Что такое проект: определение, методы, виды проектирования

Содержание

• Что такое проект
• Цель проекта
• Виды проектов по критериям
• Методы проектирования
• Жизненный цикл проекта: от идеи до завершения
• Управление проектами
• Риски проектов и как их минимизировать
• Как оценить эффективность проекта 

Коротко

Только 48% проектов в мире компании признают успешными, ещё 40% остаются на грани — их не относят ни к провалам, ни к достижениям. Причина в том, что управление проектом требует понимания целей, контроля сроков, качества, умения оценивать риски, подбирать команду.

Что это значит для бизнеса

• Проект — это работа с определёнными ограничениями по времени, деньгам, ресурсам: без системы управления вырастает риск не выполнить задачи в срок или выйти за бюджет.
• Жизненный цикл состоит из четырёх этапов: планирование, реализация, оценка результатов, завершение. Поэтапная разбивка помогает видеть шаги, нужные для управления.
• Метрики показывают, что работа движется к заданной цели. Примеры — KPV, IRR, ROI, срок окупаемости.
• Сильная команда с понятным распределением ролей и целей повышает шансы получить желаемый результат.

Подробнее — в полной версии материала.

Только половина (48%) всех бизнес-проектов в мире оказываются успешными, ещё 40% остаются в зоне неопределённости — их не относят к успехам или провалам. Около 12% заканчиваются неудачей. В статье объясняем, что такое проект, почему не все они успешны, что делать для достижения запланированных результатов.

Что такое проект 

Бизнес-проект — это совокупность действий, в результате которых появляется новый продукт или услуга. В российской практике стандарты определяет ГОСТ Р 54869-2011. В международной — PMI. 

Выделяют следующие признаки проекта.

• Новизна. Компания запускает новый продукт или услугу, улучшает процессы.
• Чёткие рамки. Определены сроки, бюджет, состав команды.
• Цели. Сформулированы понятные измеримые ожидания.
• Сложность. Для реализации собирают специалистов с разными знаниями.

Проект требует новых решений и чётко ограниченных сроков. Этим он отличается от операционной деятельности, которая состоит из рутинных действий, выполняемых постоянно. 

• Операционная деятельность — отдел продаж обрабатывает заказы клиентов, бухгалтер ведёт отчётность. 
• Проект — ИТ-отдел разрабатывает мобильное приложение для службы доставки, компания переходит на электронный документооборот. 

Управление помогает компаниям запускать изменения, распределять ресурсы и контролировать риски. Через проекты бизнес внедряет ИТ-системы, открывает склады, развивает онлайн-сервисы, обновляет процессы и структуры. Например, цифровая трансформация Сбера помогла запустить более удобный порядок обслуживания клиентов и расширить возможности онлайн-банкинга (подробнее — здесь). 

Цель проекта

Так называют новое состояние или эффект, который нужно получить после завершения кампании. Результат, ради которого запускают работу, обязательно должен быть измеримым — количественно или качественно — и совпадать с интересами клиентов, собственников и инвесторов.

Цели делят по типам — от малых кратковременных к масштабным стратегическим. Иерархия помогает понять, какие задачи можно пересмотреть или упростить без ущерба для главных приоритетов компании.

1. Стратегические цели: вывести компанию на новый рынок или увеличить долю на 20%.
2. Тактические: запустить новый продукт в следующем квартале.
3. Операционные: сократить время обслуживания клиентов на 10% или уменьшить потери сырья в производстве.
4. Уровень задач: разработать новый скрипт для кол-центра, подготовить шаблоны договоров или обучить персонал работе с CRM.

Структура проекта позволяет видеть, как он работает на общие планы компании.

Иерархия целей компании

Источник: «Генеральный Директор»

Виды проектов по критериям

Классификация поможет понять, как организовать работу, какие выбрать инструменты управления, на что обратить внимание при планировании и контроле работы. Для классификации используются следующие характеристики проектов. 

По масштабу 

Объём и сложность работ определяют принадлежность инициативы к малым, средним или крупным. Например, в ЖКХ и строительстве к малым проектам относится капитальный ремонт кровли, к крупным — возведение объектов с длительным циклом.

По сфере деятельности

Проекты классифицируют на технологические, инфраструктурные, производственные, социальные, научные и другие. Внедрение ERP-системы — пример технологического направления, благоустройство улицы относится к социальным. Существуют и комплексные инициативы, такие как создание «умного микрорайона», объединяющего элементы технологического, социального и инфраструктурного направлений.

