Урок 5. Управление командой. Как повысить эффективность рабочего процесса

Из пятого урока вы узнаете: 

1. Как оптимизировать рабочий процесс.
2. Особенности управления дистанционной командой. 
3. Инновации в управлении.

1. Как оптимизировать рабочий процесс

Бизнес заинтересован в том, чтобы сотрудники не отвлекались от рабочих задач. Снижение продуктивности влечёт за собой скрытые убытки для бизнеса. Низкий уровень включённости в рабочие процессы ежегодно обходится мировой экономике в 8,8 трлн долларов, или 9% глобального ВВП.

Рассмотрим два основных подхода к организации труда. 

1. Традиционный 

Где использовать: в государственных организациях, на производственных предприятиях, режимных объектах. 

• Учёт рабочего времени. Задача — строго регламентировать распорядок рабочего дня. Время работы учитывается в KPI наряду с объёмом выполненных задач и влияет на оплату труда. На крупных предприятиях администратор или дежурный следят за тем, чтобы все присутствовали на рабочих местах и занимались делом. 

Более технологичные способы — видеонаблюдение, система контроля и управления доступом в организацию. Для прохода используют сканеры отпечатков пальцев или сетчатки глаза. Информация по каждому сотруднику сохраняется в общей базе и доступна в любой момент. Упрощённый вариант — трекеры учёта рабочего времени. Они формируют отчётность по каждому сотруднику и отмечают часы, проведённые за компьютером. 

• Запрет на определённые виды деятельности. Чтобы свести к минимуму влияние отвлекающих факторов, работодатели закрывают доступ к соцсетям и сайтам, которые не имеют отношения к работе. Чтобы получить его, требуется специальное разрешение.  

2. Современный 

Где использовать: в крупном и среднем бизнесе в сферах ИТ, финтеха, рекламы и маркетинга. 

• Гибкий подход к рабочему времени. Метод основан на том, что переработки вредны для психики и для физического здоровья сотрудников. Промежутки между работой уходят на восстановление сил, поэтому чем больше человек отдыхает, тем выше его продуктивность на работе. 

• Отдых на работе. Метод актуален для интеллектуальной сферы, где сотрудники до 80% рабочего времени проводят на созвонах и совещаниях. Постоянные встречи снижают продуктивность. В ряде крупных компаний провели эксперимент: в один из дней недели ввели мораторий на встречи и созвоны и дали сотрудникам работать самостоятельно. Продуктивность работы повысилась на 65%. Персонал был готов брать на себя ответственность и разбираться в непонятных задачах без помощи старших коллег. 

• Поощрение и мотивация. Крупные компании поддерживают желание сотрудника попробовать себя в новой роли. Например, сменить специализацию навсегда или в качестве стажировки. В рамках программ горизонтального роста сотрудник может перейти в другой отдел, принять участие в новом проекте, а потом вернуться к прежним обязанностям. Горизонтальный рост мотивирует сотрудников к развитию и защищает от выгорания. 

Способом мотивации служит поддержка пет-проектов (сторонних, дополнительных задач, часто не связанных с основной работой). Дизайнер может после работы читать лекции по живописи, программист — разрабатывать приложение для навигации. Такой подход распространён в сфере ИТ. Работодатели готовы оказывать содействие сотрудникам своими ресурсами: предоставлять оборудование, помогать с маркетингом. Пет-проекты поддерживают мотивацию в команде и положительно сказываются на продуктивности. Чем быстрее и качественнее сотрудник сделает свою работу, тем больше времени останется на дополнительный проект. 

• Отказ от контроля рабочего времени. Многие компании готовы платить за итог работы, а не за время, потраченное на решение задачи. Чтобы внедрить такой подход, необходимо поручить распределение задач менеджерам. Важно следить за распределением загрузки и стремиться к её равномерности. Это поможет оценить продуктивность сотрудников, оказать своевременную помощь и не допустить выгорания. 

Предлагаем выполнить задание. Оцените утверждение: это правда или ложь?

