Интересное
Дорожная карта проекта: что это такое и как составить
Дорожная карта проекта — это наглядный план, который помогает команде видеть цели, сроки и ответственных за каждый этап работы. Без дорожной карты даже перспективный проект рискует утонуть в хаосе. Вместе с продуктовым менеджером, бывшим директором по продукту Lime и бизнес-консультантом Дарьей Васяниной разбираем, как составить эффективную дорожную карту, каких ошибок избегать и почему в одном проекте может быть сразу несколько карт.
Содержание:
Что такое дорожная карта проекта
Дорожная карта (от англ. roadmap) — это визуальный инструмент, который помогает планировать и выстраивать стратегию проекта. В карте фиксируют ключевые этапы, сроки, ответственных и статусы задач.
На основе дорожной карты менеджер проекта или продукта составляет детальный план: разбивает крупные задачи на подзадачи, прописывает конкретные шаги и назначает исполнителей.
Инструмент используют в разных сферах: от разработки ПО и управления компаниями до планирования карьеры и обучения. Универсальность дорожной карты в том, что она делает сложные процессы наглядными и понятными для всей команды.
«Дорожная карта — это общее информационное поле, где каждый участник находит ответы на свои вопросы без лишних коммуникаций и отвлечения коллег. Работа без карты возможна, особенно в маленьких и слаженных командах. Но как только компания масштабируется, а контекст усложняется, отсутствие карты начинает тормозить процесс», — поделилась опытом продуктовый менеджер Дарья Васянина.
Чем дорожная карта отличается от плана действий
Дорожную карту сравнивают с планом, но между этими инструментами есть разница. Карта задаёт стратегию проекта, а план — описывает конкретные шаги и процессы. Оба документа работают в связке и дополняют друг друга.
«Любая дорожная карта проекта — это план, но не любой план — это дорожная карта. Хорошая карта показывает не просто последовательность задач, а взаимосвязи между ними: что можно делать параллельно, что строго последовательно, какие зависимости блокируют другие активности», — пояснила Дарья Васянина.
Зачем проекту нужна дорожная карта
Карта проекта помогает увидеть проект целиком, а также:
На карте менеджеры видят, какие ресурсы требуются, как задачи зависят друг от друга, доступны ли сотрудники для работы. Так карта становится бизнес-документом, который синхронизирует работу команды над общей целью.
Кроме того, дорожная карта упрощает коммуникацию как внутри команды, так и со стейкхолдерами (заинтересованными лицами) — инвесторами, партнёрами, заказчиками. Некоторые компании публикуют карты прямо на сайте или в блоге, чтобы открыто демонстрировать планы. Так лояльная аудитория заранее видит, когда и какие функции или продукты ожидать.
Как составить дорожную карту проекта
Сперва необходимо определить, для кого предназначена карта: для команды, руководства или клиентов. От этого зависит, как построить карту: её уровень детализации и язык описания.
Дарья Васянина
Продакт-менеджер, бывший директор по продукту Lime, бизнес-консультант
Если аудитории разные (например, топ-менеджмент и команда разработки), можно сделать два варианта одной карты: верхнеуровневый для бизнеса и детализированный для исполнителей. Но каждая дополнительная карта — это лишняя работа по поддержанию актуальности данных. В бирюзовых компаниях, где руководители и специалисты работают в одном информационном поле, обычно достаточно одной карты. Главное, чтобы она была понятна всем участникам процесса.
Когда аудитория определена, можно переходить к созданию карты. Процесс стоит разбить на несколько шагов:
Дарья Васянина рекомендует начинать с приоритизированного списка всех задач проекта.
«Только после этого можно оценить реальную вместимость команды, то есть сколько задач она способна выполнить за отведённый срок. Оценки дают сами исполнители (разработчики, аналитики, дизайнеры), потому что только они понимают трудоёмкость работы. Продуктовый или проектный менеджер собирает эти данные и формирует карту», — пояснила эксперт.
