37% россиян жалуются на большой объём рутинных рабочих задач (писал Cnews*). Как оптимизировать повторяющиеся операции и высвободить ресурсы, и какова в этом роль API*?

Повторяемость задач на рабочем месте — одна из важных проблем для россиян. Так, 38% респондентов считают, что избавление от рутины поможет их карьере (писал Cnews). Монотонные процессы вроде формирования типовых документов или проверки платежей покупателей вручную отнимают время у специалистов, которые могли бы решать более сложные и креативные задачи. 

Для чего работникам нужна автоматизация процессов

Источник: Cnews

Кроме того, введение автоматизации позволяет сократить до 80% типовых трудоёмких задач и уменьшает расходы бизнеса на 30% (сообщала «Российская газета»). Разобрали несколько кейсов компаний, которым удалось справиться с рутиной и повысить эффективность процессов с помощью банковских сервисов на основе прямой интеграции по API.

Отказаться от рутинных операций и проверки счетов-фактур вручную

Крупная компания, которая производит и продаёт краски, выиграла несколько тендеров в строительной отрасли. Это привело к заметному увеличению количества финансовых операций и усложнило их отслеживание в ручном режиме. Казначейству понадобилось больше времени на их обработку. Постоянно повторяющийся процесс, который для каждой операции требовал выхода из CRM-системы*, авторизации в интернет-банке, скачивания выписки на ПК, а затем загрузки выписки в CRM, стал занимать значительную часть рабочего времени. Необходима была оптимизация.

Компания выбирала между расширением штата и внедрением сервиса по API. Внутреннее исследование показало, что второй вариант имеет долгосрочный эффект и базу для дальнейшей оптимизации. 

Предприятие настроило через Sber API* сервис «Получение операций по счёту», который автоматизирует получение выписок. Казначей сможет запросить выписку прямо в CRM-системе вызовом одной функции. Также возможна автоматическая загрузка выписки по заданной периодичности. 

Подключение заняло около двух недель. В первый месяц сохранился требуемый уровень продуктивности при увеличении нагрузки. За год удалось оптимизировать процесс и экономить до 72 рабочих часов на рутинных операциях.

Обратная связь пользователей была положительной. Сервис упростил процесс, оптимизировал работу сотрудников и освободил больше времени на приоритетные задачи. А руководителю это позволило избежать расширения штата и сопутствующих этому расходов.

Перестать считать нули в реквизитах и ломать голову над назначением платежа

Дочерние компании одного из крупнейших на территории Российской Федерации и СНГ мобильных операторов сталкивались с проблемами при формировании и отправке платёжных поручений. Это приводило к ошибкам в назначении платежа и в других важных атрибутах. Рекомендации головной организации не решали проблему, количество погрешностей не уменьшалось. 

От клиентского менеджера компания узнала об инструменте «Черновик платёжного поручения» на основе прямой интеграции с банком по API и решила использовать его, чтобы упростить работу с «дочками». 

Это позволило головной компании формировать для дочерних организаций черновики платёжных поручений, которые в дальнейшем доступны им в интернет-банке. После этого дочерним компаниям остаётся только подписать их для отправки. Это даёт возможность головному офису контролировать платежи дочерних организаций, упрощает централизованное управление.

В итоге проблемы с обращениями и ошибками были решены полностью. Головной офис автоматизировал отправку платёжных поручений, устранив необходимость в постоянных консультациях сотрудников «дочек». Работники положительно отнеслись к внедрению сервиса, поскольку смогли контролировать весь процесс в интернет-банке.

Теперь компания внедряет процесс, позволяющий запрашивать выписки по счетам дочерних предприятий, — тоже с помощью технологии Sber API.

Оптимизировать работу бухгалтера

Крупная строительная компания столкнулась с необходимостью автоматизации процессов, связанных с зарплатным проектом.

С ростом штата сотрудникам бухгалтерии пришлось обрабатывать больше данных. При этом операции необходимо было проводить не в одном интерфейсе, а в двух: информацию приходилось вручную переносить между ERP*-системой и интернет-банком. Сначала сотрудник выгружал данные для формирования зарплатной ведомости, затем загружал их в CRM, а потом снова отправлял в интернет-банк. Процесс можно было упростить, если включить ERP-систему компании и интернет-банк в единый ИТ-контур. 

Компания решила интегрировать сервис «Зарплатный проект», о котором узнала от своего клиентского менеджера. Для этого использовали технологию API, которая позволяет бесшовно обмениваться с банком всеми данными, связанными с расчётом и выплатой заработной платы сотрудникам. 

Подключение заняло около 30 дней. После внедрения решения стало возможным:

• запрашивать информацию для формирования зарплатной ведомости напрямую из своей ERP-системы, не заходя в интернет-банк;
• отправлять из этой же системы зарплатную ведомость на исполнение;
• автоматизировать отправку реестров на открытие счетов и выпуск карт для сотрудников.

Несмотря на рост штата, компании не пришлось увеличивать численность сотрудников бухгалтерии. Этого удалось добиться благодаря повышению работоспособности казначейства. После внедрения нового решения рутинные задачи, на которые раньше уходило по несколько часов в день, стало возможным выполнять за минуты. При этом автоматизация снизила риски ошибок при переносе данных. В результате сотрудники бухгалтерии смогли обслуживать выросший штат, не увеличивая трудозатраты. Эффект заметили уже за первый месяц работы. 

Реклама. Рекламодатель ПАО Сбербанк

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.