ERP-системы: что это такое и как они помогают управлять компанией

Чтобы снизить расходы и поднять эффективность работы, бизнес прибегает к системам ERP (англ. enterprise resource planning — «планирование ресурсов предприятия»). Они оцифровывают всю производственную деятельность, позволяя получить быстрый доступ к данным о том, что происходит в компании, и оперативно принять меры. 

Суть работы ERP-системы

Любая средняя или крупная организация состоит минимум из четырёх блоков: 

• кадры,
• финансы,
• производство товаров или оказание услуг,
• взаимодействие с клиентами. 

В структуру могут добавляться и другие блоки: 

• логистика, включая склады и транспорт; 
• отношения с органами власти;
• охрана труда;
• юридическое сопровождение; 
• безопасность; 
• ИТ; 
• исследования и разработки. 

В крупных компаниях могут быть десятки функциональных направлений и тысячи подразделений. В каждом из этих блоков есть свои бизнес-процессы и потоки данных. Например, бухгалтерия имеет дело с финансовыми сведениями, а клиентская служба — с базой покупателей продуктов и услуг. 

Система управления ресурсами предприятия — ERP — координирует работу подразделений. Это служба «одного окна» — центр, куда стекается информация со всей организации:

• финансовый учёт и контроль (транзакции, отчёты);
• запасы (мониторинг количества, автоматическое пополнение стоков);
• управление персоналом (заработная плата, увольнение, наём, обучение, оформление отпусков, отгулов, сверхурочных нарядов);
• заказы (выставление счетов, отслеживание доставки).

Главная задача ERP-системы — помочь компании функционировать быстрее и совершать меньше ошибок. Руководству она позволяет видеть, что происходит внутри подразделений. При этом ERP-система управления предприятием объединяет все решения в одном ИТ-контуре и устраняет барьеры обмена данными между ними, которые могут возникать, например, из-за разницы в технических протоколах, если сервисы функционируют сами по себе.

Для какого типа бизнеса предназначены ERP-системы

• Для большого бизнеса

Комплексные управленческие ИТ-решения полезны для средних и крупных предприятий, в которых нужно организовать работу многих отделов. Чем больше структура, тем выше риск, что разрозненные сведения будет сложнее собрать в одном месте для анализа и использования. Кроме того, их будет труднее привести к единому формату. 

• Для быстрорастущих компаний

Без ERP-системы при масштабировании они могут потерять эффективность. 

• Для распределённых структур

Например, холдинга, штаб-квартира которого координирует дочерние организации с не связанными друг с другом продуктовыми линейками. Или корпорации, чьи подразделения расположены в разных регионах страны или даже государствах.

В начале 90-х годов ERP только выходили на рынок программного обеспечения и были предназначены для корпораций. Но за последние 20 лет ИТ-сервисы значительно упростились и подешевели. Сейчас такие ERP-системы доступны среднему бизнесу и ориентируются на конкретные отрасли. 

Оборот мирового рынка ERP-систем в 2016-2029 годах (млрд долл США)

Источник: Statista.com

Прирост оборота мирового рынка ERP-систем в 2016-2029 годах (%)

Источник: Statista.com

Виды ERP-систем

Выбор ERP зависит от задач бизнеса и его финансовых и организационных возможностей. У каждого вида ERP-систем есть свои особенности.  

1. Облачные ERP-системы

• Доступность из любой точки мира. Для работы этих ERP-систем нужен только высокоскоростной интернет и достаточная пропускная способность.
• Экономическая эффективность. Компании не покупают серверы и не обслуживают их, что существенно снижает первоначальные расходы на внедрение. Кроме того, модель подписки делает издержки предсказуемыми. 
• Гибкость и масштабируемость. ERP-системы легко адаптируются к изменяющимся потребностям растущего бизнеса. Облачные мощности позволяют без труда добавлять новых пользователей и расширять функционал.
• Автоматические обновления. Поставщик услуги берёт на себя полное обслуживание системы. 
• Высокий уровень безопасности. Облачные ERP-системы, как правило, обеспечивают надёжную защиту информации и регулярное резервное копирование данных.

