Интересное
Урок 5. Управление командой. Как повысить эффективность рабочего процесса
Из пятого урока вы узнаете:
1. Как оптимизировать рабочий процесс
Бизнес заинтересован в том, чтобы сотрудники не отвлекались от рабочих задач. Снижение продуктивности влечёт за собой скрытые убытки для бизнеса. Низкий уровень включённости в рабочие процессы ежегодно обходится мировой экономике в 8,8 трлн долларов, или 9% глобального ВВП.
Рассмотрим два основных подхода к организации труда.
1. Традиционный
Где использовать: в государственных организациях, на производственных предприятиях, режимных объектах.
Более технологичные способы — видеонаблюдение, система контроля и управления доступом в организацию. Для прохода используют сканеры отпечатков пальцев или сетчатки глаза. Информация по каждому сотруднику сохраняется в общей базе и доступна в любой момент. Упрощённый вариант — трекеры учёта рабочего времени. Они формируют отчётность по каждому сотруднику и отмечают часы, проведённые за компьютером.
2. Современный
Где использовать: в крупном и среднем бизнесе в сферах ИТ, финтеха, рекламы и маркетинга.
Способом мотивации служит поддержка пет-проектов (сторонних, дополнительных задач, часто не связанных с основной работой). Дизайнер может после работы читать лекции по живописи, программист — разрабатывать приложение для навигации. Такой подход распространён в сфере ИТ. Работодатели готовы оказывать содействие сотрудникам своими ресурсами: предоставлять оборудование, помогать с маркетингом. Пет-проекты поддерживают мотивацию в команде и положительно сказываются на продуктивности. Чем быстрее и качественнее сотрудник сделает свою работу, тем больше времени останется на дополнительный проект.
Как организовать рабочий процесс: 3 совета руководителю
HR BP «Дринкит» (Dodo Brands) Екатерина Рудчик рекомендует следующие способы повышения продуктивности труда сотрудников:
Предлагаем выполнить задание. Оцените утверждение: это правда или ложь?
Утверждение некорректно. Компании, которая решилась контролировать рабочее время сотрудников, стоит взвесить все плюсы и минусы. Например, быть готовой к высокой текучке кадров и низкой мотивации персонала.
Это не совсем так. У работников интеллектуальной сферы день переполнен рабочими встречами. Они мешают сосредоточиться и снижают продуктивность. Отказ от рабочих встреч хотя бы на один день в неделю, повышает продуктивность персонала на 65%.
2. Особенности управления распределённой командой
Более половины сотрудников российских компаний работают распределённо, то есть находятся в разных городах и координируют свою совместную работу удалённо.
Такой формат работы позволяет работодателю:
Управление дистанционной командой требует навыков от руководителя. Всё не так, как при работе на местах: постановка задач, коммуникации, цифровой след от общения в командах, эмоциональная составляющая.
Профессор бизнес-практики МШУ «Cколково» Елена Витчак выделяет следующие вызовы и способы их преодолеть.
Вызов № 1. Материальная база
Не у всех специалистов, которые работают из дома, есть возможность приобрести мощные ноутбуки и установить ПО. Рабочее пространство часто ограничивается собственной кухней. Есть случаи, когда люди «выпадают» из рабочего процесса из-за плохого качества связи. Сбои в работе одного человека становятся проблемой всей команды.
Обеспечить сотрудников оборудованием и комплектующими, если у компании есть на это ресурсы. Если их нет, сделать всё возможное, чтобы помочь. Например, договориться о скидках или частично компенсировать покупку.
Елена Витчак,
профессор бизнес-практики МШУ «Cколково», академический директор программы «HR как партнёр для бизнеса»
Мы видели примеры, когда компании присылали сотрудникам коврики для занятий йогой, стулья и наушники. HR-менеджеры договаривались о скидках на столы и стулья. Специальные службы помогали сотрудникам удобно обустроить рабочее место. Всё это делает работу более эффективной.
Вызов № 2. Цифровые компетенции
Не все умеют работать с программами вроде Miro и Jira. Даже назначение встреч в общем календаре часто требует дополнительного инструктажа. Подобные слабые места могут тормозить работу команды.
