Роботизируй это. Как бизнесу подступиться к RPA

Программные роботы берут на себя множество рутинных задач: формируют бухгалтерские отчёты и акты, оформляют на работу сотрудников, обрабатывают данные и обращения в службу поддержки. Для крупного бизнеса это возможность освободить команду от однотипных повторяющихся операций и повысить производительность.   

Сколько времени тратят сотрудники на рутину?

Рабочих часов в день

Источник: исследование ITFB Group и HH.ru

Каким компаниям обязательно нужно присмотреться к этим технологиям? Как таких роботов разрабатывать и по каким метрикам оценивать их эффективность? Рассказывает Павел Борченко, управляющий директор ROBIN компании SL Soft.

Кому нужно внедрять RPA?

Одна из главных сложностей при внедрении RPA (robotic process automation — роботизированная оптимизация процессов) — определить на начальном этапе, насколько роботы будут полезны бизнесу. 

Вот ключевые факторы, которые помогут понять, нужна ли компании роботизация:

• наличие множества повторяющихся рутинных процессов, которые требуют монотонной работы;
• планируемое или уже осуществляемое масштабирование бизнес-процессов с потребностью в новых кадрах;
• необходимость поддержания высокого уровня клиентского сервиса;
• наличие множества процессов по распознаванию документов и извлечению из них данных;
• невозможность решения задач с использованием традиционной автоматизации.

При внедрении инструментов для роботизации процессов иногда создают центр компетенции RPA (RPA CoE). Он помогает оптимизировать и масштабировать автоматизацию во всех отделах компании, поэтому в появлении такой структуры особенно заинтересованы корпорации. Бизнес, в котором автономно используются несколько роботов для отдельных процессов, скорее всего, не будет испытывать в нём потребности.

Одна из основных функций RPA CoE — централизованный мониторинг возврата инвестиций и повышение осведомлённости и квалификации среди конечных пользователей.

Где брать RPA-решения?

Раньше рынок RPA был фрагментированным, и компании разрабатывали роботов с нуля. Технология была дорогостоящей и сложной для внедрения.  

Сейчас появились экосистемы программных роботов, ориентированных на корпоративный рынок. Они позволяют бизнесу переходить от точечных решений к масштабному развёртыванию на уровне всего предприятия. 

Экосистемы создаются в соответствии с корпоративными стандартами и управляются из единого центра. Их приоритет — безопасность, включая защиту от утечек информации на уровне отдельного рабочего места и всей системы. Такие решения востребованы у корпораций с высоким уровнем зрелости процессов роботизации. 

Кроме того, на рынке появились облачные маркетплейсы готовых программных роботов. Это быстрый и экономичный путь роботизации бизнес-процессов, реализуемый за счёт готового каталога роботов и инструментов для управления правами и доступом. 

Большинство современных RPA-платформ используют low-code- и no-code-подходы к разработке. У них есть как преимущества, так и недостатки.

При внедрении RPA в крупном бизнесе компании часто берут у вендоров доступ к платформе, а автоматизацию реализуют силами своей ИТ-команды. Такой подход сокращает расходы на программную роботизацию.  

Как оценивать эффективность роботизации?

Оценка эффективности RPA включает несколько основных аспектов. 

• Количество освобождённых штатных единиц (Full-Time Equivalent, FTE). Эта метрика показывает, сколько сотрудников заменяет один робот на полный рабочий день. Например, RPA-решение обрабатывает 100 документов в день, а специалист — только 10. 
• Возврат инвестиций. По нашим подсчётам, внедрение RPA окупается за 8—12 месяцев. Если этот срок превышает 1,5 года, возможно, бизнесу нужна не роботизация, а реинжиниринг процессов.  
• Снижение рисков. RPA должны минимизировать человеческий фактор и количество ошибок, поэтому оценивать эффект внедрения технологий необходимо и с точки зрения риск-менеджмента.

При оценке эффективности RPA важно учитывать, что результат их работы может зависеть от сторонних причин. Например, от собственной ИТ-инфраструктуры бизнеса, в которой время отклика интерфейса выше ожидаемого или количество ошибок слишком велико. 

А при выборе конкретной RPA-платформы бизнесу прежде всего необходимо смотреть на такие критерии: удобство для пользователя, функциональность, кроссплатформенность и безопасность.