.
Пока добровольно, через год — обязательно
Первое время грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и надзорные органы могут перейти на ЭТрН добровольно. Но уже в 2023 году, по словам министра, использование цифровых накладных станет обязательным. Сейчас министерство готовит соответствующее предложение правительству.
Что известно из доклада министра транспорта:
Почему эти перемены — к лучшему
После внедрения ЭТрН значительно ускорится оборот денежных средств. Информация о сдаче груза будет попадать в систему мгновенно, а значит, так же мгновенно появится основание для перечисления денежных средств за услуги по транспортировке груза.
В рамках госплатформы и за счёт услуг провайдеров ЭДО откроется постоянный доступ к архиву всех документов, а также будет полностью исключена их потеря (сейчас российские компании теряют не менее 15% первичных транспортных документов).
Сокращение количества бумаг упростит процесс получения документов, увеличит скорость перевозок и снизит стоимость товаров на полках российских магазинов, поскольку в цены заложены транспортные издержки.
В 2020 году в России было напечатано около 3 млрд транспортных накладных. Это эквивалентно 700 заполненным бумагой железнодорожным вагонам. Стоимость затрат на один бумажный документ составляет около 100 руб.
Перевод документооборота в электронный вид поможет защитить людей от коронавируса, избавив их от необходимости подавать бумаги лично. Не менее важный фактор — вывод из серой зоны недобросовестных участников рынка и увеличение налоговых доходов бюджета России.
Что делать прямо сейчас
Всем участникам транспортного рынка лучше уже сегодня начать подготовку к переходу на ЭТрН. Нужно определить необходимую в рамках текущих бизнес-процессов цепочку документов, попадающих под цифровизацию, согласовать с ответственными подразделениями (логистика, финансы, бухгалтерия) и поставить задачи на разработку IT-службам и провайдерам ЭДО.
Четыре шага к успешной цифровизации логистики:
Шаг 1. Выбрать методику работы.
Можно организовать электронный документооборот как через веб-интерфейс, так и через глубокую интеграцию в ваши системы.
Шаг 2. Определить необходимую в рамках текущих бизнес-процессов цепочку документов.
Менеджменту компании нужно понять, какие из используемых в компании документов попадают под обязательную цифровизацию, и поставить задачу на разработку ИT-службам и провайдерам ЭДО.
Шаг 3. Создать список необходимых доработок.
Список документов для цифровизации передаётся в ИT-департамент, который определяет архитектуру процесса и составляет бэклог задач цифровизации.
Шаг 4. Создать календарный план внедрения и провести информирование сотрудников, которые работают с документами, подлежащими цифровизации (включая обучение работе в цифровых средах).
Какие решения есть на рынке
Главные задачи внедрения ЭТрН СберКоруса — исключить возможность потери или порчи документов, ускорить процесс получения скорректированных документов от контрагентов, а также гарантировать быструю подготовку документов к налоговым проверкам. Автоматизация процессов оформления грузоперевозок должна поставить под контроль всю цепочку доставки и подписания транспортных документов и оптимизировать временные и финансовые затраты компаний на каждом этапе.
Какие документы можно передавать в электронном виде через решение СберКоруса:
Команда СберКорус в кратчайшие сроки создала удобный веб-интерфейс для всех участников документооборота и реализовала интеграцию со всеми учётными системами от 1С до SAP обмена документами в удобном xml-формате с подписанием документов усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП).
ЭТрН и другие цифровые документы доступны всем участникам перевозки в тот же момент, когда прошло подписание, это значительно ускоряет оборачиваемость первичной логистической документации и может сэкономить значительные денежные средства.