Провести аудит цифровых навыков. Найти пробелы в знаниях или навыках. Наметить план действий, например провести индивидуальный инструктаж или обучение для всей команды.
Вызов № 3. Мотивация руководителя
В мире, где уровень тревоги за бизнес постоянно нарастает, перед руководителем остро встаёт вопрос смыслов и больших целей. Это обусловлено физиологически. Нет вдохновляющей цели — организму сложнее справляться с повседневным стрессом, нарастает фрустрация. Лидеры распределённых команд всё чаще обращаются к коучам с запросом на поиск смысла. Они чувствуют одиночество, равнодушие к работе, злость и раздражение.
Признать, что проблема существует. Научиться распознавать эмоции и называть их своими именами: страх, грусть, гнев, радость, удивление. Ежедневно рассуждать над своим состоянием. Если есть потребность, обратиться к специалисту: коучу, ментору, психологу или психотерапевту.
Елена Витчак,
профессор бизнес-практики МШУ «Cколково», академический директор программы «HR как партнёр для бизнеса»:
Состояние руководителя прекрасно считывается командой, поэтому поддержание высокого уровня мотивации, вовлечённости, продуктивности надо начинать с себя.
Вызов № 4. Атмосфера в команде
Важно, чтобы удалённые сотрудники чувствовали себя частью целого. Видели свой вклад в общее дело и не ощущали себя в изоляции. Решить эту задачу получается не у всех руководителей. Сотрудников, довольных распределённой работой, не более 30%. Остальные по разным причинам испытывают дискомфорт.
Неформальные видеоконференции — виртуальные кофе-брейки или пятничные вечеринки — могут помочь сотрудникам чувствовать себя более связанными друг с другом. Личное общение даже в онлайн-формате окажет благотворный эффект на состояние каждого из членов команды и на настроение коллектива в целом.
Также не стоит забывать и о признании успехов, и вклада каждого сотрудника на общих собраниях. Это поможет значительно повысить моральный дух команды.
4 признака проблем в коммуникациях распределённой команды
Как разобраться с коммуникационными сложностями
Исполнительный директор центра «Agile как сервис» Антон Савельев выделяет четыре основных способа.
Прописать в них стадии работы над проектом и механизмы распространения важной информации. «О проблеме сразу сообщи руководителю», например. Можно устроить мозговой штурм, на котором участники команды поделятся идеями. Это и сплотит команду.
Стоит поручать это одному из членов команды. Он будет следить, чтобы у каждого созвона были цель, повестка и тайминг. Оповещать о регламенте в начале разговора и контролировать, чтобы все его соблюдали. Если разговор не клеится, а участники отвлекаются, дежурный может провести разминку или начать задавать каждому простые вопросы.
При дистанционном общении человек не считывает невербальные сигналы. Это затрудняет работу мозга. Запоминать информацию, следить за нитью повествования и реагировать на реплики собеседника сложнее, чем при живом общении. Стоит заранее подготовить визуальные материалы: онлайн-доски, презентации, общее рабочее пространство. Назначить ответственного за саммари беседы, чтобы члены команды могли вернуться к тому, что могли пропустить.
Пусть это будет хотя бы одна установочная сессия в год. Важно, чтобы на ней могли присутствовать члены команды. Лучше назначить её заранее, чтобы все причастные спланировали посещение. Личное общение способствует командообразованию и устраняет сложности в дистанционных коммуникациях.
Время для небольшого задания.
Представьте себе ситуацию. Проект распределённой команды близится к завершению. Все силы брошены на то, чтобы успеть к дедлайну. Вдруг один из ключевых сотрудников пишет заявление об увольнении. Объясняет, что хочет выйти на работу в офис. И вообще, он чувствует себя лишним — команда и без него справляется. В личной беседе с руководителем выясняется, что дело не в самом формате «дистанционки». Специалист постоянно находился на взводе из-за сложностей с техникой, шума в квартире и перебоев со связью. Когда это выяснилось, сотрудника было уже не вернуть.
Ответ.
Стоит пересмотреть систему управления распределённой командой. В ней явно есть слабые места.