По длительности

Инициативы бывают краткосрочными (до 1 года), среднесрочными (от 1 до 3 лет), долгосрочными (более 3 лет). Определение сроков позволяет точнее рассчитывать бюджет и устанавливать контрольные точки для оценки результатов.

По сложности

Различают простые и сложные задачи. Уровень сложности определяется объёмом ресурсов, необходимых для реализации замысла.

Примеры проектов разных типов

Методы проектирования 

Одни методы идеальны для стабильных задач с чёткими требованиями, другие — для динамичных сред, требующих гибкости. Выбор подходящих сценариев проектирования влияет на результат. Ниже представлены ключевые методы проектирования и их основные характеристики.

Каскадная модель (Waterfall)

Классический линейный подход, при котором этапы работы строго последовательны: сбор требований →проектирование →реализация →тестирование →сдача. Все цели и задачи фиксируются на старте. Подходит для проектов с изначально чёткими, стабильными требованиями и низкой вероятностью изменений, таких как строительство или инженерные разработки.

• Примеры применения модели Waterfall. Проектирование моста, разработка нового лекарства, сборка станков, строительство детского сада по утверждённому плану.

Метод критического пути (CPM)

Менеджер находит самую длинную цепочку задач и рассчитывает срок окончания работ. Задержка на одном из этапов отодвигает срок реализации всего проекта. CPM эффективен при работе с предсказуемыми задачами, где нет ограничений в ресурсах, — строительство, инженерные работы. 

• Примеры применения модели CPM. Строительство жилого комплекса, разработка ПО для медклиники.

Техника оценки и пересмотра программ (PERT)

При расчёте сроков окончания проектов закладывается три сценария — оптимистичный, пессимистичный, реалистичный. Это позволяет учесть риски и вариативность. Полезен при реализации уникальных проектов (НИОКР, аэрокосмические программы), где мало опытных данных и важно управление рисками. 

• Примеры применения модели PERT. Оценка сроков интеграции с платёжными системами в мобильном приложении, анализ рисков задержек во время реконструкции здания.

Гибкие методы проектирования

Такие методы имеют ряд преимуществ перед каскадными моделями. Например, они позволяют вносить изменения на любом этапе разработки, регулярно тестировать продукт на каждой итерации и оперативно исправлять ошибки. Это экономит время и бюджет. Рассмотрим основные методы и области их применения.

Agile

Работа разбивается на короткие итерации (спринты). Фокус на постоянной обратной связи с заказчиком и быстрой адаптации к изменениям. Методика незаменима в динамичных отраслях, где требования часто меняются, а скорость вывода изменений критична: финансы, ИТ-разработка, современное производство, образование.

• Примеры применения модели Agile. MVP сервиса доставки, обновления приложений, банковские сервисы, разработка игр, контента, онлайн‑поддержка, чат‑боты.

Scrum

Фреймворк в рамках Agile-подхода. Работа разбивается на короткие итерации (спринты продолжительностью до 4 недель). Каждый из них начинается с планирования целей и заканчивается демонстрацией готового функционала заказчику. Подходит для разработки ИТ-продуктов. Позволяет быстро адаптироваться к обратной связи. 

• Пример применения модели Scrum. Разработка мобильного приложения для заказа товаров. За каждый спринт выпускается новая функция: корзина, оплата, история заказов.

Kanban

Метод визуализации рабочего процесса в рамках Agile. Работа отображается на канбан-доске с колонками. Число задач строго ограничивается. Фокус делается на непрерывном потоке и выявлении узких мест. Подходит для управления непрерывным потоком задач. Повышает эффективность использования рабочего времени. 

• Пример применения модели Kanban. В результате поддержки корпоративного сайта команда обрабатывает заявки в режиме реального времени и контролирует загрузку.

Жизненный цикл проекта: от идеи до завершения

Четыре этапа жизненного цикла помогают понять последовательность шагов, которые помогут прийти к результату. 

Планирование

Первая стадия, на которой формулируют конкретные цели, составляют календарные графики, распределяют ресурсы, анализируют риски. Важно оценить, достигнет ли работа своих целей при имеющихся на старте ресурсах.

Реализация 

Охватывает выполнение всех запланированных задач и управление изменениями. При работе по госконтрактам в эту фазу входят контроль ресурсов и подготовка промежуточных отчётов. 

Оценка результатов

По ГОСТ Р 54869-2011 программу нельзя считать реализованной без формальной приёмки. Этап важен и для отчётности инвесторам. Документы о достижении целей помогают им принять решение о прекращении или окончании финансирования.