Карту проекта можно составить по разным методикам управления. Две основные — каскадная (от англ. Waterfall) и гибкая (от англ. Agile).
Сравнение дорожных карт (roadmap) проектов по двум популярным моделям
Как выбрать формат визуализации: от диаграммы Ганта до канбан-доски
Когда собраны данные и определена методика управления, нужно выбрать способ визуализации. Это может быть канбан-доска, диаграмма Ганта или интерактивная панель — выбор зависит от задач, масштаба проекта и аудитории.
«Единого стандарта не существует. В крупных компаниях с сотнями сотрудников используют специализированные платформы для управления проектами. В небольших командах или стартапах часто работают в онлайн-досках: там удобно перемещать блоки, раскрашивать их по продуктам или бизнес-целям», — рассказала Дарья Васянина.
Ниже — обзор самых популярных форматов визуализации карт проекта.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это линейный график, где задачи отображаются горизонтальными полосами на временной шкале (таймлайне проекта): по вертикали идёт перечень работ, по горизонтали — сроки их выполнения.
Такой формат удобно использовать, если нужно увидеть последовательность этапов и их длительность, зависимости между задачами и загрузку исполнителей. По диаграмме можно отследить, кто чем занят, где возникают простои или перегрузки. На основе этих данных можно скорректировать сроки и ресурсы.
Пример дорожной карты по шаблону с диаграммой Ганта в Google Таблицах. Источник: скриншот docs.google.com
Канбан-доска
Канбан-доска подходит для проектов с непрерывным потоком задач, где нет устойчивых дат выпуска продукта. Формат карточек удобно использовать, если приоритеты меняются динамически и фиксировать план на квартал вперёд нет смысла. На доске видно, как распределена нагрузка между исполнителями и на каком этапе находится выполнение каждой задачи.
Канбан-доску можно собрать в российском сервисе для управления проектами WEEEK. Источник: скриншот weeek.net
Онлайн-доска
Онлайн-доска — это интерактивный формат, который удобно использовать во время командных встреч. На ней можно вместе с коллегами просматривать карту проекта, оперативно вносить правки и отслеживать прогресс. Такой формат помогает закрепить зоны ответственности: видно, кто за что отвечает и нужно ли привлекать внешних специалистов.
Готовый шаблон дорожной карты проекта есть в российском сервисе МТС Линк Доски. Источник: скриншот mts-link.ru
Где ещё применяют дорожные карты, кроме управления проектами
Дорожную карту используют для управления проектами, развития продуктов, планирования карьеры или личных целей. Структура в любом случае остаётся неизменной: стратегия, ключевые этапы, сроки и зоны ответственности. Ниже — основные виды дорожных карт:
Какие сервисы использовать для создания дорожных карт
Выбор сервиса для создания дорожных карт зависит от задач команды, масштаба проекта и сферы деятельности компании. Например, госкомпаниям запрещено использовать программное обеспечение из ЕС, США, Японии, Великобритании и некоторых других стран. Ниже — подборка популярных сервисов с их ключевыми возможностями.
Weeek
В Weeek дорожную карту можно создать на основе канбан-доски — для этого есть готовый шаблон. В карточке с задачей можно задать сроки, назначить исполнителей. Карту можно вести параллельно с другими рабочими процессами, этапы работы автоматически синхронизируются в календаре команды. Для оценки связей между задачами и подзадачами можно переключиться на диаграмму Ганта.
Так выглядит образец roadmap (дорожной карты) в канбан-доске. Источник: скриншот weeek.net
МТС Линк Доски
Чтобы создать дорожную карту, нужно открыть новую доску, пригласить участников и выбрать шаблон или собрать пространство самому. В сервисе можно проводить командные встречи: демонстрировать карту в реальном времени, добавлять комментарии и стикеры.
Готовый шаблон с картой проекта. Источник: скриншот mts-link.ru
VK WorkSpace
На доске можно размещать стикеры и текст, загружать изображения и PDF-файлы, отмечать связи между объектами. Для создания дорожной карты можно использовать готовые шаблоны — они избавляют от ручного форматирования пространства. Доска будет доступна всей команде или отдельным коллегам.