3. Как технологии помогут управлять командой
По результатам опроса Skillfactory, 43% россиян сталкивались с профессиональным выгоранием на работе. Причины — стресс (49%), недостаток признания достижений руководством (40%) и токсичные коллеги (32%).
Психологи объясняют выгорание усталостью нервной системы на фоне высокого эмоционального напряжения. Человек в таком состоянии может испытывать разочарование в профессии в целом, ощущать полный упадок сил и нежелание работать.
В распределённых командах ментальное здоровье сотрудника не попадает в поле зрения руководителя. Заметить, что сотрудник близок к выгоранию, сложно. Причины для недовольства могут копиться месяцами: мелкие проблемы с техникой, рассинхронизация с коллегами, поток рутинных задач. Всё это увеличивает эмоциональную нагрузку и может привести к истощению, которое закончится увольнением.
Задача руководителей — быть внимательным к состоянию сотрудников, вовремя замечать тревожные сигналы. В распределённых командах это сделать сложнее, чем при работе в офисе. Снизить риски помогут технологии на базе AI. 24% российских компаний уже используют их в HR-сфере, 71% планируют внедрить в будущем.
Давид Ян,
сооснователь Yva.ai, основатель ABBYY, серийный предприниматель:
Мы выделили 29 сценариев, в которых технологии машинного обучения помогают организациям повысить бизнес-эффективность. Часть из них связаны с оптимизацией взаимодействия с сотрудниками».
Рассмотрим основные сценарии применения AI в управлении командой.
Умные опросы
Ежедневно платформа на базе AI задаёт работникам вопросы. Для каждого они свои. Также система проанализирует, с кем сотрудник в последнее время чаще всего взаимодействует. Предложит обменяться обратной связью и ответить на вопросы по поводу совместной работы. Обезличенные ответы увидят руководители разных уровней. Если в работе подразделения есть проблема, они сразу о ней узнают.
Пример
Алексей — веб-разработчик. В последние две недели он плотно взаимодействует с дизайнером Иваном. Вместе они доработали интерфейс приложения и сделали стартовую страницу удобной для пользователя. Платформа попросит Ивана и Алексея обменяться обратной связью, пока взаимодействие свежо в памяти. После обмена отзывами оба точно будут понимать, что получилось хорошо, а над чем ещё стоит поработать. Это поднимет мотивацию и станет стимулом для развития.
Важно отметить, что аналитика без согласия носителя персональных данных не допускается. На таких действия обязательно получить согласие сотрудника.
Аналитика сотрудничества
Технологии непрерывной обратной связи составляют карту благополучия и состояния сотрудника. Они используют для этого данные опросов, информацию из корпоративных мессенджеров и других источников. Нейросеть фиксирует даже незначительные отклонения от общего тона коммуникации. Они показывают, что человек испытывает стресс или находится в «предувольнительном треке»: чувствует тревогу и агрессию, близок к выгоранию.
Пример.
Менеджер Константин работает удалённо. В последнее время он приходит на онлайн-встречи позже всех: из-за медленного компьютера долго ждёт, пока загрузится программа. Константин просил предоставить более современную технику, но его просьбу проигнорировали. Он чувствует, что компания его не ценит. Его тон в рабочих чатах стал более агрессивным.
Чем помогут технологии?
Алгоритм зафиксирует отклонение от свойственного Константину тона общения. Руководитель получит тревожный сигнал и поговорит с менеджером. В идеале найдёт возможность предоставить ему более мощный ноутбук. Сотрудник сможет работать в комфортном режиме. Он почувствует свою значимость для компании.
Время для задания. Даны две ситуации. Подумайте, как использовать существующие технологические решения для устранения проблемы? Сверьте своё предложение с ответом под катом.
Решить проблему напряжённости в коллективе поможет система умных опросов. Она позволяет сотрудникам регулярно обмениваться обратной связью. Благодаря анонимному формату между ними не будет возникать неловкости. Разработчики и менеджеры смогут лучше понять позицию друг друга и наладить коммуникацию.
Платформа аналитики сотрудничества поможет выявить недовольство сотрудников и решить проблему на ранней стадии, пока она не привела к выгоранию и увольнению.