Аутсорсинг: какие задачи лучше делегировать другой компании

Бизнес во всём мире использует аутсорсинг, чтобы сократить затраты и одновременно нарастить эффективность процессов. Передавая какие-то задачи внешним подрядчикам, компании экономят на зарплатах и обучении сотрудников, а ещё могут высвободить часть своего персонала для выполнения приоритетных функций.

Аутсорсинг — глобальная индустрия. По оценкам исследовательского агентства Research and Markets, объём мирового рынка аутсорсинговых услуг растёт в среднем на 6% в год и достигнет 905 млрд долларов к 2027 году. 

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг (от англ. outsourcing) представляет собой практику, при которой компании передают функции внешним организациям. Это может охватывать ведение бухгалтерии или ИТ-обслуживание, либо выполнение отдельных задач, например подбор линейного персонала. Этот подход позволяет организациям сосредоточиться на своей основной деятельности.

Один из первых примеров аутсорсинга в мире исследователи находят в Римской империи: там рекрутеры искали матросов на суда. А появление современного ИТ-аутсорсинга источники относят к 1980-м годам и сделке IBM и Kodak. Первая разработала для второй специальный дата-центр и управляла им.

Принцип работы аутсорсинга

Обычно передача процессов на аутсорсинг состоит из шести этапов.

1. Анализ функций и определение тех, которые можно передать внешнему исполнителю. Вместе с этим предстоит оценить риски, связанные с передачей этих функций. Среди них — потеря контроля или проблемы с конфиденциальностью данных.

2. Выбор аутсорсинговой компании. Для этого предстоит проанализировать рынок, сравнить опыт разных исполнителей и учесть их специализацию. Нужно оценить финансовую стабильность подрядчиков и качество уже реализованных проектов.

3. Оформление. Заказчик услуг заключает с аутсорсинговой компанией контракт. В документе указывают объём работ, сроки исполнения, показатели эффективности (KPI) и стоимость услуг и другие условия.

4. Передача функций. Может потребоваться доступ исполнителя к внутренним ИТ-системам и базам данных. 

5. Работа с партнёром. Функции переданы, но компания-клиент и компания-исполнитель находятся в постоянном контакте. Необходимы координация усилий и оценка прогресса. Заказчик назначает менеджера или целую команду, которая будет курировать взаимодействие с партнёром. 

6. Анализ опыта. Схема работы с подрядной компании может потребовать корректировок — в зависимости от результатов и новых целей бизнеса. Эффективность сотрудничества зависит от того, насколько хорошо подрядчик понимает задачи клиента. Прозрачные коммуникации и готовность обеих сторон проявлять гибкость обычно помогают минимизировать риски и сделать сотрудничество долгосрочным.

Виды аутсорсинга

Есть несколько видов аутсорсинга, они зависят от передаваемых функций. Рассмотрим основные 12 видов.

1. ИТ-аутсорсинг. Передача сторонней компании задач в области информационных технологий: разработки ПО, поддержки серверов, кибербезопасности и других функций.

2. Производственный аутсорсинг. Привлечение внешних подрядчиков для сборки продукции, изготовления комплектующих, производства упаковки и других работ.

3. Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Внешнее управление финансовыми операциями предприятия, включая бухгалтерию, расчёт налогов, аудит и др.

4. Логистический аутсорсинг. Подрядчик управляет цепочками поставок, складирования и доставки.

5. Аутсорсинг персонала. Использование услуг внешней организации при управлении персоналом: подбор сотрудников, кадровое делопроизводство, обучение.

6. Маркетинговый аутсорсинг. Поручение маркетинговых задач, таких как продвижение бренда, реклама, исследование рынка, аналитика и создание стратегий продвижения.

7. Юридический аутсорсинг. Обслуживание юридических нужд компании внешними специалистами, включая составление договоров, защиту интеллектуальной собственности, представительство в суде и консультирование.

8. Клининговый аутсорсинг. Услуги по уборке помещений и территорий, выполняемые специализированными компаниями.

9. Аутсорсинг охраны труда. Внедрение системы безопасности на предприятии силами сторонних организаций, включая проведение инструктажей и контроль соблюдения норм охраны труда.

10. Аутсорсинг R&D. Передача задач по разработке новых продуктов и технологий специализированным организациям.

11. Аутсорсинг кол-центров. Передача функций телефонной поддержки, обработки запросов, техподдержки и продаж через звонки.

12. Аутсорсинг бизнес-процессов (BPO). Комплексный вид аутсорсинга, включающий передачу различных непрофильных бизнес-процессов (например, административных функций, клиентской поддержки), чтобы сосредоточиться на основной деятельности компании.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Один из основных плюсов аутсорсинга — это возможность сократить затраты. Как поясняет директор направления «Индустриальный аутсорсинг» компании ANCOR Наталья Колесникова, бизнес часто сталкивается с сезонностью или волатильностью. Держать постоянный увеличенный штат сотрудников в расчёте на эпизодические случаи пиковых нагрузок неэффективно с финансовой точки зрения. 

Преимущества аутсорсинга:

• экономия сил и времени;
• высвобождение ресурсов;
• более качественное выполнение переданных задач;
• ускорение бизнес-процессов;
• гибкость при адаптации бизнеса к изменениям на рынке.

Из недостатков аутсорсинга эксперт отмечает частичную передачу управления вовне. Неизбежны несовпадения в оценке задач, недопонимания, которые нужно будет урегулировать, замечает она. 

