От ежедневных коммуникаций в команде зависит успех бизнеса. Прибыль компаний, в которых система не даёт сбоев, на 47% выше, чем у конкурентов. Но если сотрудники работают удалённо, взаимодействие часто бывает затруднено. Как сделать его эффективным несмотря на расстояние?

Особенности распределённой коммуникации 

Работа над общим проектом требует синхронизации. Членам команды нужно постоянно уточнять друг у друга детали и вместе думать над решением задач. Это часто становится источником трудностей в распределённой команде, говорит исполнительный директор центра «Agile как сервис» Антон Савельев. 

«При работе в одном офисе в любой момент можно подойти к нужному человеку. Если сотрудники далеко друг от друга, процесс усложняется. Не хочется звонить и беспокоить, если забыл что-то уточнить. Не всегда понятен распорядок дня участника. К тому же могут возникать технические проблемы со связью», — считает он. 

Другая особенность удалённой коммуникации, по словам Антона Савельева, связана со спецификой человеческого восприятия. В дистанционном формате сложнее считывать реакцию оппонента. Участникам требуется больше времени, чтобы договориться. Члены команды теряют нить беседы и не всегда успевают высказаться. Поэтому уровень их вовлечённости постепенно снижается. При очном взаимодействии проще заметить невербальные сигналы и вывести аудиторию на разговор.

Как разобраться с коммуникативными трудностями

• Задействовать разные каналы восприятия во время созвонов. Использовать все доступные источники, чтобы упростить работу мозгу. Например, мотивировать участников включать камеры на онлайн-встречах. Заранее готовить визуальные материалы: рабочие пространства, доски и презентации. Распределять роли, например в начале каждой встречи назначать ответственных за запись и тайминг. 

• Структурировать встречи. У любого мероприятия должны быть цель, повестка и тайминг. Важно объявить их в начале встречи и следить, чтобы выступающие не выходили за рамки. Если участники не могут сосредоточиться, можно провести разминку или задать вопрос, на который каждый сможет ответить быстро. 

• Сформулировать правила коммуникации. Если к созданию такого документа привлечь всю команду, он станет отличным инструментом для повышения эффективности. «Можно провести сессию, на которой каждый напишет свои ожидания от совместной работы. Такая встреча снизит неопределённость и позволит сформировать правила, по которым команда действительно готова взаимодействовать», — предлагает Антон Савельев. 

• Поставить в план очное мероприятие. Лучше приурочить его к какой-либо регулярной рабочей встрече. Это может быть квартальное планирование, ретроспектива спринта или годовой отчёт. Важно, чтобы все члены распределённой команды могли заранее спланировать посещение.