Завершение 

Означает сдачу итогов работы, высвобождение ресурсов и разбор накопленного опыта. Стандарты ISO 21500 рекомендуют фиксировать выводы, чтобы учитывать их в будущих планах.

Иногда выделяют подготовительный этап. Он нужен перед планированием реальных действий в холдингах и госкомпаниях — там без подробного согласования идея не получит деньги. На подготовительном этапе рассматривают разные варианты реализации и готовят защиту инициатив для руководства. 

Приоритеты бизнеса на разных стадиях жизненного цикла

Управление проектами

Задача управления — обеспечить должный результат для бизнеса. Для этого менеджер организует команду, распределяет нагрузку, контролирует сроки и бюджет, решает проблемы.

Чтобы в работе не было хаоса, в крупных компаниях используют единые правила планирования и отчётности. Например, в Сбере, чтобы получить ресурсы, команда должна чётко обосновать цели, сроки, ожидаемые эффекты и ключевые метрики. На уровне топ-менеджмента управление помогает держать контроль над стратегией, не вникая в каждую мелочь. 

Важно, чтобы собственник не решал каждую задачу вручную, а сосредоточился на новых направлениях и управлении рисками. Для этого цели формулируются наверху, а ответственность за исполнение делегируется командам.

Риски проектов и как их минимизировать

Любое событие, способное изменить ход работы, является риском. Даже если оно скажется на результатах положительным образом. 

Встречаются риски:

• финансовые — перерасход бюджета, колебания курса валют;
• сроковые — задержки в задачах, срыв дедлайнов;
• операционные — нехватка ресурсов, простой техники, дефицит специалистов;
• технические — неточности в требованиях, сбои программ или оборудования;
• рыночные — падение спроса, изменения в законах и регуляциях.

Чтобы снизить влияние рисков, команды проводят регулярный обзор, разрабатывают планы реагирования, закладывают резерв времени и ресурсов. Подход помогает быстро решать проблемы и использовать открытые шансы.   

Как оценить эффективность проекта

Компании используют числовые показатели или метрики, которые помогают оценить, насколько оправдываются ожидания бизнеса и инвесторов. Оценки учитывают не только деньги, но и сроки, качество и вклад в цели компании.

Примеры метрик:

• ROI показывает, сколько компания заработает на каждый вложенный рубль. Чем выше ROI, тем больше выгоды для бизнеса в расчёте на единицу затрат.
• NPV отражает, какую прибыль принесут инвестиции с учётом времени и дисконтирования будущих потоков. Если NPV больше нуля, вложения считают финансово оправданными.
• IRR — это максимальная ставка заимствования, при которой инвестиции в разработку остаются выгодными. Метрику сравнивают со стоимостью капитала или средней доходностью по рынку: если IRR выше, вложения целесообразны. Показатель важен для инвесторов, которые оценивают, куда лучше направить средства.
• Срок окупаемости показывает, за сколько лет бизнес вернёт вложенные деньги. Параметр часто используется при первичном скрининге работ, чтобы понять, насколько быстро можно получить возврат инвестиций и сократить финансовые риски.

Оценка по показателям помогает находить слабые места и вносить изменения, которые повысят шансы прийти к запланированной цели.

5 ключевых характеристик успешного проекта

Успешность проекта оценивают по нескольким пунктам. Ориентируясь на эти показатели, можно понять, где именно нужно внести изменения, чтобы проект принёс запланированный результат.

• Чёткие цели и критерии успеха. У проекта есть ясные, измеримые цели, зафиксирован KPI, есть признаки, по которым легко определить степень готовности. Такие показатели позволяют объективно оценить прогресс и финальный результат.
• Реалистичный план и объём работ. Прописаны этапы, сроки, ресурсы. План составлен таким образом, чтобы учесть все риски, но не допустить бесконтрольное расширение задач.
• Продуктивное управление ресурсами. Сотрудники, бюджет, время и оборудование распределены оптимально. Продуман контроль загрузки, есть механизмы, которые предотвращают перерасход средств и предотвращают перегрузки.
• Налажена коммуникация и вовлечённость участников. Функционирует связь между командой, заказчиком и инвесторами. Регулярно обновляется информация о статусе задачи, рисках и принятых решениях. Участники понимают свои роли и мотивированы. У всех есть возможность своевременно высказывать замечания или задавать вопросы.
• Системный контроль рисков и качества. Выявлены все потенциальные угрозы, и разработаны планы реагирования. На каждом этапе есть критерии приёмки результатов. Благодаря этому команда сможет быстро корректировать ход работ, а конечный продукт будет соответствовать стандартам.

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.