2. Особенности управления распределённой командой

Более половины сотрудников российских компаний работают распределённо, то есть находятся в разных городах и координируют свою совместную работу удалённо. 

Такой формат работы позволяет работодателю: 

• сократить затраты на аренду и оборудование рабочих мест;
• расширить географию найма за счёт локальных рынков рабочей силы;
• привлечь на работу высококлассных специалистов;
• повысить лояльность и удовлетворённость сотрудников;
• получить конкурентное преимущество на рынке труда. 

Управление дистанционной командой требует навыков от руководителя. Всё не так, как при работе на местах: постановка задач, коммуникации, цифровой след от общения в командах, эмоциональная составляющая. 

Профессор бизнес-практики МШУ «Cколково» Елена Витчак выделяет следующие вызовы и способы их преодолеть. 

Вызов № 1. Материальная база 

Не у всех специалистов, которые работают из дома, есть возможность приобрести мощные ноутбуки и установить ПО. Рабочее пространство часто ограничивается собственной кухней. Есть случаи, когда люди «выпадают» из рабочего процесса из-за плохого качества связи. Сбои в работе одного человека становятся проблемой всей команды. 

Вызов № 2. Цифровые компетенции

Не все умеют работать с программами вроде Miro и Jira. Даже назначение встреч в общем календаре часто требует дополнительного инструктажа. Подобные слабые места могут тормозить работу команды. 

Вызов № 3. Мотивация руководителя

В мире, где уровень тревоги за бизнес постоянно нарастает, перед руководителем остро встаёт вопрос смыслов и больших целей. Это обусловлено физиологически. Нет вдохновляющей цели — организму сложнее справляться с повседневным стрессом, нарастает фрустрация. Лидеры распределённых команд всё чаще обращаются к коучам с запросом на поиск смысла. Они чувствуют одиночество, равнодушие к работе, злость и раздражение. 

Вызов № 4. Атмосфера в команде 

Важно, чтобы удалённые сотрудники чувствовали себя частью целого. Видели свой вклад в общее дело и не ощущали себя в изоляции. Решить эту задачу получается не у всех руководителей. Сотрудников, довольных распределённой работой, не более 30%. Остальные по разным причинам испытывают дискомфорт. 

4 признака проблем в коммуникациях распределённой команды

1. Команда не укладывается в срок. Дедлайны постоянно сдвигаются. Приходится решать проблему, о которой раньше знали только несколько человек. 
2. «Ожидание vs реальность». Часто поступают жалобы на процесс работы или на результат, который не отвечает первоначальным представлениям. 
3. Участника с ключевой ролью в проекте невозможно подключить к разговору из-за разницы в часовых поясах. 
4. Затяжные паузы во время онлайн-мероприятий. Нет зрительного контакта во время планёрок, зато есть ощущение разобщённости. Разговор быстро затухает, теряется общая нить беседы. 

Как разобраться с коммуникационными сложностями

Исполнительный директор центра «Agile как сервис» Антон Савельев выделяет четыре основных способа. 

Время для небольшого задания. 

Представьте себе ситуацию. Проект распределённой команды близится к завершению. Все силы брошены на то, чтобы успеть к дедлайну. Вдруг один из ключевых сотрудников пишет заявление об увольнении. Объясняет, что хочет выйти на работу в офис. И вообще, он чувствует себя лишним — команда и без него справляется. В личной беседе с руководителем выясняется, что дело не в самом формате «дистанционки». Специалист постоянно находился на взводе из-за сложностей с техникой, шума в квартире и перебоев со связью. Когда это выяснилось, сотрудника было уже не вернуть.  

Ответ.  

Стоит пересмотреть систему управления распределённой командой. В ней явно есть слабые места. 

1. Провести аудит материальной базы. Выяснить, у кого ещё из сотрудников есть проблемы с техникой. Привлечь ресурсы компании, чтобы их решить.  
2. Узнать, кому приходится работать в стеснённых бытовых условиях. Предложить компенсацию аренды коворкинга. 
3. Регулярно беседовать с сотрудниками один на один. Спрашивать, что их беспокоит, и давать обратную связь. 