2. Локальные ERP-системы

• Полный контроль. Они установлены на собственных серверах компании и имеют доступ к ИТ-инфраструктуре предприятия.
• Гибкая настройка. Локальные ERP-системы проще адаптировать под бизнес-процессы и требования компании.
• Автономная работа. Системы функционируют независимо от качества интернет-соединения.
• Значительные первоначальные инвестиции. Внедрение локальной ERP-системы требует вложений в серверное оборудование, а также ИТ-сервисы и наём специалистов для установки, обслуживания и поддержки.
• Сложность обновлений. Апгрейд системы может быть трудоёмким и требовать дополнительных ресурсов и экспертизы.

3. Индустриальные ERP-системы

• Отраслевая направленность. Такие системы разработаны с учётом специфики конкретных видов деятельности (промышленность, розничная торговля, строительство, транспорт и так далее). Они ориентированы на типовые задачи из этих сфер и дают готовые инструменты. 
• Ускоренное внедрение. Они уже адаптированы к особенностям бизнеса, это сокращает время и инвестиции на развёртывание систем.
• Возможные ограничения в гибкости. Если бизнес-процессы компании выходят за рамки стандартных отраслевых практик, то индустриальную ERP-систему будет сложно адаптировать к ним. 

Также ERP могут отличаться по типу лицензии. Есть готовые проприетарные решения — находящиеся в собственности разработчика. А есть софт с открытым кодом — его можно настроить под потребности конкретного бизнеса. Выбор влияет на уровень контроля над системой: проприетарная лицензия более надёжна с точки зрения кибербезопасности и управления изменениями и обновлениями. 

В чём разница между CRM и ERP 

Обе программы помогают бизнесу работать лучше, но делают это в своём ключе.

CRM (англ. customer relationship management — система управления взаимоотношениями с потребителем):

• способствует поиску новых и удержанию существующих клиентов;
• хранит информацию о том, как компания взаимодействует с потребителями;
• помогает узнавать предпочтения аудитории и предлагать ей продукты или услуги.

ERP:

• аккумулирует и хранит сведения о разных задачах и ресурсах;
• охватывает все отделы: следит за финансами, производством, клиентами, доставкой, запасами и сотрудниками;
• добавляет организации прозрачности и контролируемости.

В современной бизнес-практике CRM — это часть ERP. Есть два подхода к интеграции CRM в ERP, а точнее, в общий контур менеджмента: 

• CRM покупается отдельно от ERP и затем встраивается в неё через API (англ. application programming interface — «программный интерфейс приложения»). Бывает, что интеграции на программном уровне нет вообще: данные с CRM собираются и форматируются отдельно, а затем вносятся в ERP автоматически или вручную;
• CRM идёт в составе ERP. 

Первый способ интересен тем, что компания может выбрать ту CRM, которая лучше всего подходит её бизнесу. Ведь не всегда то, что имеется в «базовой комплектации», может устроить руководителей или собственников. Однако у него есть и недостатки. Как минимум пользователю необходимо следить за обновлениями и своевременной оплатой двух систем, а не одной — ERP. Кроме того, даже если они соединены через API, это не гарантирует бесперебойную передачу сведений. Например, системы могут начать конфликтовать друг с другом после очередного обновления. 

Второй подход зеркален первому: компания имеет дело с той версией CRM, которая ей досталась «в пакете». Но при этом избегает рисков, связанных с проблемами «родства» между CRM и ERP. 

ERP-системы: плюсы и минусы 

Организация комплексного управления с помощью ИТ-сервиса связана с высокими расходами, регулярными обновлениями, обслуживанием оборудования и другими сложностями. Кратко перечислим основные положительные и отрицательные стороны перехода на ERP.