Шаблон в VK WorkSpace основан на гибкой методике управления проектами (Agile). Источник: скриншот workspace.vk.ru
Битрикс 24
В Битрикс24 можно создать задачи, установить сроки и назначить ответственных. Для гибкой методологии подойдёт блок «Мой план» (карта в виде канбан-доски), для каскадной — блок «Гант» (задачи отобразятся на диаграмме Ганта). Кроме того, в разделе «Доски» есть готовый шаблон дорожной карты.
Доступ к доске можно настроить для всей команды или отдельных участников. Источник: скриншот bitrix24.ru
Google Таблицы
В Google Таблицах есть готовые шаблоны для создания дорожных карт: диаграмма Ганта и поквартальное планирование. Шаблоны можно редактировать и адаптировать под свой проект.
Инструмент подходит командам, которым не нужна специальная программа для дорожной карты. Источник: скриншот docs.google.com
Какие ошибки допускают менеджеры при создании дорожной карты
Ошибки в планировании — часть рабочего процесса. Но их можно избежать, если знать о них заранее. Мы попросили Дарью Васянину поделиться опытом: она руководила пользовательским продуктом компании Lime, а сейчас помогает компаниям выстраивать продуктовые процессы: от исследований до запуска новых решений на рынок.
Вот какие типичные ошибки при создании дорожных карт выделила эксперт.
Работа без обновления карты
Если карту не обновлять, она теряет актуальность и перестаёт работать. Проект меняется, и документ должен отражать реальное положение дел.
«Дорожная карта — это живой документ, который нельзя „забетонировать“ на старте. Реальность вносит коррективы уже через пару недель, и это нормально. Поэтому карту нужно проверять хотя бы раз в неделю. Иначе она превращается в музейный экспонат, а не рабочий инструмент», — добавила эксперт.
Чтобы этого избежать, договоритесь раз в неделю открывать карту и проверять ход работы: что сделано, что сдвинулось, что планируется на следующую неделю.
Отсутствие синхронизации с командой
Карта не должна спускаться сверху в одностороннем порядке. Сроки обязательно нужно согласовывать с исполнителями — только они понимают реальную трудоёмкость задач. Если стейкхолдеру (заинтересованному лицу) не нравится предложенный срок, начните диалог: предложите упростить требования, скорректировать приоритеты или увеличить ресурсы.
Попытка спланировать работу на год вперёд
В современных условиях детальное планирование на долгий срок бессмысленно. Реальный максимум обозримого будущего — три месяца. Кроме того, обычно команда тратит 70–80% времени на крупные задачи из карты, а 20–30% — на исправление ошибок и срочные правки. Это тоже нужно учитывать в сроках.
Смешение уровней детализации
На одной карте не должны соседствовать стратегические инициативы («запустить международную экспансию») и маленькие задачи («поменять цвет кнопки»). Нужно выбрать уровень прописанных планов и придерживаться его.
Вопрос-ответ о дорожных картах проектов
Дорожная карта (roadmap) продукта или проекта — это визуализация стратегии: она показывает цели, ключевые этапы, сроки и исполнителей. Карта нужна, чтобы команда видела общую картину и двигалась в одном направлении.
Дорожная карта показывает общую стратегию проекта, а план — конкретные шаги, сроки и ответственных за их выполнение.
В создании участвуют продуктовые или проектные менеджеры, ключевые исполнители и стейкхолдеры (заинтересованные лица). Важно, чтобы те, кто будет выполнять задачи, сами оценивали сроки и трудоёмкость.
Дорожную карту развития продукта или проекта стоит проверять хотя бы раз в неделю — проект меняется, и документ должен оставаться актуальным. Детальное планирование имеет смысл только на три месяца вперёд.
Если в проекте задачи зависят друг от друга, карта поможет навести порядок, синхронизировать команду, презентовать план заинтересованным лицам и отследить прогресс.
Редакция СберПро
Автор