3. Как технологии помогут управлять командой 

По результатам опроса Skillfactory, 43% россиян сталкивались с профессиональным выгоранием на работе. Причины — стресс (49%), недостаток признания достижений руководством (40%) и токсичные коллеги (32%). 

Психологи объясняют выгорание усталостью нервной системы на фоне высокого эмоционального напряжения. Человек в таком состоянии может испытывать разочарование в профессии в целом, ощущать полный упадок сил и нежелание работать. 

В распределённых командах ментальное здоровье сотрудника не попадает в поле зрения руководителя. Заметить, что сотрудник близок к выгоранию, сложно. Причины для недовольства могут копиться месяцами: мелкие проблемы с техникой, рассинхронизация с коллегами, поток рутинных задач. Всё это увеличивает эмоциональную нагрузку и может привести к истощению, которое закончится увольнением. 

Задача руководителей — быть внимательным к состоянию сотрудников, вовремя замечать тревожные сигналы. В распределённых командах это сделать сложнее, чем при работе в офисе. Снизить риски помогут технологии на базе AI. 24% российских компаний уже используют их в HR-сфере, 71% планируют внедрить в будущем. 

Рассмотрим основные сценарии применения AI в управлении командой. 

Умные опросы

Ежедневно платформа на базе AI задаёт работникам вопросы. Для каждого они свои. Также система проанализирует, с кем сотрудник в последнее время чаще всего взаимодействует. Предложит обменяться обратной связью и ответить на вопросы по поводу совместной работы. Обезличенные ответы увидят руководители разных уровней. Если в работе подразделения есть проблема, они сразу о ней узнают.  

Пример

Алексей — веб-разработчик. В последние две недели он плотно взаимодействует с дизайнером Иваном. Вместе они доработали интерфейс приложения и сделали стартовую страницу удобной для пользователя. Платформа попросит Ивана и Алексея обменяться обратной связью, пока взаимодействие свежо в памяти. После обмена отзывами оба точно будут понимать, что получилось хорошо, а над чем ещё стоит поработать. Это поднимет мотивацию и станет стимулом для развития. 

Аналитика сотрудничества 

Технологии непрерывной обратной связи составляют карту благополучия и состояния сотрудника. Они используют для этого данные опросов, информацию из корпоративных мессенджеров и других источников. Нейросеть фиксирует даже незначительные отклонения от общего тона коммуникации. Они показывают, что человек испытывает стресс или находится в «предувольнительном треке»: чувствует тревогу и агрессию, близок к выгоранию. 

Пример.

Менеджер Константин работает удалённо. В последнее время он приходит на онлайн-встречи позже всех: из-за медленного компьютера долго ждёт, пока загрузится программа. Константин просил предоставить более современную технику, но его просьбу проигнорировали. Он чувствует, что компания его не ценит. Его тон в рабочих чатах стал более агрессивным.  

Чем помогут технологии? 

Алгоритм зафиксирует отклонение от свойственного Константину тона общения. Руководитель получит тревожный сигнал и поговорит с менеджером. В идеале найдёт возможность предоставить ему более мощный ноутбук. Сотрудник сможет работать в комфортном режиме. Он почувствует свою значимость для компании. 

Время для задания. Даны две ситуации. Подумайте, как использовать существующие технологические решения для устранения проблемы? Сверьте своё предложение с ответом под катом. 

Урок подошёл к концу, и теперь вы знаете:

1. Как оптимизировать рабочий процесс;
2. Особенности управления дистанционной командой; 
3. Инновации в управлении: какие технологии использовать.

• Чтобы быть в курсе важных трендов и мнений ведущих экспертов, следите за нами в телеграм-канале. О развитии навыков управления, личностном росте пишем в «Дзене». Про технологии и развитие в IT — в блоге на VC.