К минусам также относят:

• риски для информационной безопасности;
• возможная недобросовестность исполнителя;
• зависимость от поставщика.

Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс: в чём разница

Аутсорсинг персонала и аутстаффинг — это разные подходы к управлению и бизнес-процессам. В случае аутсорсинга заказчик передаёт процессы внешней компании, и та берёт на себя полную ответственность за результат. Аутстаффинг предполагает аренду персонала (сотрудники формально числятся в штате подрядчика, но работают на заказчика). Это позволяет организации-заказчику оптимизировать свой штат и снизить административные издержки, сохраняя контроль. К такой модели часто прибегают, если задачи сезонные или проектные.

Фриланс — работа без официального трудоустройства специалиста в компании. Обычно фрилансеры выполняют отдельные заказы. Например, автор пишет тексты для нескольких клиентов одновременно, а дизайнер рисует визуалы для разных проектов.

Фриланс не стоит путать с удалённой работой. Трудясь дистанционно, сотрудник является штатной единицей в компании, у него есть закреплённые в договоре обязанности и рабочий график. Фрилансер же собирает портфель своей занятости сам, самостоятельно распределяет время на взятые в работу проекты.

Если на фриланс обычно отдают разовые задачи, то к аутсорсингу чаще прибегают, когда нужно передать регулярную функцию.

Отличия аутсорсинга, аутстаффинга и фриланса 

В каких сферах бизнеса услуги аутсорсинга популярнее всего

Согласно отчёту Российской ассоциации частных агентств занятости (АЧАЗ), рынок аутсорсинга вырос в 2023 году на 20% и превысил 400 млрд рублей. В 2024 году, по оценке Smart Ranking, общая выручка 15 крупнейших игроков рынка увеличилась на 13% год к году, до 21 млрд рублей.

Структура российского рынка услуг аутсорсинга, %

Источник: Российская ассоциация частных агентств занятости

Заместитель генерального директора по операционному управлению Coleman Group Александра Данилина назвала виды работ, которые в 2024 году чаще всего передавали на аутсорсинг:

• Подбор персонала

Всё больше компаний прибегают к аутсорсингу как для закрытия отдельных позиций, так и для массового подбора сотрудников. Это позволяет ускорить процесс найма и сократить расходы на рекрутинг. Аутсорсинговые агентства располагают обширными базами кандидатов и способны оперативно заполнять вакансии. Это особенно ценно в условиях динамично изменяющегося рынка труда.

• Складской и производственный аутсорсинг

Он востребован на фоне роста маркетплейсов и увеличения объёмов производства в условиях импортозамещения. Нехватка «синих воротничков» также усиливает спрос на эти услуги. Аутсорсинговые агентства полностью берут на себя ответственность за выполнение операций, гибко реагируя на изменение объёмов. Базы кандидатов позволяют привлекать как локальных, так и вахтовых сотрудников.

• Бухгалтерские услуги и услуги по кадровому делопроизводству

Такие работы требуют специализированных знаний и регулярного обновления информации. Благодаря автоматизации процессов аутсорсинговые компании могут быть более эффективны с точки зрения операционных затрат. Рутинные задачи решаются быстрее и точнее. 

• ИТ-услуги

С 2022 году каждая третья компания в России начала активнее прибегать к аутсорсингу ИТ-специалистов, чтобы справиться с нехваткой кадров. Услуги включают разработку ПО, техподдержку и обслуживание ИТ-инфраструктуры. 

«Чаще всего к аутсорсингу прибегают в случаях, когда требуется больше ресурсов для развития ключевых бизнес-процессов, а также в непрофильных задачах, в том числе требующих много людей. К примеру, функции мерчандайзинга или торгового маркетинга в высокие сезоны, при проведении акций или открытии магазинов», — добавляет Наталья Колесникова.

Аутсорсинг в 2025 году: будущее аутсорсинга в России

Собеседники СберПро сходятся во мнении: рынок аутсорсинга в России в 2025 году будет расти на фоне дефицита кадров. «Внедрение цифровых технологий и автоматизации бизнес-процессов дополнительно будет стимулировать увеличение спроса на аутсорсинг. Это поможет компаниям сохранять конкурентоспособность и эффективно управлять данными и процессам», — добавляет Александра Данилина.

Наталья Колесникова уверена, что аутсорсинг будет развиваться в сторону повышения качества услуг и профессионального уровня предоставляемого персонала. 

Основной тренд будет связан с поиском равновесия между качеством предоставляемых специалистов и количеством затрат на аутсорсинг, подытоживает Колесникова. Компании также уделяют больше внимания безопасности, надёжности и финансовой стабильности аутсорсинговых компаний.

Аутсорсинг — инструмент, который помогает бизнесу снижать затраты, улучшать качество услуг и ускорять решение задач. Компания может сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах и одновременно с этим получить доступ к профильным специалистам без масштабных вложений.

Однако непроверенный подрядчик или недостаточный контроль за процессом работы могут привести к потере времени и средств, а также несут риски утечки чувствительных данных. Успешное внедрение аутсорсинга требует внимательности и тщательности при выборе аутсорсинговой компании и совместной работе.

Чтобы избежать споров и минимизировать риски, уже на старте, то есть при оформлении договора, стоит предпринять следующие шаги:

• детально перечислить задачи и ожидаемые результаты;
• прописать зоны ответственности обеих сторон, сроки и порядок оплаты;
• конкретизировать, какая информация, которую вы передаёте исполнителю, конфиденциальна, а также использовать инструменты для защиты данных;
• предусмотреть действия при расторжении договора.

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.