Преимущества

• Единое информационное пространство. ERP-cистема компании консолидирует данные со всех подразделений в одном месте.
• Автоматизация рутинных операций. ERP берёт на себя повторяющиеся задачи, например формирует отчёты и начисляет заработную плату, освобождая сотрудников для более важных и творческих процессов.
• Принятие обоснованных решений. ERP формирует подробную аналитику и наглядные отчёты, менеджмент опирается на фактические данные, а не только на интуицию.
• Глубокое понимание клиентов. ERP помогает собрать воедино информацию о потребителях. Это позволяет лучше понимать их желания и предлагать персонализированный сервис, что повышает лояльность покупателей.
• Финансовая надежность. ERP автоматизирует бухгалтерский учёт и управление бюджетом, снижая риск ошибок и обеспечивая контроль над затратами.

Недостатки 

• Расходы на внедрение. Развёртывание ERP-системы требует инвестиций в покупку лицензий, оборудования и обучение персонала.
• Сложности на начальном этапе. Настройка системы и подготовка сотрудников могут быть длительными и трудоёмкими.
• Сопротивление персонала. Некоторые работники опасаются изменений в привычных процессах и не всегда воспринимают новую систему с охотой.
• Зависимость от поставщика. Компания вынуждена пользоваться поддержкой и обновлениями, которые предлагает разработчик ERP-системы, что может ограничивать её гибкость.
• Повышенные требования к безопасности. При централизованном хранении данных компания должна обеспечить их защиту и не допускать утечек информации.

Сколько времени занимает внедрение ERP-системы на предприятии? 

Срок от начала выбора решения и до запуска сервиса зависит от типа системы:

• стандартная или «коробочная» ERP;
• кастомизированная, то есть спроектированная под потребности компании. 

В случае с типовыми решениями возможен вариант SaaS (Software-as-a-Service — «программное обеспечение как услуга»). Для него не требуется устанавливать ПО на серверы компании, пользователь получает доступ удалённо, что может занять всего несколько часов. 

В других случаях: 

• для крупных компаний — 18 месяцев;
• для средних — 6—12 месяцев. 

При этом не предполагается, что продукт будет готов только через полгода или полтора. Развёртывание идёт постепенно, поэтому отдельные модули, например по финансам или кадрам, могут быть готовы раньше. 

Рынок ERP-систем

Индустрия программного обеспечения для менеджмента быстро меняется. Имеющиеся на рынке решения пока ещё слабо используют последние достижения в области машинного обучения и искусственного интеллекта. Однако эти технологии будут внедрять в ERP уже в ближайшем будущем.  

В 2024 году на национальном рынке ERP-систем есть как отечественные, так и зарубежные решения. Однако в последние годы наблюдается заметный сдвиг в сторону российских разработок. В 2023-м объём рынка достиг 90 млрд рублей, 55% заняли отечественные решения, подсчитал НЦК ИСУ (приводит данные Cnews). В 2024 году оборот поставщиков увеличится до 100 млрд рублей. 

Рост стимулируется как внешними факторами (совершенствование законодательства, конкуренция и развитие цифровой экономики), так и внутренними (потребность в автоматизации и оптимизации бизнес-процессов). Государство активно поддерживает развитие отечественных ERP-систем, отраслевых продуктов и единой национальной платформы.

У российских ERP-решений есть несколько преимуществ. 

• Адаптация к законодательству, которое может быстро измениться из-за постоянно усиливающихся киберугроз. 
• Цены на отечественные продукты ниже, чем на зарубежные. 
• Наличие мобильных платформ. 

Ожидается, что в ближайшие годы индустрия ERP продолжит расти. Российские разработчики будут активно инвестировать в облачные решения и специализированные модули, что сделает их предложения более конкурентными. К концу 2025 года их доля в продажах, по данным «Эдит Про», может достигнуть 80%.  

При этом сам рынок в следующем году может вырасти на 20%. В «Технологиях доверия» отмечают, что это произойдёт не только за счёт продуктов уже существующих российских вендоров, — могут появиться и внутренние разработки корпораций. Кроме того, существует фактор отложенного спроса. Многие компании ещё не дошли до перехода на отечественные ERP, поскольку такая миграция сложна и требует ресурсов. Однако в ближайшие годы импортозамещение этих систем станет для бизнеса более актуальным и приоритетным. 

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.