Умный протокол. Как в Happywear внедрили AI-сервис для работы на совещаниях

Компания Happywear («Хеппивеар Юг») с 2012 года занимается поставками одежды и обуви различных брендов и развивает собственное производство под маркой Happyfox. Одна из ключевых стратегий роста — активная работа на маркетплейсах. Ассортимент включает около 3000 товарных позиций, в штате — более 500 сотрудников.

Для оптимизации процессов в организации внедряют цифровые технологии. Например, разработали систему управления ценами на маркетплейсах, а для автоматизации работы с обращениями клиентов используют нейросеть.

Рассказываем, зачем компания разработала умный сервис для проведения совещаний и к каким результатам это привело. 

Проблема

Еженедельно в компании проходят более 100 рабочих обсуждений с участием сотрудников 15 подразделений — от производства и закупок до маркетинга и продаж. Каждое совещание рождает ценные идеи, формируются новые задачи в рамках проектов — со сроками и ответственными за исполнение. 

Когда точек принятия решений становится сотни в месяц, люди перестают удерживать в голове всю картину. Поручения теряются в чатах и заметках, ответственность размывается. Ключевые сотрудники тратили до 15% рабочего времени на поиск договорённостей и восстановление контекста. Эффективность кросс-функциональных проектов упала на 30% из-за несогласованности между отделами, вызванной разной интерпретацией итогов встреч. 

Решение

Руководство компании приняло решение внедрить интеллектуальную систему, которая поможет превратить совещания из источника хаоса в управляемый поток информации. 

AI-сервис в режиме реального времени:

• записывает аудио, распознает речь и преобразует её в текст;
• большая языковая модель анализирует полученный текст, автоматически выделяет ключевые элементы, структурирует информацию и готовит отчёт по итогам совещания.

Технологии

• Сервис транскрипции SaluteSpeech распознаёт русскую речь, автоматически сегментирует диалог по участникам, определяет завершение каждой реплики говорящего, обеспечивая правильное разделение текста. Сервис эффективно фильтрует посторонние звуки, что особенно полезно в шумных пространствах. SaluteSpeech грамотно расставляет знаки препинания в тексте, улучшая восприятие смысла текста.
• Большая языковая модель GigaChat анализирует текстовую расшифровку и  идентифицирует ключевые сущности: фиксирует принятые решения, вычленяет конкретные задачи, определяет сроки и ответственных сотрудников и формирует структурированный протокол совещания.
• Интерфейс приложения (фронтенд) с использованием библиотеки React позволяет создать интуитивно понятный и отзывчивый дизайн.
• Серверная часть приложения (бэкенд) — на основе фреймворка Django — обеспечивает надёжность, безопасность и масштабируемость архитектуры.
• Язык программирования Python — для бэкенда, обработки данных, интеграции с сервисом транскрибации и моделью искусственного интеллекта. 
• Технология PWA (от англ. progressive web app — «прогрессивное веб-приложение») трансформирует сайт в приложение — достаточно добавить иконку на экран компьютера или смартфона. 

Сложности

На этапе MVP (от англ. minimum viable product — «минимально жизнеспособный продукт») сервис не выдерживал нагрузку, если параллельно проходило несколько длительных совещаний. Задержки в обработке аудио приводили к долгому формированию отчётов и даже их потере. Устранить проблему помог рефакторинг кода (улучшение внутренней структуры программы). Обработку аудио и работу с языковой моделью выделили в отдельные, независимо масштабируемые микросервисы. Это позволило гибко распределять вычислительные ресурсы и обеспечить стабильную скорость в пиковый период.

Этапы работы

• Март — апрель 2025 года. Проектирование решения: формирование архитектуры, выбор ключевых технологий (Python, Django, React). Интеграция с SaluteSpeech и GigaChat. Создание рабочего прототипа сервиса, способного записывать и расшифровывать короткие диалоги с базовым структурированием.
• Май — июнь 2025 года. Тестирование системы в отделах маркетинга и ИТ: сбор обратной связи, фиксация ошибок. Доработка интерфейса и логики работы сервиса.
• Июль 2025 года. Финальная доработка сервиса: рефакторинг кода для обеспечения стабильности при высоких нагрузках, реализация PWA-версии для мобильных устройств. Обучение сотрудников работе с приложением и масштабирование сервиса на всю компанию. 
• Октябрь — декабрь 2025 года. Интеграция сервиса с цифровой платформой для проведения совещаний: позволяет в режиме реального времени создавать структурированные отчёты не только по итогам очных встреч в переговорных комнатах, но и для онлайн-дискуссий. Это обеспечивает единый стандарт документирования принимаемых в компании решений.

Результат 

Внедрение AI-сервиса для совещаний стало важным этапом цифровой трансформации компании. Теперь все решения фиксируются, а поручения направляются ответственным лицам. Сотрудники отмечают заметный прирост операционной эффективности: не нужно тратить время на «раскопки» информации по итогам встреч — можно направить ресурсы на выполнение прямых рабочих задач. 

• 15% рабочего времени ключевых сотрудников сэкономлено благодаря автоматизации подготовки отчётов по итогам обсуждений.
• Ликвидировано 30-процентное падение эффективности кросс-функциональных проектов — всем вовлечённым сотрудникам доступен подробный протокол совещаний, который исключает разночтения и несогласованность между отделами. 

Следующие шаги

Компания работает над расширением возможностей сервиса, он должен трансформироваться из инструмента фиксации в активного участника процесса. Для этого в 2026 году планируется интегрировать в сервис AI-ассистента, который на основе исторических данных совещаний будет предлагать участникам встреч релевантные материалы и предыдущие решения по обсуждаемой теме непосредственно во время дискуссии.

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.