Экономия расходов

Крупная федеральная компания может тратить на командировки сотрудников до 1,5 млрд рублей в год. Командировки бывают очень разными: от поездки первых лиц на международный форум до пересменки персонала, работающего вахтовым методом. Для организации деловых поездок крупные компании пользуются услугами специализированных тревел-агентств либо нанимают тревел-менеджера в штат. Оба варианта имеют потенциал для оптимизации.

«Вкомандировке» — это платформа онлайн-бронирования, которая построена по модульному принципу и может быть доработана под любые индивидуальные требования и запросы клиента, чтобы полностью соответствовать его бизнес-процессам. Сервис автоматизирует покупку любых тревел-услуг для сотрудников и процесс документального сопровождения командировки. Пользуясь «Вкомандировке», крупный клиент может сэкономить до 35% от общих командировочных расходов за счёт оптимизации планирования поездок и более выгодного ценообразования.

Сервис легко интегрируется во все основные ERP-системы (1С, Oracle, SAP и другие), что обеспечивает автоматическое оформление авансовых отчётов и закрывающих документов. При бронировании перелёта и гостиницы система учитывает полученные от клиента актуальные данные о должности и статусе командированного сотрудника, его принадлежности к тому или иному центру затрат, допустимых лимитах.

Минимизация рисков

Мы придерживаемся стратегии работы с непосредственными поставщиками услуг — авиакомпаниями и отелями. Зависимость от посредников — это большой бизнес-риск. Если кто-то из контрагентов внезапно прекратит деятельность, это может негативно отразиться на клиентах.

По авиаперевозкам мы напрямую сотрудничаем с S7, «Аэрофлотом» и «Победой». Также работаем с Транспортной клиринговой палатой РФ (ТКП), это национальная система взаиморасчётов на воздушном транспорте, которая обеспечивает нас предложениями от небольших региональных авиакомпаний. Для бронирования билетов на международные рейсы используем классические GDS (глобальные дистрибутивные системы бронирования) Galileo и Amadeus.

Контрактование отелей — это более длительный процесс. На текущем этапе мы ещё пользуемся услугами b2b-поставщиков туристических услуг, но те отели, которые нужны нашим клиентам для регулярного размещения, мы контрактуем напрямую. На данный момент прямые договоры подписаны с несколькими десятками отелей, также мы ведём переговоры с сетями.

Возможности для крупного бизнеса

Сервис «Вкомандировке» стартовал в сентябре 2019 года. К настоящему моменту у нас есть крупные клиенты из ритейла, телекома, FMCG и нефтегазового сектора и более 500 клиентов из малого и среднего бизнеса. Под крупным бизнесом мы подразумеваем компании с оборотом свыше 20 млн рублей в год на командировочные поездки. Фактически наши крупные клиенты тратят на организацию командировок около 200 млн рублей в год.

У нас есть несколько крупных клиентов, у которых сотрудники работают вахтовым методом. Мы смогли полностью автоматизировать планирование работы вахтовиков, и это не просто история про «собрать всех на один чартер и привезти на месторождение». Синхронизированы все процессы по сбору и координации сотрудников из разных городов, чтобы к месту вахты они приезжали одновременно и пересменок происходил максимально быстро. Это экономит для клиентов время и трудозатраты на организацию командировочного процесса.

Работа с крупными клиентами имеет свою специфику. Мы проходим проверку внутренней службы безопасности практически в каждой крупной компании, особенно если это сектор машиностроения или строительство с госучастием. Мы работаем в полностью защищённом контуре и имеем все необходимые сертификаты и лицензии в области безопасности.

Многие крупные и известные компании, имея потребность в наших услугах, пока предпочитают работать в офлайн-режиме, оставляя заявки по электронной почте или телефону. Таких клиентов мы тоже готовы поддержать — с оформлением услуг им помогут наши профессиональные тревел-агенты.

Мы готовы вести таких клиентов, постепенно знакомить их с возможностями цифрового онлайн-сервиса, показывать демо, объяснять, как это помогает сэкономить время и ресурсы. Постепенно они придут к автоматизации, оставаясь нашими лояльными клиентами.

Оперативность

Но даже компании с максимально оцифрованными бизнес-процессами сталкиваются с ситуациями, когда требуется вмешательство специалиста. Ни один алгоритм не сможет помочь человеку, который в три часа ночи не может заселиться в отель в Ханты-Мансийске из-за экстренного отключения электричества. Для подобных случаев за каждым крупным клиентом закреплён персональный менеджер. В режиме 24/7 он находится на связи и готов прийти на помощь, если вопрос клиента требует оперативного решения. В соответствии с внутренним протоколом в течение 15 минут после обращения клиента мы должны предложить вариант решения проблемы.

Безусловно, автоматизируется всё, что можно автоматизировать. Но если с авиакомпаниями всё более-менее стандартно, то онлайн-доступ к информации по наличию номеров, условий размещения и прочих деталей есть далеко не везде.

Расширение функционала

С начала 2021 года сервис «Вкомандировке» активно наращивает функционал. Недавно добавлена возможность приобретать любые тревел-услуги, в том числе железнодорожные и авиабилеты, страховки, трансферы и отели без оформления командировочного сопровождения — по договору оферты. Это очень удобно для компаний, которые хотят протестировать наш сервис, а также клиентов с небольшим объёмом командировок. Идёт доработка модуля расчёта экономии от использования сервиса, он будет доступен клиентам в личном кабинете. Также в перспективе — запуск мобильного приложения.

А ещё мы планируем предлагать консалтинговые услуги в секторе экономики авиаперевозок, наземного транспорта, планирования вахтовых перемещений. Будучи центром экспертизы и компетенций в туристической индустрии, мы можем делать качественную и востребованную аналитику.